Recursos necesarios para la logística de eventos corporativos

Serie de recursos

Según el tipo de eventos que pretendemos organizar, necesitaremos una serie de recursos necesarios aunque la decisión de implantar ciertos recursos no es nuestro cometido, si que puede determinar que recursos serán los necesarios o, de entre varios, seleccionar aquel que más se adapte a sus necesidades, así como plantear a la empresa, en el caso de que no se disponga del mismo, su compra o alquiler.

• Pizarra: en ella expondrá esquemas, resúmenes, gráficos o datos que le ayuden a su exposición; también se usa bastante en cursos de formación y en general en pequeños eventos corporativos. Además tiene una ventaja que es su bajo precio, lo que hace de este recurso un fiel aliado de salas y despachos. Los tipos existentes son:

• • Pizarra de tiza: en desuso
  • Pizarra tipo Velleda: muy cómodas de usar, permiten escritura con rotuladores especiales de diversos colores, y borrado rápido.
  • Pizarra de papel: formadas por una librería de hojas de gran tamaño, suelen ir unidas mediante grapas o pegadas. 
  • Pizarra digital interactiva: son las más avanzadas tecnológicamente, dispone de toda la fuente de información necesaria con acceso instantáneo a la misma, vistosa, audiovisual, táctil, etc. Además, integra el uso de las TIC, en definitiva, toda una apuesta para la realización de eventos corporativos.

• Cañón de proyección: este equipo se implanta junto a un ordenador, normalmente se tiende a que este último sea portátil, así se conseguirá reducir el tamaño del conjunto del equipo. Se pueden realizar presentaciones multimedia, usando imágenes, animaciones, videos, audio, etc., además se pueden ver las presentaciones en una superficie blanca, en un televisor o en una pantalla gigante, lo que lo convierte en un recurso ideal en reuniones o eventos corporativos de pequeño, medio y gran tamaño.

• Retroproyector de transparencias: este sistema se usa de manera muy frecuente en exposiciones o reuniones de trabajo donde haya que  visualizar gráficos o imágenes que apoyen el tema a tratar, dichos gráficos, texto o imágenes se obtienen a partir de copias de transparencias.

• Proyector de diapositivas: este sistema permite proyectar imágenes en una pantalla o fondo, para ello, será necesario que las imágenes se encuentren en formato de diapositiva, cada vez está más en desuso.

• Pantallas grandes: suelen contar con sistemas de audio bastantes potentes, muchos de ellos con altavoces tipo wireless (sin cables). Actualmente se están incorporando pantallas táctiles específicas para formación y presentaciones, dado que permite mediante “toques” con la mano mostrar pantallas, cambiar su tamaño, así como otras variantes que se usan en presentaciones y cursos de formación.

Documentos asociados a eventos corporativos

Cuando una empresa organiza un determinado evento, según el grado de importancia del mismo, podrá ceñirse en cuanto a su convocatoria se refiere a un mayor o menor grado protocolario. La convocatoria de determinados eventos requiere de una comunicación escrita que le dará el grado de solemnidad requerido.

• El saluda

Es un documento externo, breve que se suele utilizar para comunicar o informar sobre algún hecho concreto, invitaciones, felicitaciones etc. Este tipo de documento tiene un carácter ceremonioso, por ello, lo suelen usar los directivos de empresas, personas con cargo público, etc.

Las características de este documento son:

• • • Expresa la información de forma breve
    • Se usa un tamaño de tipo cuartilla, teniendo en cuenta que el papel deberá ser de buena calidad.
    • No lleva firma
    • La redacción deberá hacerse usando a una tercera persona
    • No deberá contener la dirección del destinatario
    • Debido a la formalidad de este tipo de documentos, deberá cuidarse la impresión, por lo que se recomienda enviarlo a imprentas.

El saluda como cualquier otro documento se divide en:

• • • Encabezado: se deberá reflejar en primer lugar el cargo del remitente, seguidamente se inserta la palabra “Saluda”, ésta deberá destacarse sobre el resto del documento, aumentando su tamaño o incluso cambiando el tipo de letra (usando una sombría).
    • Cuerpo: se indicará el nombre de la persona a la que va dirigido el saluda (destinatario), posteriormente se señalará el cargo que éste representa y por último se expone el motivo del saluda.
    • Pie: se indicará el nombre y apellidos del remitente, seguido de alguna fórmula de cortesía adecuada al motivo del saluda; por último, se indicará la fecha y la localidad.

• Las invitaciones

Escrito por el cual una persona o empresa que actuará como anfitrión invita a otra a asistir a algún evento o acto. Normalmente se suelen usar las invitaciones para actos de carácter privado o familiares, a diferencia del anterior, que se suele usar para actos de carácter público o corporativo.

Las invitaciones deben hacerse con la antelación suficiente para que el invitado lo de a tiempo a planificar su asistencia, normalmente con quince o treinta días de antelación.

• • • Un encabezado donde figure el cargo que desempeña el anfitrión
    • El cuerpo del documento, que suele comenzar con frases: “ nos  complace en invitarle”, “ tiene el gusto de invitarle”, o “ tiene el honor de invitarle”, posteriormente , se indica el acto al que se invita, el lugar, la fecha y la hora. En algunos casos se puede mencionar el nombre del invitado, pero en otros éste se suele omitir.
    • Un pie de página donde se podrán imprimir las siguientes abreviaturas: SRC: se ruega confirmación. RSVP para invitaciones del extranjero: responda por favor.
    • Cuando el acto requiera un tipo de vestimenta determinado o un color de la misma apropiado, por ejemplo, traje de etiqueta o traje de color oscuro, este hecho deberá señalarse.

• La carta de convocatoria

Cuando se realiza una reunión, la persona que convoca la misma será la que normalmente redacte una carta de convocatoria donde se exprese el motivo de la reunión, la fecha, el lugar y la hora de la celebración de la misma; además deberá definir el orden del día, que será el documento donde se reflejarán todos los puntos o asuntos a tratar en la reunión y que se deberá respetar, aunque las personas que asisten a la reunión podrán pedir la inclusión de algún punto en el orden del día, siempre que así lo establezcan los estatutos o normas internas.

 

En las reuniones formales, las conclusiones extraídas de los asuntos tratados en la reunión se reflejarán posteriormente en el acta, documento que por otra parte ya fue visto con anterioridad.

 

Los eventos corporativos requieren una logística bien planificada para asegurar que se desarrollen sin contratiempos:

1. Espacio y Locación:

• Espacio Físico: Locación adecuada para el tamaño y tipo de evento.
• Infraestructura: Equipamiento audiovisual, iluminación, escenario, sillas, mesas, etc.

2. Tecnología y Equipamiento:

• Equipo Audiovisual: Proyectores, pantallas, micrófonos, sistemas de sonido.
• Conectividad: Redes Wi-Fi, estaciones de carga, puntos de acceso a internet.

3. Personal y Recursos Humanos:

• Personal de Eventos: Coordinadores, asistentes, personal de apoyo técnico.
• Seguridad y Servicio: Personal de seguridad, controladores de acceso, personal de limpieza.

4. Material de Oficina y Suministros:

• Material Impreso: Folletos, programas, pases de acceso, tarjetas.
• Suministros de Oficina: Papelería, bolígrafos, pizarras, marcadores, papel.

5. Servicios de Catering:

• Comida y Bebida: Catering para almuerzos, coffee breaks, cenas.
• Equipo de Catering: Mesas, sillas, vajilla, utensilios, personal de servicio.

6. Transporte:

• Logística de Transporte: Coordinación de traslados, transporte para invitados o participantes.
• Estacionamiento: Espacio de estacionamiento adecuado para los asistentes.

7. Publicidad y Materiales Promocionales:

• Material de Promoción: Banners, pancartas, material promocional.
• Publicidad: Anuncios, promoción en redes sociales, invitaciones.

8. Gestión de Registro y Acreditación:

• Sistemas de Registro: Plataformas para registro en línea o en persona.
• Identificación y Acreditación: Credenciales, pases de acceso, sistemas de registro.

9. Coordinación Logística y Planificación:

• Planificación del Evento: Cronograma, planificación detallada de actividades.
• Coordinación Logística: Gestión de proveedores, horarios, listas de verificación.

10. Contingencias y Servicios de Emergencia:

• Planes de Contingencia: Planes alternativos para posibles contratiempos.
• Servicios de Emergencia: Acceso a servicios médicos, protocolos de seguridad.

 

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