Team Building
Evento
Un evento de Team Building comprende una serie de actividades que permiten a los miembros de un grupo encontrarse fuera del ámbito laboral, para así poder definirse como equipo. De esta manera pueden determinar su misión, entender su objetivo común y conocer más acerca de cada uno de los integrantes.
Este evento trabaja sobre el equipo, sus miembros y relaciones para que entiendan que el éxito y los objetivos se logran solo si pertenecen a un grupo. La estrategia en la organización de estos encuentros es pensar en actividades que refuercen la identidad y pertenencia. El armado de los espacios en donde se desarrolla tiene que estar en sintonía con la cultura de la organización (colores, logos, uniformes, presentaciones, elementos lúdicos).
En la dinámica del team building, las personas viven una experiencia que le brinda conocimiento acerca de la realidad institucional y les brinda múltiples herramientas de gestión y comunicación interpersonal que le sirven para alcanzar los objetivos empresariales, profesionales y personales deseados.
La organización de eventos comerciales y de negocios
La organización de eventos comerciales, requieren del conocimiento de las técnicas de marketing, merchandising y promoción, porque mediante la organización de encuentros en este ámbito, las empresas e instituciones quieren acercar sus servicios y productos a sus clientes o a la comunidad.
Un ejemplo de estos eventos son los lanzamientos de productos, las exposiciones, las ferias, las visitas a planta, las inauguraciones comerciales y los eventos de marca o promoción.
Por otro lado, también existen aquellos propios de los negocios, tales como, las reuniones de negociación, las firmas de acuerdos y las ruedas de negocios, entre otros; que tienen por objetivo promover las relaciones entre las empresas, firmas comerciales y los proveedores y la consolidación de acuerdos en ese ámbito.
Lanzamiento de Producto
Es un acto mediante el cual una empresa, “presenta en sociedad” un nuevo producto o servicio. Este “producto” que se presenta constituye un proyecto institucional, una nueva imagen, un sitio web o una nueva línea de productos, entre otros.
Las áreas que comparten la organización de este acto son: Producción o Ingeniería, Marketing, Prensa y Relaciones Públicas. Este evento pertenece a la familia de actos complejos, por dos razones: a) la coparticipación de las diversas áreas para su materialización y b) por la posibilidad que ofrece de enlazar distintas actividades en una sola ceremonia, y es considerado un acto institucional porque la empresa o institución pretende a través de la presentación a la sociedad de una novedad obtener beneficios en función de la mejora de su imagen integral.
Esto determina un impacto en el protagonismo de sus autoridades, dado que la dirección debe estar presente en todos los sucesos de este evento desde su apertura al cierre. Dentro de este contexto, la preparación de los discursos constituye una herramienta de gestión institucional.
En este tipo de actos se estila extender la participación a un invitado de honor, cuyo prestigio o popularidad favorecerá la difusión de la presentación en los medios de comunicación. En general, la persona elegida tiene vinculación con la empresa o está relacionada con el “producto” que se presenta.
En algunas ocasiones y de acuerdo a la naturaleza de la presentación se invitan autoridades del Estado nacional, provincial o municipal y en estos casos es cuando se aconseja ceder con cortesía la presidencia del acto o compartirla. Es común observar esta particularidad, en aquellos casos en los cuales el plan, proyecto o producto que se presenta está muy vinculado a la comunidad donde desarrolla sus actividades y su éxito está determinado por el nivel de su inserción en la sociedad.
El producto o suceso que se presenta en sociedad, deben centrar todas las decisiones que se tomen en torno a la organización de la reunión y nunca debe perder el protagonismo; para lograr este fin las actividades que se planteen deben estar alineadas desde la confección de la lista de invitados hasta la selección de los accesorios del ambiente que de lugar al desarrollo del acto.
Actividades tales como, la fotografía, las gacetillas y comunicados de prensa, su promoción y publicidad son elementos claves para el éxito en este tipo de eventos.
A pesar de que algunos organizadores en nuestro país le quitan importancia al obsequio post evento destinado a los asistentes, se aconseja prestar especial interés a esto, en donde seguramente su elección será fácil cuando lo que s presenta es un bien tangible, pero requerirá de toda la creatividad en aquellos casos en los que la presentación se orienta a la presentación de un plan o un proyecto, sin embargo, se sugiere no perder de vista este punto e importancia
La demostración de producto propiamente dicha es sin duda el motivo central de este tipo de eventos que se caracteriza por las etapas de realización que se detallan a continuación:
- Recepción y apertura del acto: El acto de apertura de este tipo de
eventos se caracteriza por tener un gran impacto sensorial y una fuerte presencia institucional o empresaria, ya que son sus autoridades a las que le corresponde dar la bienvenida a los asistentes e introducir a la presentación que celebra.
- Presentación del producto o servicio: Este es el bloque que representa la naturaleza de la convocatoria y en el cual concurren la mayoría de las actividades y esfuerzos. En algunos casos, ésta constará de una explicación técnica con la ayuda de soportes audiovisuales y en otros, se efectuará una demostración de las bondades del producto o servicios o hasta un show si el producto o servicio por su naturaleza lo permite.
- Intervención del invitado especial: En ocasiones se estila elegir un “padrino” o “madrina” para representar al producto, que es quien procede a efectuar la demostración en público.
- Intervención del anfitrión: Al finalizar la presentación el anfitrión dirige unas palabras al público asistente en nombre de la empresa o institución y presenta a la autoridad que pronunciará el discurso de cierre e invitará a los invitados a compartir un encuentro social.
- Cierre social: Se comparte una recepción que dependerá de la hora en que se realice el evento, acostumbrándose en nuestro medio un cocktail o buffet y se entregarán los presentes a los invitados.
Entre las actividades que comprende su organización, una de las mas importantes la constituye la difusión de la presentación, en donde es fundamental la relación que se entabla con los medios, la preparación de la gacetilla y el comunicado de prensa, la información que se entrega sobre el producto o servicio y el contacto especializado a cargo del área de prensa.
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- Determinación de fecha, horario y lugar
- Determinación de actividades a realizarse (en las tres etapas mencionadas precedentemente).
- Recorrido de instalaciones – salones y estacionamiento – y sectorización.
- Confección de nóminas de invitados
- Impresión y distribución de invitaciones
- Confirmación de asistencia
- Contratación de servicios de seguridad, asistencia sanitaria (servicio de emergencia) y de confort (guardarropa).
- Preparación y distribución del personal de ceremonial y comercialización.
- Elaboración de discurso de Bienvenida y apertura del acto.
- Impresión de folletos y elementos de distribución.
- Contacto con la prensa: Gacetilla de prensa a medios, confección de nómina de periodistas y distribución y confirmación de invitaciones. (actividad coordinada con el área de prensa).
- Demostración de producto (coordinada con área de Marketing).
- Actividad social: Por lo general, se incluye un espacio de intercambio social para la realización de un cocktail o una cena, que tiene por objetivo la vinculación de los asistentes.
- Discursos de agradecimientos para el cierre de la actividad.
- Elaboración de comunicado de prensa (actividad coordinada con el área de prensa).
Un capítulo aparte lo representa la presentación de proyectos de construcción y edificios, en los cuales cobran relevancia las autoridades públicas y los representantes comunitarios. En estos casos no se trata de su inauguración, solo se pone en conocimiento público el interés de una empresa o institución por el proyecto de su construcción futura.
En estos casos, la demostración puede hacerse en base a la presentación de planos y maquetas que den una idea a los asistentes de la envergadura del proyecto. La explicación del arquitecto o jefe de obra es fundamental porque contribuirá a la cristalización de la idea en el público presente. En estos casos la presentación tiene una duración menor, la difusión en los medios es fundamental y como se realiza generalmente en horas de la mañana su cierre se realiza con un vino de honor.
El Team Building (construcción de equipos) se refiere a actividades y prácticas diseñadas para fortalecer la cohesión, la colaboración y la eficacia de un equipo. Estas actividades tienen como objetivo mejorar las relaciones interpersonales, fomentar la confianza mutua, identificar habilidades individuales y grupales, y promover un ambiente de trabajo positivo:
Objetivos del Team Building:
- Mejora de Relaciones Interpersonales:
- Fomentar la comunicación efectiva y fortalecer las relaciones entre los miembros del equipo.
- Desarrollo de Confianza:
- Construir confianza y empatía entre los miembros del equipo para mejorar la colaboración.
- Identificación de Fortalezas y Habilidades:
- Reconocer las habilidades individuales y grupales para aprovechar al máximo los recursos del equipo.
- Resolución de Problemas:
- Aprender a abordar desafíos de manera conjunta y encontrar soluciones creativas como equipo.
Tipos de Actividades de Team Building:
- Juegos y Actividades al Aire Libre:
- Actividades como carreras de obstáculos, deportes en equipo o retos al aire libre que promueven la colaboración y el trabajo en equipo.
- Sesiones de Coaching o Formación:
- Talleres y actividades guiadas que abordan temas específicos, como la resolución de conflictos, la comunicación efectiva o el liderazgo.
- Actividades Creativas:
- Ejercicios artísticos, actividades de construcción, juegos de roles o proyectos creativos que fomentan la innovación y la colaboración.
- Retiros o Eventos Especiales:
- Eventos fuera de la oficina, retiros o jornadas de trabajo especiales dedicadas a actividades de Team Building más extensas.
Beneficios del Team Building:
- Mayor Productividad:
- Equipos más unidos y colaborativos tienden a trabajar de manera más eficiente y a alcanzar metas con mayor facilidad.
- Mejora en el Ambiente Laboral:
- Un equipo fuerte y cohesionado crea un entorno laboral positivo y agradable.
- Reducción del Estrés y la Tensión:
- Mejora el manejo del estrés al fomentar la confianza y la cooperación entre los miembros del equipo.
- Fomento de la Creatividad y la Innovación:
- Un equipo bien conectado tiende a ser más innovador y abierto a nuevas ideas y enfoques.
Las actividades de Team Building son fundamentales para promover la cooperación, la cohesión y el rendimiento óptimo dentro de un equipo, ayudando a los miembros a trabajar de manera más efectiva juntos.
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