Planificación de eventos

Preguntas

La pregunta más frecuente a la hora de organizar un evento es la que nos lleva a cuestionarnos acerca de las acciones correctas que, como organizadores, debemos encarar a fin de asegurarnos el éxito.

Lo que debemos tener en claro son las características especiales que deben reunir los eventos para ser considerados como tales.

Que la finalidad y los objetivos que se persiguen con su realización estén claramente definidos.
Que su convocatoria se realice en función de un interés común.
Que la reunión esté debidamente planificada, programada y cronometrada en todas sus actividades.
Que haya una entidad patrocinante que sea responsable del evento.
Que se cuente con los servicios de un comité organizador (interno o externo).

Entonces, como vemos, una simple reunión no constituye un evento, solo cuando participa un organizador y esa reunión tiene un propósito y se desarrolla en un contexto organizado se convierte en un evento.

“Organización de eventos”, los eventos pueden agruparse de según su objeto en: eventos sociales, corporativos, académicos y comerciales. Es decir que un organizador puede especializarse básicamente en dos áreas: social o corporativo, comercial e institucional y diversificar su oferta brindando servicios especialmente diseñados para un mercado o región particular.

Descubrir la finalidad que persigue un evento es la primera clave de éxito

Cuando un organizador se hace cargo de un evento, de acuerdo con su experiencia, lo primero que visualiza son las partes que lo componen: las reuniones, recepciones, conferencias, actos y ceremonias que le darán la dinámica necesaria a su creación; sin embargo, es necesario que sea capaz de entender la dimensión del evento para poder brindarle a su cliente un producto a medida.

Los eventos pueden ser clasificados en función de los actores y actividades que comprendan su organización, el ámbito de pertenencia o celebración que determine su carácter y la utilización de un ceremonial más dinámico o estático, el alcance o área geográfica de cobertura, y especialmente el nivel de participación y carácter de los participantes que determina el perfil de los asistentes.

Según su organización, los eventos se agrupan en dos clases:

Eventos simples: Se caracterizan porque los actores pertenecen a un mismo ámbito o lugar y el responsable general de su realización es una empresa, particular, grupo empresario o institución; por lo que resulta más simple su coordinación. Por ejemplo, la visita a una planta o el aniversario de una empresa.

Eventos complejos: En este tipo de eventos, la coordinación de los aspectos organizativos es más compleja, debido a que la responsabilidad de su realización se comparte entre varios actores, que a menudo no pertenecen al mismo ámbito, sector, mercado o Estado, tal es el caso de los eventos intergubernamentales, entre diferentes provincias o municipios, entre instituciones o empresas del sector público y del sector privado. El ejemplo más claro de estas realizaciones son los congresos, la inauguración de obras y de vías de acceso, entre otros.

Según su alcance o el área geográfica de cobertura, se distinguen los eventos nacionales de los internacionales.

Evento nacional: Cuando su realización, objetivos y temática, están orientados localmente. Por ejemplo, eventos provinciales tales como las fiestas tradicionales y religiosas.

Evento internacional: Cuando su celebración se realiza en el exterior o sus objetivos y temática están orientados internacionalmente, siendo ejemplo de ello los eventos que se producen en el seno de los organismos internacionales, los eventos regionales o las reuniones de carácter mundial.

Según el ámbito o sector de pertenencia, los eventos pueden ser:

Eventos oficiales: Son aquellos que se organizan con la presencia de autoridades de los más diversos ámbitos (civiles, eclesiásticos, militares, diplomáticos, etc.), también se encuentran comprendidos dentro de esta clasificación los eventos conducidos por una entidad pública o presididos por autoridades de Gobierno. En este grupo se distinguen aquellos considerados como públicos organizados con el objeto de convocar a la participación comunitaria o ciudadana, por ejemplo; las celebraciones del Día de la Independencia y aquellos considerados como privados, que se caracterizan por estar dirigidos a un grupo reducido y cercano, por ejemplo; la ceremonia del Tedéum.

Eventos sociales y culturales: Son aquellos surgidos de las celebraciones o reuniones sociales o culturales, que comúnmente son eventos de homenaje, conmemoración o festejos, en los cuales la participación puede ser abierta, como en el caso de las muestras de arte, o reservada para un grupo privado, siendo un claro ejemplo de ello, las bodas.

Según el nivel de participación, los eventos son:

Eventos abiertos: Son aquellos en los cuales la participación es libre y sin restricciones más allá de la capacidad física de las instalaciones; en algunos casos podrá requerirse inscripción previa y, en otros, solo bastará con hacerse presente.

Eventos cerrados: Son aquellos en los cuales los participantes pueden ingresar solamente por invitación estricta o inscripción obligatoria.

Ahora bien, el encuadre de un evento en alguna de las categorías mencionadas previamente nos ayuda a tomar las decisiones fundamentales que nos llevan a su organización integral y otorgan coherencia a todas las acciones que se emprendan en ese sentido; además, determinar la finalidad con la cual la empresa patrocinadora impulsa la propuesta de su realización nos ayuda a orientar los esfuerzos del coordinador en la programación de todas las actividades.

En ese sentido, y basándome en mi particular experiencia en la organización de eventos, me encuentro con que las razones que determinan la realización de un encuentro en el ámbito corporativo, institucional o comercial se relacionan con las siguientes tipologías:

Conmemoración u homenaje: Son los eventos que se organizan para celebrar una fecha o hecho trascendental de una organización o Estado y para reconocer la trayectoria de una persona o institución en la sociedad.

Celebración o festejos: Son los eventos que se organizan con el objeto de dar cierre a negociaciones, etapas de trabajo conjunto o finalización de estudios, las reuniones solemnes y ceremonias de premiación.

Presentación en público ó de fortalecimiento institucional y comercial: Son los eventos de presentación al público, de fortalecimiento de la imagen institucional o vinculados al desarrollo comercial dentro de un mercado, o de difusión política. Por ejemplo, la presentación de una nueva línea de productos al público, el lanzamiento de un programa de viviendas, el anuncio público de la imposición de nuevas medidas económicas, etc.

Descubrir las razones que impulsan la realización de un evento es muy importante para el profesional a cargo de su coordinación, porque le permite tomar las decisiones más adecuadas y celebrar los contratos más convenientes que aseguren el éxito del evento.

Cuando se da comienzo a las reuniones de trabajo en función de su organización, es común que se requiera de muchos encuentros con el cliente antes de poder establecer la verdadera finalidad, que surge naturalmente del avance en la confianza que proporcionan las reuniones que se sostienen a lo largo del tiempo.

Cabe considerar que, en algunas situaciones, el verdadero motivo que impulsa su realización es difícil de expresar, ya que existen actos que persiguen el objetivo de salir al cruce de una situación política o económica poco ventajosa que afecta a las autoridades, a la organización o al mercado en el cual se mueve.

La planificación de eventos implica una serie de pasos y consideraciones cruciales para organizar y ejecutar exitosamente cualquier tipo de evento:

1. Establecer Objetivos y Alcance:

Define el propósito del evento y los resultados deseados.
Identifica la audiencia objetivo y sus necesidades.

2. Investigación y Conceptualización:

Investiga tendencias, demanda y viabilidad del evento.
Desarrolla un concepto claro y una identidad para el evento.

3. Presupuesto y Finanzas:

Determina un presupuesto realista para cada aspecto del evento.
Considera costos de ubicación, personal, marketing, tecnología, etc.

4. Fecha, Lugar y Logística:

Selecciona una fecha y lugar adecuados según la disponibilidad y necesidades del evento.
Maneja la logística, como alojamiento, transporte, equipos, etc.

5. Planificación del Programa:

Diseña un programa detallado con horarios, actividades, conferencias, etc.
Asegúrate de incluir tiempo suficiente para descansos y networking.

6. Adquisición de Ponentes y Colaboradores:

Invita y asegura la participación de ponentes, artistas o colaboradores relevantes.
Confirma los acuerdos y coordinaciones logísticas.

7. Estrategias de Marketing y Promoción:

Crea un plan de marketing que incluya publicidad, redes sociales, email marketing, etc.
Genera interés y expectación antes del evento.

8. Registro y Gestión de Asistentes:

Establece un sistema eficiente de registro y gestión de entradas.
Prepárate para la entrega de materiales y bienvenida a los asistentes.

9. Ejecución y Coordinación del Evento:

Supervisa la logística y asegura que todo esté en su lugar según lo planeado.
Coordina al equipo de apoyo y maneja cualquier problema que surja.

10. Evaluación Post-Evento y Seguimiento:

Recopila retroalimentación de los asistentes y analiza el éxito del evento.
Evalúa el rendimiento financiero y registra aprendizajes para futuras ediciones.

11. Mantén Comunicación Post-Evento:

Agradece a patrocinadores, ponentes y asistentes.
Mantén contacto con los asistentes para futuras oportunidades.

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