Prepárese para lo imprevisible

Planificación 

É preciso correr riscos.

Só entendemos direito o milagre da vida quando deixamos que o inesperado aconteça.

Es necesario correr riesgos.

Solo entendemos bien el milagro de la vida cuando dejamos que lo inesperado suceda. PAULO COELHO

Después de todo lo que usted ha hecho, piense que puede haber razones que le impidan desarrollar su curso tal y como estaba planificado. Le voy a citar algunas que me han sucedido a mí:

• Aunque se me había asegurado que en una sesión de un día, con horario de 9 a 13 y de 15 a 17, habría una primera parte dada por personal de la empresa que duraría dos horas, se produciría un alto para la pausa-café y a las 11:30 ya podría empezar yo, con lo que disponía de tres horas y media. Lo que sucedió fue que empezaron casi a las 10, ocuparon toda la mañana hasta las 13:30, hubo que recortar el tiempo del almuerzo y yo me quedé con solo dos horas para dar mi tema.
• Cuando inicié mi presentación con transparencias especialmente preparadas para la ocasión, y de las que me sentía muy orgulloso, se fundió la lámpara del retroproyector,⁸⁶ y nadie había previsto una de recambio, por lo que tuve que prescindir del apoyo audiovisual.
• En un viaje, la compañía aérea me perdió las maletas en las que llevaba las transparencias para retroproyector, lo que me obligó a pasar la noche en el hotel rehaciendo a mano las transparencias perdidas y obligándome a comprar una camisa, una corbata y una muda de ropa para la sesión de la mañana siguiente. Cuando por fin apareció la dichosa maleta a las 12 de la mañana, yo estaba cansado por haber dormido poco, y con un humor de perros.
• En una sesión en la que interveníamos distintos ponentes, los temas de cada uno de nosotros habían sido consensuados y nos habíamos reunido para no pisarnos mutuamente nuestras charlas. Para mi sorpresa y disgusto, mi inmediato predecesor decidió en el último momento abordar un tema que me pertenecía a mí, y encima lo hizo mal.
• El curso iba a ser de tipo muy especializado, para personas introducidas en el tema que yo iba a tratar. Minutos antes de iniciar la charla me comunicaron que el 90% de los asistentes no tenían conocimiento previo alguno sobre el tema, y que tendría que empezar casi de cero.
• La audiencia estaba muy sensibilizada en contra del tema que yo iba a exponer (evaluación del desempeño), a causa de ciertos problemas que se habían suscitado en la empresa el año pasado a la hora de repartir el variable, que decían que los jefes habían dado a sus amigos y a los pelotas. La dirección de Recursos Humanos no quería anular mi sesión, lo que equivaldría –según ellos– a una retirada, pero tampoco quería que la reunión fuera tumultuosa. En consecuencia, me rogaron que fuera conciliador, pero que no les diera argumentos en contra de la empresa.

Ahora, después de esta relación de calamidades, usted está esperando que yo le dé la receta mágica para salir con bien de todas estas situaciones. ¡Ya me gustaría a mí tener esa receta! Lo único que le puedo decir es que no se obstine usted en realizar su presentación exactamente como la había planificado si el momento no lo permite, y que esté dispuesto a introducir cortes, ampliaciones, condensaciones, modificaciones e improvisaciones, si las circunstancias así lo requieren.

Más aún: siempre es conveniente tener un Plan B por si, por la razón que fuera, el Plan A fracasara.

Planificar para lo imprevisible puede parecer un desafío, pero existen estrategias que pueden ayudar a enfrentar lo inesperado:

Flexibilidad en los Planes:

• Escenarios Alternativos: Considera distintos escenarios y elabora planes de acción para cada uno de ellos.
• Plan B: Ten en cuenta alternativas y soluciones de respaldo en caso de que algo no salga como se esperaba.

Adaptabilidad y Resiliencia:

• Mente Abierta: Mantén una mentalidad abierta para adaptarte a cambios repentinos.
• Capacidad de Responder: Desarrolla habilidades para tomar decisiones rápidas y efectivas en situaciones inesperadas.

Evaluación Constante:

• Monitoreo Continuo: Mantén un seguimiento regular de los procesos para detectar posibles desviaciones o problemas antes de que se vuelvan más grandes.
• Retroalimentación: Fomenta una cultura donde se valore la retroalimentación y se puedan implementar mejoras rápidamente.

Equipo Preparado:

• Formación y Capacitación: Proporciona a tu equipo las herramientas y habilidades necesarias para enfrentar lo imprevisto.
• Comunicación Clara: Establece canales claros de comunicación para que todos estén informados y puedan reaccionar rápidamente.

Gestión de Riesgos:

• Identificación de Riesgos: Analiza y anticipa posibles riesgos o problemas que podrían surgir.
• Planes de Contingencia: Crea planes de contingencia para abordar esos riesgos si se materializan.

Mentalidad de Aprendizaje:

• Lecciones Constantes: Aprende de las situaciones imprevistas para mejorar los planes futuros.
• Adaptación Continua: Ajusta tus estrategias y planes a medida que surgen nuevas circunstancias.

Mantén la Calma:

• Gestión Emocional: Mantén la calma y aborda las situaciones de manera lógica y racional, incluso cuando las cosas no salgan según lo planeado.

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