Seguimiento de costes

Formación

Adicionalmente a la comprobación de la ejecución de la formación a través de la
entrevista de los participantes, el seguimiento Ex Post Inmediato contempla ¡a
posibilidad de realizar un contro! de los costes áe la formación por los que la
empresa se ha bonificado.
Este contraste documental será complementario det control de costes que se
realiza en las actuaciones de seguimiento ex post.
A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de
las empresas y de los permisos individuales de formación que hayan sido objeto de
bonificación deberán quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa.
La empresa deberá mantener a disposición de los órganos de control durante el
periodo establecido en la ¡egislación nacional y comunitaria la documentación
justificativa (facturas, Justificación contable y cualquier otro documento válido a ese efecto) de la realización de la formación.
Los costes de la formación se determinarán para cada grupo o acción formativa
con independencia del número de grupos para los que se imparta !a acción
formativa. Si para ello fuese necesario prorratear alguno de los gastos realizados
entre varios grupos de la misma acción formativa, el citado prorrateo se efectuará
atendiendo a fas horas de formación de cada uno de ellos. El número de horas de
formación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración de la acción por
el número de participantes en el grupo formatívo.

La Ley 30/2015 modifica la distribución de los costes, que se desglosan de la
siguiente forma:

a) Costes directos o de impartición. Se entienden incluidos en los mismos:
– La retribución de los formadores, internos y externos.
– Los gastos de amortización de equipos didácticos y plataformas
tecnológicas, así como ei alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
– Los gastos de medios didácticos y/o adquisición de materiales didácticos, asi
como los gastos en bienes consumibles.
– En el caso de la «teteformación», los costes imputables a ios medios de
comunicación utilizados entre formadores y participantes.
» Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortización de las aulas,
talleres y demás superficies utilizadas en el desarrollo de la formación.
– El seguro de accidente de los participantes.
– Los gastos de transporte, manutención y alojamiento para los participantes y
formadores.
b) Costes indirectos, no podrán superar el 10 por ciento del coste total de ¡a
actividad formativa realizada y justificada.

Se incluyen los costes de iuz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza,
vigilancia y oíros costes asociados a la gestión de la actividad formaíiva de ¡a
entidad beneficiaria.
c) Costes de organización. En e! caso de que la actividad se encomiende a
una entidad externa, estos costes no podrán superar el 10 por ciento del coste
de la actividad formativa, si bien podrán alcanzar hasta un máximo del 15 por
ciento en caso de acciones formaíivas dirigidas a trabajadores de empresas
que cuenten con entre 6 y 9 trabajadores en plantiiia, asi como hasta un
máximo del 20 por ciento en caso de empresas con hasta 5 trabajadores en
plantilla,
Se incluyen ios costes de organización, personal, instalaciones y equipos de
apoyo para el desarrollo de la formación de la entidad encomendada.
Se encuentra pendiente de establecer regiamentariamente las
¡ncompaíibiljdades entre conceptos financiables como costes indirectos y
costes de organización de la formación,
d) Costes de personal. Se considerarán incluidos en !a cofinanciaoón privada
los costes salariales de los trabajadores que reciben formación durante la
jornada laboral. A estos efectos, sólo podrán tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la
formación.
Estos costes de personal no serán objeto de bonificación, pero se computarán
a los efectos de la coflnanciadón privada exigible en el artículo 9 de ta Ley
30/2015.

El coste total de una acción formativa o de un grupo de formación estará
constituido por la suma de todos tos costes señalados en el apartado anterior,
con los porcentajes y límites establecidos.
Cuando se trate de empresas que se agrupen voluntariamente y concierten la
organización y gestión de su programa de formación con una entidad externa,
en Ía factura correspondiente a cada empresa agrupada deberán figurar
desglosados los costes directos o de impartición, indirectos si ios hubiera y los
costes de organización cuando la facturación no se realice por separado.

Control de costes:

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura
por las operaciones que realicen de su actividad profesional.
Están obEigados a conservar ¡as facturas recibidas por ¡as operaciones de las
que sean destinatarios y que se efectúen en desarrollo de su actividad
Así, durante las actuaciones de seguimiento Ex Post Inmediato (EPI) dirigido
a las empresas participantes» que han realizado la formación gestionada por
una entidad externa, podrá requerirse copia de la factura de la formación
realizada, emitida por e! proveedor de formación.

Siempre que sea posible se realizarán estas comprobaciones tras la
comunicación de fa finalización de los grupos, con el fin de que si se detectan
malas prácticas por parte de las Entidades Organizadoras como excesos en
los costes de facturación, las empresas tengan un margen de actuación ante
ellas, no pagando ese exceso facturado o pagando las que estime oportunas.
Se comprobarán los siguientes aspectos;

1. La existencia de factura.
En el caso de que se compruebe la inexistencia de la factura (indican que no
existe o no la aportan) se procederá a incidentar por esta causa, anulándose
los costes imputados por e! curso.

2. Que la factura cumpla ¡os requisitos de contenido que se detallan en el
artículo 6 del reglamento que regula las obligaciones de facturación
aprobado por Real Decreto 1619/2012. de 30 de noviembre.

El seguimiento de costes es fundamental para el control financiero de una empresa. Implica el monitoreo y registro de los gastos en diversas áreas operativas y proyectos para asegurar que se mantengan dentro del presupuesto establecido:

1. Establecer un Presupuesto:

• Definir Objetivos Financieros: Establecer metas financieras claras y asignar un presupuesto para cada área, proyecto o actividad.

2. Identificar y Clasificar Costes:

• Identificar Tipos de Costes: Clasificar los costes en categorías como costes fijos, variables, directos e indirectos.
• Asignar Códigos de Coste: Utilizar sistemas de codificación para identificar y rastrear fácilmente los distintos tipos de costes.

3. Registrar y Documentar Gastos:

• Mantenimiento de Registros Precisos: Registrar todos los gastos, incluyendo facturas, recibos y transacciones, en un sistema contable o de gestión financiera.
• Asignación a Proyectos o Áreas: Asociar los costes a proyectos específicos o áreas operativas para un seguimiento detallado.

4. Comparar con Presupuesto:

• Análisis Periódico: Comparar regularmente los costes reales con el presupuesto previsto para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas si es necesario.
• Identificar Varianzas: Analizar las diferencias entre los costes reales y los presupuestados para comprender las razones detrás de estas variaciones.

5. Tomar Acciones Correctivas:

• Ajustes y Optimización: Si se identifican desviaciones significativas, tomar medidas correctivas, como reducción de gastos, reasignación de recursos o revisión de procesos.
• Revisión del Presupuesto: Actualizar el presupuesto en función de los cambios operativos o proyectados para mantenerlo relevante y realista.

6. Informes de Seguimiento:

• Elaboración de Informes: Generar informes periódicos que detallen el estado de los costes, las desviaciones y las acciones tomadas para corregirlas.

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