SERVICIOS
Esencia
Este apartado es esencial en la organización de unos Campeonatos modernos.
No basta una gran instalación deportiva para celebrar con éxito unos Campeonatos de cierto nivel. Hay que analizar exhaustivamente una serie de factores que después serán esenciales en la repercusión que tenga el Campeonato y sobre todo, en el propio desarrollo de la actividad. En los dos primeros apartados se ahondará en conceptos claves para el buen desarrollo de la competición: La coordinación de las áreas de trabajo y los colectivos implicados en una competición. Tras estos conceptos básicos se tratarán de forma pormenorizada los diferentes servicios a prestar en una competición.
LA COORDINACIÓN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO
Este apartado resulta fundamental para el buen funcionamiento de una competición deportiva. Dentro del comité ejecutivo o de la empresa organizadora el trabajo se dividirá en áreas siendo cada una de ellas responsable del servicio a prestar.
El responsable de área debe de ser capaz de:
- Trabajar en equipo.
- Comunicar sus demandas a los superiores.
- Organizar al personal a su cargo.
- Coordinar los cometidos de su personal.
- Valorar las necesidades previas a la competición: Materiales y humanas.
- Planificar el trabajo de su área.
Por todo ello debe de ser una persona con:
- Empatía.
- Capacidad de diálogo.
- Capacidad de liderazgo.
- Capacidad de coordinación.
- Capacidad de trabajo.
- Capacidad de organización y estructuración de ideas.
- Discreción y paciencia.
Cualidades del buen coordinador de área
COLECTIVOS DE UNA COMPETICIÓN
Esquema Colectivos competición.
El esquema anterior representa a los colectivos, que en el argot olímpico se denominan familias, implicados en una competición. Cada uno de ellos tiene unos intereses diferentes en la competición y por ello, antes, durante y después de la misma, van a requerir de una serie de servicios y atenciones.
Está dividido en seis diferentes colectivos.
- Deportistas. Su finalidad en la competición es alcanzar el mejor puesto posible, y por lo tanto demandan el competir en las mejores condiciones.
- Personal de organización. Su objetivo es trabajar para lograr la mejor competición posible.
- Vips sponsors y Federativos. Su finalidad es muy variada suele estar relacionada con la imagen de su empresa o federación y habitualmente son grupos en los que prima el establecer relaciones sociales que puedan derivar en vínculos empresariales.
- Medios de Comunicación. Su objetivo es informar de los acontecimientos de la competición. Sus demandas se relacionan con el medio de trabajo, gráfico, escrito o de radio y TV
- Jueces y árbitros. Su objetivo es Velar por el cumplimiento de la normativa establecida por la federación correspondiente y por la legislación vigente en materia de juego limpio, antiviolencia, dopaje, etc..
- Acompañantes de deportistas. Son el conjunto variado de personas que acompañan al deportista. Sus demandas se centran fundamentalmente en poder ir en paralelo al deportista a lo largo de la competición.
- Público en general. Su objetivo es disfrutar de la competición, de su deporte con mayúsculas. Para ellos se puede acondicionar una zona comercial y sus necesidades se centran en tener unos servicios mínimos garantizados.
Todos estos colectivos requieren un estudio pormenorizado de los servicios que necesitan y que se han de poner a su disposición para lograr su satisfacción.
ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN
Cada competición exige un número de plazas y diferentes alojamientos para las distintas “familias” que son necesarios acoger. Por ello, en la fase de candidatura hay que definir muy bien cuáles son las disponibilidades reales de la ciudad y las previsiones de crecimiento a corto y medio plazo.
En la fase de organización hay que centrar la oferta y tratar de distribuir a los participantes y oficiales en hoteles de similares características para evitar agravios comparativos, en lugares cercanos a la competición y a los entrenamientos y con unos precios asequibles para todos los equipos o países que van a participar.
El término de “hotel oficial” significa que es un hotel en el que existe transporte de la organización, así como información de la competición. Es un hotel que se encuentra bajo la “cobertura” de la organización.
Determinados Campeonatos exigen que la ciudad organizadora aloje a su coste a la totalidad de participantes y oficiales, en otros, sin embargo, hay que ofrecer un listado de posibles alojamientos indicando calidad y precio para que los participantes hagan sus reservas a su propio coste. Y entre ambos casos existen términos medios en los que hay que costear a un mínimo de asistentes, dejando a otros a su libre disposición.
Los directivos internacionales tienen que ser alojados casi siempre por cuenta de la Organización y deben situarse en hoteles de máxima calidad, situados en el centro de la ciudad y bien conectados con las diferentes sedes.
En estos alojamientos hay que prever la existencia de salas de reuniones, salas de prensa, espacios para los programas de hospitalidad particulares, mostradores de información, de acreditación y de acogida e, incluso, espacios para los patrocinadores cuando se exige así en sus contratos.
En el caso de los deportistas, jueces y árbitros, se recomienda establecer horarios de desayunos, comidas y cenas en los hoteles, más amplios de lo habitual debido a las condiciones de competición específicas de cada deporte.
La manutención de los colectivos debe de ir acorde con el nivel establecido con antelación, respetando cada cultura deportiva. Por ello se recomienda diferenciar entre un restaurante de alta calidad, otro de calidad intermedia tipo buffet y un catering caliente básico y un catering frio a modo de bolsas de picnic.
Catering en sala de organización
Las previsiones de los diferentes tipos de servicios de comidas para los colectivos deben de ser acorde a su presencia estimada, nunca se debe de trabajar con el aforo máximo salvo los días de las finales y de entrega de medallas. Los catering calientes deben de estar limitados al máximo debido a su elevado coste.
A la prensa hay que ofrecerles un listado de posibles alojamientos para que puedan ellos mismos atender sus diferentes necesidades, salvo, casi siempre, a la televisión que produce la señal (host broadcaster) a la que se suele alojar por la propia Organización.
Los Juegos Olímpicos son especiales ya que hay que ofrecer una Villa Olímpica para Deportistas y otra para Oficiales además de entregar un listado de posibles alojamientos para los que no estén acreditados en esos lugares. Se recomienda cerrar el precio de los hoteles cuando se solicita la competición, puesto que unos años más tarde y con el compromiso de llevarla a cabo, las tarifas de dichos hoteles podrían ser muy elevadas.
Casi siempre, un elevado porcentaje del éxito de una actividad está directamente relacionado con el departamento de alojamientos del comité ejecutivo, que debe ser gestionado de forma totalmente profesional y con una dedicación diaria de casi 24 horas.
Los servicios son actividades, beneficios o intangibles que una persona o una empresa ofrece a otra para satisfacer una necesidad específica. A diferencia de los bienes tangibles, los servicios no son productos físicos, sino actividades realizadas por personas, sistemas o procesos para proporcionar valor a los clientes:
Servicios Profesionales:
- Servicios legales: Asesoramiento legal, representación en casos legales, redacción de contratos, etc.
- Servicios médicos: Consultas médicas, atención hospitalaria, servicios de enfermería, etc.
- Servicios contables y financieros: Auditoría, contabilidad, planificación financiera, gestión de inversiones, etc.
- Servicios de consultoría: Asesoramiento en negocios, tecnología, recursos humanos, etc.
Servicios de Tecnología y TI:
- Desarrollo de software: Creación de aplicaciones, software personalizado, desarrollo web, etc.
- Servicios de soporte técnico: Asistencia técnica, mantenimiento de sistemas informáticos, reparación de equipos, etc.
- Servicios en la nube: Almacenamiento en la nube, plataformas de software como servicio (SaaS), etc.
Servicios Educativos:
- Educación formal: Escuelas, universidades, programas educativos.
- Cursos y capacitación: Talleres, seminarios, programas de formación profesional, etc.
- Tutorías y servicios de enseñanza: Clases particulares, servicios de tutoría, asesoramiento académico, etc.
Servicios de Hospitalidad y Entretenimiento:
- Servicios de hotelería y alojamiento: Hoteles, hostales, alquileres vacacionales, etc.
- Servicios de restaurantes y catering: Restaurantes, servicios de catering para eventos, etc.
- Entretenimiento y ocio: Cines, parques temáticos, conciertos, eventos deportivos, etc.
Servicios de Transporte y Logística:
- Transporte de personas: Taxis, servicios de ridesharing, transporte público, etc.
- Transporte de mercancías: Logística de carga, envío de paquetes, servicios de mensajería, etc.
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