Realización de cronogramas

Periodo de tiempo

 

No hay duda de que todo proyecto debe encontrarse ubicado en un periodo de tiempo definido para poder distinguir cuando éste finaliza si se obtuvieron los resultados imaginados. Pues bien, además de establecer los plazos temporales (temporalización), también resultará necesario fijar las actividades que se quieren realizar (y los plazos para la implementación de las mismas). Esto se consigue a través de un Cronograma. Importante En el Cronograma reflejaremos las actividades que se pretender realizar durante el desarrollo del proyecto. Sólo con la máxima planificación conseguiremos controlar los tiempos y así cumplir con los períodos especificados. Incluso es recomendable dejar un tiempo estimado para los posibles imprevistos que puedan surgir.

Nadie duda de la importancia de los cronogramas, por ejemplo para eventos importantes como inauguraciones políticas. Un cronograma de actividades mal realizado puede hacer que los eventos fracasen, mientras que un cronograma realizado de manera correcta y realista ayuda a que las cosas sucedan sin complicaciones. En el caso de las actividades formativas, ya sean talleres, cursos o módulos una buena planificación es requisito imprescindible si se quieren conseguir los objetivos marcados. A continuación vamos a citar unas pautas para elaborar los cronogramas de manera correcta.

 

– Reúne los materiales.

 

– Asegúrate de tener la lista completa de actividades que tienen que ser incluidas en tu cronograma.

 

– Es siempre mejor empezar con un lápiz y una hoja grande, ya que es más fácil hacer ajustes de esa manera.

 

– Si las actividades a organizar ocurren a lo largo de varios meses, asegúrate de tener un calendario cerca.

 

Calendario sin números Procedimiento para realizar un cronograma:

 

– Traza una línea de tiempo esencial.

 

Eventos

Si ya sabes qué día debes comenzar y cuándo deben terminar los eventos, comienza con esos horarios. (Por ejemplo 15 septiembre-23 de junio)

 

– Dentro de cada jornada, programa las actividades que deben ser realizadas en un momento concreto.

 

Por ejemplo, los horarios de esas comidas serán fijados por ellos, los descansos y/o las tutorías. (Por ejemplo “dejar ocupado el horario de 14.00 a 16.30”)

 

– En el caso que tengamos horarios de trabajo de mañana; programaremos las actividades más difíciles al comienzo de la jornada.

 

Las clases con más carga lectiva o las más densas por el contenido deberán ubicarse las primeras del día. La mayoría de las personas están en su mejor situación por las mañanas. Además sabemos que cualquier actividad que requiera concentración o creatividad debe ser hecha antes del mediodía. Por supuesto que existen excepciones y hay personas más productivas por las tardes pero son una minoría y en general, es mejor planificar para la mayoría.

 

Horarios

En el caso que trabajemos con los horarios de tarde deberemos seguir la misma dinámica, lo más complicado o denso al principio de la tardes y los más liviano para última hora del día.

 

– Completa el resto de las actividades según conveniencia.

 

Reuniones con profesorado, horas de tutorías grupales e individuales, etc. Planificando las actividades ten en cuenta también los tiempos de los desplazamientos, ya sean entre centros o entre clases si estamos hablando de la formación presencial. Asegúrate de contar con esos tiempos también en el cronograma. A grandes rasgos, estos cuatro pasos son los elementales para realizar un cronograma, pero queremos llamar la atención sobre el hecho de que no hay sólo un único modelo de cronogramas.

Más importante que el formato en sí mismo o la técnica que se utilizó para construirlo es relevante resaltar que el cronograma cumplirá su función si permite disfrutar al profesional de una organización de los tiempos adaptada e individualizada (no olvidemos que lo elaboramos nosotros/as mismos/as). Con esta herramienta planificadora, el profesional estará más relajado en su práctica profesional ya que además de saber lo que toca en cada momento, le tranquiliza saber que los objetivos a conseguir están incluidos en el cronograma de trabajo por lo que se sentirá mucho más cómodo el desarrollo de su labor.

 

Al igual que se daban diferentes maneras de temporalizar, con los cronogramas pasa exactamente lo mismo, vemos a continuación algunos tipos de Cronograma

 

Crear un cronograma implica una serie de pasos que te ayudarán a organizar y planificar las actividades de manera efectiva:

1. Identificar Actividades:

• Lista de Tareas o Actividades: Enumera todas las actividades que necesitas realizar durante un período específico.

2. Establecer Prioridades:

• Priorización de Tareas: Determina qué actividades son más urgentes o importantes.

3. Asignar Tiempos y Fechas:

• Definir Duración: Estima el tiempo que tomará cada actividad.
• Fechas y Horarios: Decide los días y las horas en que realizarás cada actividad.

4. Seleccionar un Formato:

• Formato del Cronograma: Elige un formato visual que se adapte a tus necesidades (tablas, calendarios, software especializado, etc.).

5. Crear el Cronograma:

• Estructura: Divide el tiempo en unidades (días, semanas, meses) dependiendo de la duración del proyecto o período de planificación.
• Incluye Actividades: Asigna cada actividad a un día y horario específico, dejando espacio para imprevistos o ajustes.

6. Revisión y Ajustes:

• Verificación de Viabilidad: Asegúrate de que las actividades asignadas sean realizables dentro de los plazos establecidos.
• Flexibilidad: Deja espacio para ajustes o cambios, y sé realista sobre el tiempo necesario para cada tarea.

7. Implementación y Seguimiento:

• Uso Diario: Consulta y sigue tu cronograma diariamente para mantener un seguimiento preciso de las actividades.
• Actualización: Si hay cambios, modifica el cronograma según sea necesario.

Herramientas para Realizar Cronogramas:

• Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Microsoft Project, Trello, Asana o herramientas similares son útiles para cronogramas más complejos.
• Plantillas en Excel o Word: Puedes utilizar plantillas preestablecidas para crear un cronograma sencillo.

Crear un cronograma te permitirá tener una visión general de tus actividades y te ayudará a administrar mejor tu tiempo, cumplir con plazos y mantener el enfoque en tus objetivos.

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.

 

 

📅 Pasos para Realizar un Cronograma con Periodo de Tiempo

1. Definir el Periodo de Tiempo:

   • Lo primero que debes hacer es establecer el rango temporal en el que se desarrollará el proyecto o actividad.

   • Puede ser un periodo largo (como meses o años) o un periodo corto (como días o semanas).

   • Es fundamental definir claramente las fechas de inicio y fin, así como cualquier hito importante o fecha límite.

   • Ejemplo:

     • Periodo de tiempo: Del 1 de mayo al 30 de junio.

     • O si es para un proyecto de largo plazo: Del 1 de enero al 31 de diciembre.

2. Identificar las Actividades o Tareas:

   • Desglosar las actividades principales que deben llevarse a cabo durante el periodo de tiempo. Divide el proyecto o actividad en subtareas o actividades clave.

   • Ejemplo: Para un proyecto de investigación, las tareas pueden incluir la recolección de datos, el análisis, la redacción del informe, etc.

3. Establecer la Duración de las Actividades:

   • Para cada actividad o tarea, asigna una duración específica. Determina cuánto tiempo necesitas para completar cada una de las tareas. Esto puede ser en días, semanas o meses.

   • Ejemplo:

     • Recolección de datos: 1 semana (del 1 al 7 de mayo)

     • Análisis de datos: 2 semanas (del 8 al 21 de mayo)

4. Asignar Fechas Específicas:

   • Relaciona cada tarea con fechas específicas en el cronograma. Asegúrate de que las fechas de inicio y fin estén claras para cada actividad.

   • Ejemplo:

     • Recolección de datos: Del 1 de mayo al 7 de mayo

     • Análisis de datos: Del 8 de mayo al 21 de mayo

5. Determinar Dependencias entre Tareas:

   • Algunas tareas no pueden comenzar hasta que otras hayan terminado. Esto se conoce como dependencias. Asegúrate de tener en cuenta las relaciones entre tareas y ajusta el cronograma en consecuencia.

   • Ejemplo: No puedes empezar a analizar los datos hasta que hayas completado la recolección de datos.

6. Establecer Hitos:

   • Los hitos son puntos de referencia importantes en el proyecto, como fechas de entrega o revisiones. Los hitos pueden ayudar a monitorear el progreso y asegurarse de que se están alcanzando los objetivos.

   • Ejemplo:

     • Primer hito: Finalización de la recolección de datos (7 de mayo)

     • Segundo hito: Entrega del informe preliminar (30 de junio)

7. Elaborar el Cronograma:

   • Usando una herramienta adecuada (puede ser manual en una hoja de cálculo, o utilizando software como Microsoft Project, Trello, Asana, o herramientas de Google Sheets), organiza todas las actividades y fechas en un cronograma visual.

   • Asegúrate de que se pueda ver claramente la duración de cada tarea y las fechas clave. Puedes usar barras, colores o diagramas para representar las actividades a lo largo del tiempo.