OTROS ASPECTOS DE LOS EVENTOS

Organización 

Se ha escrito mucho de la organización de reuniones en el ámbito corporativo o institucional, pero es escasa la bibliografía sobre los aspectos a considerar cuando los participantes son personas con discapacidad.

Probablemente este silencio significa que no están contemplada su participación o que deben adaptarse, sin embargo, creo que las personas nunca deben adaptarse al evento, sino que el evento debe organizarse para promover la participación de todos los invitados sin perder su esencia. Algunos casos de excepción en esta materia, lo constituyen aquellos eventos promovidos por un anfitrión discapacitado o un evento dirigido especialmente a las personas de este grupo.

Debe considerarse que cuando hablamos de un evento, nos referimos a un encuentro organizado de personas en torno a un interés común, que por su naturaleza promueve la integración de todos. En una organización es frecuente la realización de actos, ceremonias, reuniones y recepciones que toman la forma de eventos políticos, religiosos, culturales, deportivos, sociales y académicos, en donde la clave de éxito es la participación.

Todas las reuniones se celebran en una gran diversidad de lugares como hoteles, centros de convenciones, palacios de congresos, empresas y a menudo nos preguntamos si estas sedes cumplen los requisitos exigidos por la ley para reunir personas, o si son cómodas, incluso si son bellas, sin embargo, en muy pocas ocasiones nos preguntamos si les permiten a todos los invitados participar de todas las actividades más allá de su condición física, de género o de edad.

Las personas con discapacidad están participando cada día más de todas las actividades grupales, de trabajo, de estudio y de recreación, por lo que sería oportuno preguntarnos si verdaderamente pueden participar de nuestro evento sin limitaciones y creo que solo podemos hacerlo, si nos ponemos en lugar del otro y nos informamos acerca de sus necesidades.

Cuando nos dirigimos a “personas con discapacidad” nos referimos a una persona con disminución de una capacidad en un área específica, término que ha desplazado a otros del pasado, tales como, “incapacitado” o “inválido” que se referían a las personas en términos de “sin habilidad” o “de menor valor”

Dentro del universo de personas con discapacidad, debemos distinguir entre aquellas que tienen discapacidad permanente, de las que tienen una discapacidad temporal (embarazo, prótesis o ayudas por breve período) y los adultos mayores de 65 años. Comprendidos en el segmento de las personas con discapacidad permanente, encontramos descriptas las distintas clases de acuerdo con lo expresado por la Clasificación Internacional de Deficiencias, Discapacidades y Minusvalías (editado por el IMSERSO):

• DISCAPACIDAD INTELECTUAL: Se caracteriza por un funcionamiento intelectual significativamente inferior a la media, que compromete globalmente el desarrollo de los sujetos que lo padecen, ya que se ve afectado también el desarrollo en otros aspectos como son el motor, perceptivo, cognoscitivo, lingüístico, afectivo y social, aunque no en forma homogénea.
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• DISCAPACIDAD FÍSICA O MOTORA: Se define como discapacidad física o motora a la dificultad para realizar actividades motoras convencionales, ya sea regional o general. Esta dificultad puede deberse a múltiples causas, congénitas o adquiridas.
• DISCAPACIDAD AUDITIVA: La deficiencia abarca al oído, pero también a las estructuras y funciones asociadas a él. De acuerdo al grado de dificultad se podría hablar de sordera e hipoacusia.
• DISCAPACIDAD VISUAL: Las deficiencias en el órgano de la visión no solo hacen referencia al ojo, sino también a las estructuras y funciones asociadas con él. El grado de deficiencia puede reducirse mediante el recurso de medidas compensadoras, aunque las deficiencias que pueden corregirse mediante el uso de gafas o lentes de contacto no se consideran por lo general una discapacidad visual.

 

Ahora bien, los derechos de las personas con discapacidad están contempladas en la legislación a nivel nacional e internacional. En el orden internacional y de acuerdo con lo expresado por la Organización de las Naciones Unidas, en el artículo 7° de la Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948)  “…Todos son iguales ante la ley y tienen, sin distinción, derecho a igual protección de la ley. Todos tienen derecho a igual protección contra toda discriminación que infrinja esta Declaración y contra toda provocación a tal discriminación…”.

A pesar del amparo de la legislación, para las personas con discapacidad sigue siendo una lucha la inclusión en su comunidad como ciudadano común y sujeto de derecho, para ello, las instituciones públicas deben garantizar la igualdad de oportunidades, proporcionando herramientas que reviertan la discriminación que hoy padecen las personas con discapacidad en ámbitos como el de la educación, el transporte y el trabajo, las empresas deben asegurar su inclusión en las actividades de su negocio y la sociedad toda debe velar por el cumplimiento de las normas de su protección.

Otra cuestión, está relacionada con el desconocimiento que tienen las personas con discapacidad de sus derechos y esta situación va ligada con un paradigma tradicional que las atrapa en un sistema asistencial que no promueve su autonomía y coloca en posición de víctima o beneficiario a la persona con discapacidad. Probablemente contribuya como vía de solución, garantizar el acceso de toda la comunidad a la información sobre los derechos y obligaciones de las personas con discapacidad y de sus familias como punto de partida para que la sociedad respete las normas de su protección.

Como organizar un evento con inclusión

Las personas con discapacidad se comportan de manera similar a cualquier otra de su misma edad, condición social o situación familiar y si desaparecen los condicionantes que la limitan, pueden participar de igual manera de todas las actividades que se proponen en cualquier evento.

La clave en la organización de una reunión, acto o recepción, son los factores de accesibilidad que le permiten a las personas con discapacidad interactuar con el entorno.

• El evento debe ser accesible

Un evento accesible, es aquel que asegura la participación de todos sus invitados y para lograrlo es necesario conocer cuáles son las disposiciones que rigen en cada lugar. 

• Tendrán que tomarse en cuenta reservas de espacios para usuarios de sillas de ruedas. Las reservas se realizarán en forma alternada, evitando zonas segregadas del público y la obstrucción de los medios de salida.
• Cada espacio reservado tendrá 0,80 m de ancho por 1.20 de largo y se ubicarán en plateas, palcos o localidades equivalentes, accesibles y en zonas donde la visual no resulte obstaculizada por vallas o parapetos.
• Se destinará el 2 % de la totalidad de las localidades para los espacios reservados. La cantidad de espacios reservados para ubicar las sillas de ruedas se redondeará por exceso con un mínimo de (4) cuatro espacios.
• Los servicios sanitarios especiales para el público se distribuirán en distintos niveles y a distancias menores o iguales a 30 m de las localidades o espacios reservados para personas en sillas de ruedas.
• En salas de espectáculos donde sea prioritaria la buena recepción de mensajes sonoros, se instalarán sistemas de sonorización asistida para las personas hipoacúsicas y se preverán disposiciones especiales para que permanezca iluminado el intérprete de lenguaje de gestos para sordos cuando se oscurezca la sala. 
• Para cumplir con los requisitos básicos de la accesibilidad en cualquier sitio de reunión, se hace necesario evaluar las instalaciones y los programas de desarrollo de cada evento de modo tal que garanticen la participación de las personas, permitiéndoles;
• El acceso: Es la condición primordial para comenzar a disfrutar de cualquier servicio desarrollado en un espacio y estará condicionado por el tamaño, ubicación y diseño de la puerta.
• La circulación: Las dimensiones y alturas del salón y de los pasillos son fundamentales para brindar los servicios y participar de las actividades.
• La comunicación exitosa: El espacio elegido debe permitir la correcta comunicación y emisión de los mensajes, en las diferentes modalidades existentes. Esto comprende desde los simples paneles de información y señalización, hasta la comunicación verbal, pasando por la comunicación táctil, o las señales lumínicas y acústicas.

• Un evento no debe tener barreras

Existen muchas clases de barreras en los sitios donde se celebran los eventos que no son percibidas por todos de la misma forma. Como organizadores, la inspección de las sedes debe contemplar especialmente todos los obstáculos que impidan o dificulten la interacción grupal, llamados comúnmente “barreras”. De acuerdo con lo establecido en la citada norma sobre “Accesibilidad de personas con movilidad reducida”, la evaluación deberá comprender diferentes aspectos. Dentro del grupo llamado “barreras”, se incluyen a todas las de características físicas: las “barreras arquitectónicas”, las “barreras urbanísticas”, “las barreras en el transporte” y “las barreras en la comunicación”.

Las barreras físicas urbanas, son las existentes en las vías y espacios libres públicos cuya supresión debe considerarse a la luz del cumplimiento de la norma.

1. Itinerarios peatonales: contemplarán una anchura mínima en todo su recorrido que permita el paso de dos personas, una de ellas en silla de ruedas Los pisos serán antideslizantes sin resaltos ni aberturas que permitan el tropiezo de personas con bastones o sillas de ruedas. Los desniveles de todo tipo tendrán un diseño y grado de inclinación que permita la transpirabilidad, utilización y seguridad de las personas con movilidad reducida.
2. Escaleras y rampas: las escaleras deberán ser de escalones cuya dimensión vertical y horizontal facilite su utilización por personas con movilidad reducida y estarán dotadas de pasamanos Las rampas tendrán las características señaladas para los desniveles en el apartado a)
3. Parques, jardines plazas y espacios libres: deberán observar en sus itinerarios peatonales las normas establecidas para los mismos en el apartado a). Los baños públicos deberán ser accesibles y utilizables por personas de movilidad reducida.
4. Estacionamientos: tendrán zonas reservadas y señalizadas para vehículos que transporten personas con movilidad reducida cercanas a los accesos peatonales.
5. Señales verticales y elementos urbanos varios: las señales de tráfico, los semáforos, los postes de iluminación y cualquier otro elemento vertical de señalización o de mobiliario urbano se dispondrán de forma que no constituyan obstáculos para los no videntes y para las personas que se desplacen en silla de ruedas.
6. Obras en la vía pública: Estarán señalizadas y protegidas por vallas estables y continuas y luces rojas permanentes, disponiendo los elementos de manera que los no videntes puedan detectar a tiempo la existencia del obstáculo. En las obras que reduzcan la sección transversal de la acera se deberá construir un itinerario peatonal alternativo con las características señaladas en el apartado a)

Las barreras arquitectónicas son los impedimentos físicos que presenta el entorno construido a las personas con discapacidad. Las presentes en los edificios de uso público o de vivienda, a cuya supresión tenderá por la observancia de los criterios contenidos en el presente artículo.

1. adaptabilidad, la posibilidad de modificar en el tiempo el medio físico con el fin de hacerlo completa y fácilmente accesible a las personas con movilidad reducida.
2. practicabilidad la adaptación limitada a condiciones mínimas de los ámbitos básicos para ser utilizados por las personas con movilidad reducida.
3. visitabilidad la accesibilidad estrictamente limitada al ingreso y uso de los espacios comunes y un local sanitario que permita la vida de relación de las personas con movilidad reducida:

Las barreras en la comunicación son los impedimentos que presentan las formas de emisión, transmisión y recepción de mensajes (visuales, orales, auditivos, táctiles o gestuales) a las personas con discapacidad.

Las barreras en el transporte son los impedimentos que presentan los sistemas de transporte, particulares y colectivos (de corta, media y larga distancia), terrestres, marítimos, fluviales o aéreos a las personas con discapacidad.

Los nuevos conceptos de organización en eventos conducen a la valoración de la diversidad social y las soluciones deben formularse dentro de ese ámbito para generar la plena participación, sin olvidar que deben crearse soluciones específicas para cada categoría de limitaciones personales.

Sin embargo, cuando las barreras se generan causan limitaciones a los participantes que los excluye de las actividades del evento o del grupo, que se denomina discriminación indirecta.

 

Esta discriminación indirecta existe, cuando una disposición legal o reglamentaria, una cláusula convencional o contractual, un pacto individual, una decisión unilateral, un criterio o práctica o bien un entorno, producto o servicio, puedan ocasionar una desventaja particular a una persona respecto a otras.

 

Hay muchos otros aspectos a considerar al organizar eventos:

Seguridad:

1. Planificación de Emergencias:
   • Desarrollar planes de evacuación y procedimientos de seguridad en caso de emergencias.
   • Designar equipos de seguridad y entrenar al personal para situaciones de emergencia.
2. Control de Multitudes:
   • Considerar estrategias para manejar grandes multitudes de manera segura y eficiente.

Logística:

1. Gestión de Invitados y Asistentes:
   • Manejar registros, control de accesos, distribución de identificaciones y seguimiento de asistentes.
2. Alojamiento y Transporte:
   • Coordinar alojamientos para invitados, así como facilitar opciones de transporte para trasladar a los asistentes al evento.

Tecnología:

1. Infraestructura Tecnológica:
   • Asegurar que haya una infraestructura tecnológica sólida para soportar sistemas de registro, presentaciones, iluminación, sonido, etc.
2. Interacción Digital:
   • Integrar tecnología para fomentar la interacción entre los asistentes, como aplicaciones de eventos, encuestas interactivas, etc.

Gestión de Tiempo:

1. Cronograma Detallado:
   • Elaborar un programa detallado del evento para maximizar el tiempo y evitar retrasos.
2. Flexibilidad:
   • Mantener cierta flexibilidad en el programa para adaptarse a imprevistos o cambios inesperados.

Sostenibilidad:

1. Prácticas Sostenibles:
   • Considerar prácticas ecoamigables en la organización del evento, como reciclaje, reducción de residuos, energía renovable, etc.
2. Transporte y Logística Sostenible:
   • Promover opciones de transporte sostenible para asistentes y minimizar la huella de carbono del evento.

Evaluación Post-Evento:

1. Encuestas y Retroalimentación:
   • Recolectar opiniones de los asistentes para evaluar la experiencia general y obtener sugerencias de mejora.
2. Análisis de Resultados:
   • Analizar métricas clave, como la asistencia, la participación y el impacto del evento.

 

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