Seguimiento a la Entidad

Formación

Durante la realización de las actuaciones de seguimiento señaladas y en los
permisos individuales de formación se podrán encontrar distintos escenarios.

A. Un primer escenario sería el que se deriva de la no detección de irregularidades graves en las actuaciones que se realicen a un tipo de formación, entidad organizadora o centro de formación, que a priori estaba
considerado de riesgo alto según los Indicadores SECIR, Por un lado no será necesario seguir realizando actuaciones de seguimiento en la misma línea y por otro, se actualizará el análisis del riesgo (SECIR).

B. Pueden producirse escenarios intermedios en los que se detecten desviaciones
importantes pero en los que gracias a las actuaciones realizadas se consigan
corregir fas prácticas erróneas detectadas.

C. Hasta ¡legar al peor de los escenarios posibles en et que tras la realización de las actuaciones de seguimiento, se detectan infracciones , incumplimientos, irregularidades o desviaciones que hagan necesario ampliar ei seguimiento a Entidades Organizadoras y/o Centros Gestores de la Formación.

Cuando durante las actuaciones de seguimiento se detectara un presunto fraude
en el uso de los fondos, además de realizar una actuación de seguimiento bajo
este protocolo será necesario trasladar las irregularidades detectadas a la
Inspección de Trabajo para que actúe contra la Entidad Organizadora. En caso de
duda se consultará con la Unidad de Coordinación.

Este tipo de actuación afectará a un número importante de grupos que comparten
la/s misma/s desviación/es.

En el caso que al realizar la actuación se vean afectados grupos que
corresponderían, por su localización, a otras provincias será necesario contactar
con las provincias afectadas de modo que no afecte a su planificación o vean
afectadas la posibilidad de cumplir sus objetivos.

A partir de ese momento se podrá realizar el control de la ejecución de la formación
y el control de ¡os costes directamente en la entidad externa o gestora de la
formación, pudiendo soiicitarse, entre otra, la siguiente documentación:

1. Factura de !a formación.
2. Soportes justificativos de los costes imputados en las acciones formativas/
PiFs.
3. Documentación que acredite que se trata de titulaciones oficiales en el caso
de los permisos.
4. Copia de la Adhesión al Contrato por el que se Encomienda ¡a organización
de la formación a una entidad externa.
5. Contrato por el que se encomienda ¡a organización de la formación suscrito
entre las empresas.

6. Información sobre ¡a publicidad realizada por la entidad encomendada, si
existe, para comprobar ¡as técnicas utilizadas para captar clientes.
7. Curricuium Vitae del Formador
8. En el caso de Formación Presencial: Controles de Asistencia.
9. En Formación de modalidad Teleformacjón, accesos a ta plataforma con ef fin de verificar la existencia y funcionamiento de la plataforma y hacer comprobaciones sobre:

Controles de Evaluación
Guía Didáctica
Material didáctico
La asistencia tuíoriai

10. Publicidad y/o regalos ofrecidos por ¡a Entidad Encomendada, uso indebido
de la marca gráfica de la FEFE.
11. Cualquier otra documentación que se considere necesario en función del
motivo, de los indicios de infracción o Incumplimiento por los cuales se realiza
el seguimiento.

Este protocolo también contempla la posibilidad de emitir una Citación a la
Entidad Encomendada/Centro Gestor de la formación en la Dirección
Provincial del Servicio Público de Empleo Estatal, siempre y cuando sea necesaria
por la ma!a praxis reiterada de ¡a entidad en cuestión.

Existe una hoja resumen de la reunión que es el documento en el que se recoge
por escrito e¡ contenido y los acuerdos adoptados, así como ¡as recomendaciones
efectuadas por ios representantes de la Dirección Provincial, que deberán firmar
todos !os presentes y facilitar una copia a la entidad que haya sido citada.
Este documento firmado aportará carácter oficial a la reunión y será válido para
documentar las decisiones que pudiera tomar la Dirección Provincial del SEPE en
cuanto a la actuación de control abierta a una entidad encomendada o centro
gestor de la formación, ya sea para trasladar a la Inspección de Trabajo, o para
concluir sobre las actuaciones abiertas asociadas a la entidad en cuestión.

10.1. Informe de Actuación a la Entidad Encomendada/Centro Gestor de la Formación

Cuando se inicia una Actuación de seguimiento a la formación gestionada por una
Entidad Encomendada o por un Centro Gestor de la Formación, el informe
mostrará información general sobre ¡os datos identífícaíivos de la Entidad
Encomendada o Centro Gestor seleccionado, así como otras actuaciones
realizadas a grupos formativos o a permisos individuales de formación (PIF) de
estas entidades, tanto consolidado en el nivel nacional como en el nivel de ¡a
Dirección Provincial que realiza ¡a apertura del informe, indicando los grupos
afectados, así como las desviaciones detectadas.

La aplicación informática diseñada para facilitar y permitir las actuaciones de
seguimiento, permitirá realizar la apertura masiva de grupos/PIF objeto de contro!
seleccionando el CtF de la Entidad Encomendada o Centro Gestor de la
Formación y asignar incidencias de forma global a los grupos seleccionados.
Se tendrá en cuenta to mencionado sobre la necesidad de coordinar con otras
Direcciones Provinciales en e! caso áe que los grupos afectados correspondan,
por su localizadón. a otras provincias.

Para la apertura del Informe a nivel de Entidad Encomendada o Centro Gestor se
deberá indicar el origen o la causa que motiva la elección de esta actuación y ta
selección múltiple de grupos formatlvos /permisos individuales de formación . no
podrán incluirse aquellos que previamente hayan tenido actuación individual, aun
cuando esta haya sido anulada.

A esta información se añadirá el resultado de las actuaciones realizadas sobre la
Entidad Encomendada o sobre e! Centro Gestor de la Formación, existiendo la
posibilidad de incidentar de oficio a los grupos, en el caso de las acciones
formatlvas, previamente seleccionados asignando la misma causa de
incidentación, si se desprende que de la documentación recabada con ocasión de
las actuaciones desarrolladas puede hacerse extensiva a distintos grupos o
empresas participantes.

La casuística que puede dar lugar a detectar estas desviaciones puede ser
variada indicándose a continuación algunas posibilidades:
Se detecta que un tutor tutoriza un número de grupos (alumnos y horas)
excesivo, por ejemplo, con ocasión de seguimiento a entidades gestoras.
Tras analizar el curriculum del tutor, se pone de manifiesto la escasa
cualificación del mismo para impartir una determinada formación, se extraerá
información de todos !os grupos en los que figure como tutor para determinar
si la desviación correspondiente debe hacerse extensiva a otros cursos.
Se comprueba que !a formación no tiene relación con la actividad de las
empresas participantes o no guarda relación con ¡a actividad del trabajador.
Se detectan irregularidades en la ejecución de ¡a formación con modalidad
Te¡eformación, la inexistencia o no adecuación de ¡a guía didáctica,
inexistencia de soportes tecnológicos, de un sistema gestor del seguimiento
del aprendizaje o de interactividad entre alumnos, tutor y recursos.
Si se detecta que ¡a formación no se imparte de acuerdo con la calidad
requerida por la normativa reguladora.
Realización de actividades no fjnanciables durante las horas deformación.
No existe o no es correcto e! Contrato por el que se encomienda la
organización de la formación a una entidad externa y/o la adhesión al contrato
suscrito entre las empresas.
Ajustes en el análisis de la justificación de los costes de la entidad/centro
gestor.

 

Se verifica el incumplimiento de !as condiciones para aplicarse bonificaciones
mediante ¡os permisos Individuales de formación concedidos a tos
trabajadores.

En e! informe de Resultados se podrán recoger todas aquéllas desviaciones que
sean precisas, afecten a grupos y/o a participantes. Se dejará constancia del
trabajo realizado y de los indicios de infracción, incumplimiento y ¡a motivación
que ¡leva a señalar las incidencias detectadas.

Las desviaciones que sean extrapolables a diferentes grupos/permisos deberán
estar fundamentadas y contar con las pruebas objetivas correspondientes.
EÍ resultado de las actuaciones originará los ajustes en las bonificaciones
aplicadas por ¡as empresas afectadas, previamente, si se detectan malas
prácticas por parte de Entidades Encomendadas o Centros de Formación, será
necesario dar traslado de ¡as irregularidades a la Inspección de Trabajo, para la
apertura de !as actas de liquiciación y, en su caso, de la sanción que considere
oportunas.

 

El seguimiento a una entidad puede referirse a varias acciones que implican monitorear, evaluar o supervisar el desempeño, las actividades o los resultados de una organización:

1. Seguimiento Operativo:

• Evaluación de Procesos: Supervisar y evaluar los procesos internos para identificar áreas de mejora o eficiencia.
• Seguimiento de Proyectos: Monitorear el progreso de proyectos específicos, asegurando el cumplimiento de objetivos, plazos y presupuestos.

2. Seguimiento Financiero:

• Análisis de Estados Financieros: Revisar y analizar los estados financieros para evaluar la salud financiera de la entidad, identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
• Control de Gastos: Supervisar los gastos y costos para asegurar que se ajusten al presupuesto y a los objetivos financieros.

3. Seguimiento de Desempeño:

• Evaluación de Indicadores Clave: Monitorear y analizar indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el desempeño y el cumplimiento de metas.
• Retroalimentación del Personal: Recopilar retroalimentación del personal sobre su percepción del ambiente laboral, la cultura de la empresa y los procesos internos.

4. Seguimiento Estratégico:

• Revisión de Objetivos y Estrategias: Evaluar regularmente la alineación entre los objetivos estratégicos y las acciones operativas.
• Análisis de Tendencias del Mercado: Mantenerse al tanto de las tendencias del mercado y la competencia para ajustar estrategias en consecuencia.

5. Seguimiento de Cumplimiento Normativo:

• Seguimiento Legal y Regulatorio: Asegurar el cumplimiento de normativas y regulaciones gubernamentales aplicables al sector de la entidad.
• Gestión de Riesgos: Monitorear y mitigar riesgos que puedan afectar la entidad, como riesgos legales, financieros o de reputación.

 

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