PRESUPUESTO Y PLAN DE FINANCIACIÓN
Organización
En España para poder solicitar la organización de una gran competición internacional es necesaria la autorización previa del Consejo Superior de Deportes y la garantía por parte de la ciudad candidata de disponer de la financiación adecuada para la organización de la actividad.
¿Qué es lo que se debe incluir en la elaboración de un presupuesto?
Evidentemente hay que cuadrar los gastos estimados con los posibles ingresos, que se analizan a partir de un Plan de Financiación. Deben de incluirse necesariamente en el capítulo de gastos aquellos porcentajes derivados de la solicitud de financiación externa a entidades financieras, bancos o cajas de ahorros.
Se recomienda establecer un calendario de contratación de los servicios requeridos e intentar diferenciar proveedores en función del sector, contrastando ofertas del mercado.
El Comité Ejecutivo debe de instalarse en la sede de competición o en un área cercana para familiarizarse con los servicios existentes y poder valorar en su justa medida las necesidades y gastos reales durante la competición.
La contratación de personal debe de ser planificada con el tiempo necesario para diferencia el personal de organización permanente y el temporal, solo para la competición.
Dentro de los colectivos mencionados en el apartado 4 de este libro se va a ir analizando las características de cada uno de ellos.
VOLUNTARIOS
Se rige según la Ley 6/1996 del 15 de enero, del Voluntariado. Por ello, este colectivo está reconocido con pleno derecho y sólo pueden funcionar en el caso de “no cobrar”, de que no se considere como una colaboración aislada y siempre y cuando las coordine una entidad sin ánimo de lucro (Una federación).
Entre los derechos más destacables del voluntario se encuentran:
- El derecho a ser informado y formado para su asistencia.
- El ser provisto del material necesario para realizar su actividad.
- El ser acreditado.
- El disponer de un Seguro en caso de accidentes.
- El disponer de una manutención. – El certificar su labor.
Dentro de sus obligaciones estarían:
- Cumplir compromisos adquiridos.
- Cumplir normas de la organización.
- Rechazar contraprestaciones materiales.
- Ser diligente y solidario.
- Mantener la confidencialidad de la información de la organización.
Se suelen organizar por áreas de forma piramidal, es decir siguiendo las siguientes líneas:
- Responsable de todos los voluntarios.
- Responsables de área.
- Responsables de grupo.
No es recomendable el superar la media jornada de asistencia, es decir de 4 a 5 horas, debido al cansancio y al aburrimiento. Es un colectivo que debe ser reconocido antes, durante y después de la competición.
PERSONAL DE ORGANIZACIÓN
Dentro del personal de organización debe diferenciarse entre aquel que es necesaria su contratación de forma permanente y el temporal, solo durante la competición deportiva.
El personal permanente pertenece a la empresa organizadora o a una entidad pública del Comité Organizador y Ejecutivo. Suelen corresponder con un perfil de:
- Comerciales en empresas privadas.
- Cargos técnicos en entidades públicas.
- Personal administrativo.
Son personal con plena dedicación a la competición por lo menos con un año de antelación.
El personal temporal se contrata para la coordinación de la competición. Suelen ser:
- Responsables de área.
- Jueces y árbitros.
- Personal Administrativo.
PERSONAL MÉDICO
Es conveniente valorar las necesidades requeridas por los servicios médicos de la Federación Internacional y el número de días y horas necesarias de los siguientes dispositivos.
- Ambulancias.
- Ambulancias con UVI-Móvil.
- Médicos anti-doping.
- ATS.
- Fisioterapeutas.
- Neveras para el control antidopaje.
- Bebidas.
- Material sanitario específico para las muestras.
- Disponibilidad del Laboratorio de referencia durante la competición.
- Centro médico asociado a la cobertura de la competición.
Valorar la cobertura a dar al personal de organización, así como el control de los seguros médicos de los deportistas de la competición.
El seguro de responsabilidad civil que cubra la competición debe de indicar el número de participantes, tipo de competición, lugar de la competición y entidad organizadora.
AZAFATAS
Las azafatas suelen contratarse a través de una empresa de trabajo temporal o similar, se debe de calcular el número de días y horas, así como sus funciones asignadas.
Dependiendo de su ubicación es recomendable el conocimiento mínimo del deporte, así como el dominio de varios idiomas. Para que realicen bien su cometido es necesario informar y formar a este colectivo con anterioridad a la competición.
Se suelen ubicar en:
- Hospitality.
- Zonas VIPS.
- Palcos.
- Premiaciones.
- Entradas y salidas VIPS.
Un presupuesto es un plan detallado que establece los ingresos y gastos esperados durante un período específico. Mientras que un plan de financiación se enfoca en cómo se cubrirán esos gastos y cómo se obtendrán los recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, empresa o actividad:
Presupuesto:
- Ingresos:
- Ingresos fijos: Salarios, rentas, intereses, dividendos, etc.
- Ingresos variables: Bonificaciones, comisiones, ingresos adicionales.
- Gastos:
- Gastos fijos: Hipoteca/alquiler, servicios públicos, seguros, cuotas.
- Gastos variables: Alimentación, entretenimiento, transporte, etc.
- Gastos inesperados o emergencias: Fondos para imprevistos.
- Ahorros e inversiones:
- Destinado a ahorros a corto y largo plazo.
- Posibles inversiones para generar rendimientos.
Plan de Financiación:
- Identificación de necesidades financieras:
- ¿Qué se necesita financiar? Proyectos, operaciones comerciales, expansión, etc.
- Fuentes de financiación:
- Financiamiento propio: Ahorros, inversiones personales.
- Financiamiento externo: Préstamos, líneas de crédito, inversores, crowdfunding, etc.
- Evaluación de costos y beneficios de las fuentes de financiamiento:
- Analizar tasas de interés, plazos, condiciones de pago, riesgos, etc.
- Elaboración de un plan de pago o reembolso:
- Establecer un cronograma de pagos si se toma un préstamo o se recibe financiamiento externo.
- Monitoreo y ajustes:
- Revisar periódicamente cómo se están utilizando los fondos y ajustar el plan según sea necesario.
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