Organización profesional de eventos
Profesional
El organizador profesional es una persona cuya experiencia y conocimiento le permiten crear un evento inolvidable para el cliente y coordinar todos los medios y recursos necesarios para la producción de reuniones, actos, ceremonias y recepciones.
Su trabajo no es simplemente intermediar entre clientes y proveedores, sino que asume la responsabilidad por el éxito del desarrollo total del evento que le han confiado. Por ello, es necesario que el organizador pueda pensar y ofrecer su servicio en forma integral (creación – planificación – puesta en escena –seguimiento).
En esta línea, resulta necesario contar con una sólida formación multidisciplinaria con experiencia en las diferentes actividades que promueven la realización de un evento, contar con capacidad para liderar grupos y coordinar equipos de tareas y demostrar un conocimiento profundo del mercado en el que se mueve.
Asimismo, el organizador profesional no puede abarcar todas las necesidades que surgen del mercado y es necesario que se especialice en un segmento del sector, en una oferta o en un determinado público, lo que no limita su crecimiento en otras actividades, pero le dan prestigio comercial.
En cuanto a la oferta del organizador, puede asumirse integralmente cuando el cliente lo contrata para el desarrollo total del evento, desde su creación, y tiene la responsabilidad de efectuar las contrataciones necesarias con los proveedores.
Sin embargo, también nos encontramos a menudo con clientes que desean asumir la organización del evento y contratan al organizador profesional para que se encargue de una tarea o etapa en particular, brindando un servicio más acotado y respondiendo a las instrucciones puntuales del cliente.
Siempre hay que recordar que, cuando un cliente nos encomienda un evento, no está simplemente haciendo una contratación más, sino que su acción es un voto de confianza depositado en las manos de un organizador, porque el evento es un producto irrepetible que se materializa en el mismo momento en que es consumido.
La acción conjunta de las empresas patrocinadoras, organizadoras y de coordinación en la organización de eventos
La producción de reuniones, ceremonias, actos y recepciones requiere de la suma de voluntades orientadas fuertemente hacia los objetivos y finalidad del evento y esta expresión cobra más sentido cuando observamos detenidamente quiénes integran un grupo organizador:
- Empresa o grupo organizador.
- Empresa o grupo coordinador y comités.
- Empresas patrocinantes.
- Empresas auspiciantes.
- Empresas adherentes.
El grupo organizador está generalmente conformado por varias empresas, entidades o instituciones que intervienen en la realización y su interrelación es muy compleja; sin embargo, para que funcione de manera coordinada se delimitan sus actividades según la consideración de los siguientes aspectos:
Quiénes tomarán las decisiones en la organización y desarrollo del evento.
Quiénes, cuándo y cómo se designarán los representantes del comité organizador ante distintos sectores (sociales, políticos o económicos) para la integración y difusión del evento.
Quiénes serán responsables de celebrar las contrataciones y asumir los costos económicos y legales que se desprendan de la realización del evento.
Quiénes serán los responsables de coordinar, supervisar y ejecutar los programas trazados para la realización del evento.
El grupo coordinador está conformado por aquellas personas que tienen a su cargo la organización integral del evento desde su planificación hasta su realización. En ocasiones, los integrantes de este grupo interdisciplinario son parte del personal de la empresa o empresas que patrocinan el evento y, en otras ocasiones, esta tarea se encomienda a un grupo consultor a nivel de staff.
Los organizadores profesionales de eventos independientes acostumbran a encarar sus actividades en equipos de trabajo con dinámicas propias. El trabajo en equipo implica un grupo de personas que trabajan de manera coordinada en la ejecución de un proyecto. El equipo responde por el resultado final del evento y no cada uno de sus miembros de forma independiente cualquiera sea su relación con el patrocinador.
En este equipo, cada miembro está especializado en un área profesional determinada que afecta al proyecto. Cada integrante del equipo es responsable de un cometido y solo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante porque su acción obedece a un fin común.
Por otro lado, los patrocinantes, auspiciantes y adherentes son las empresas o grupos empresarios e instituciones oficiales que colaboran parcial o totalmente con el financiamiento del proyecto y comparten intereses que contribuyen a su realización y difusión.
Ahora bien, la dinámica de la relación entre los actores que promueven la producción de un evento da origen a distintos modelos de organización en la gestión de los eventos:
a) Modelo simple directo
En este modelo, la empresa que patrocina el evento designa a una persona, grupo o sector como encargado de su producción, que toma las decisiones y se encarga directamente o a través de sus autoridades de convenir los patrocinios, auspicios y adhesiones con las organizaciones e instituciones que deseen participar.
b) Modelo simple indirecto
En este modelo, la empresa que patrocina el evento contrata a un organizador profesional encargado de su producción, que toma las decisiones y trata directamente con las organizaciones e instituciones para convenir los patrocinios, auspicios y adhesiones. La organización del evento es responsabilidad completa del organizador profesional y la empresa patrocinante es su cliente.
c) Modelo múltiple
En este modelo, las empresas que patrocinan el evento son varias y contratan a un organizador profesional encargado de su producción, que toma las decisiones de su organización y responde ante cada una de las empresas a través del coordinador general que las representará a todas ellas tomando las decisiones en su nombre.
El organizador de eventos trata directamente con las organizaciones e instituciones para convenir los patrocinios, auspicios y adhesiones, y depende del coordinador general para la aprobación de sus acciones.
La organización profesional de eventos implica la planificación y ejecución de eventos de manera experta y eficiente para satisfacer las necesidades específicas del cliente:
1. Comprensión de las Necesidades del Cliente:
- Reunión Inicial: Entender los objetivos, la visión y las expectativas del cliente para el evento.
- Identificación de Requisitos: Establecer claramente los requisitos específicos del evento y las preferencias del cliente.
2. Desarrollo de Estrategia y Planificación:
- Planificación Estratégica: Crear una estrategia detallada que alinee los objetivos del evento con las acciones necesarias.
- Establecimiento de Objetivos: Definir metas claras y medibles que el evento debe lograr.
3. Presupuesto y Finanzas:
- Determinación del Presupuesto: Establecer un presupuesto realista basado en los objetivos y requisitos del evento.
- Gestión Financiera: Administrar y distribuir el presupuesto de manera eficiente durante la planificación y ejecución del evento.
4. Selección de Ubicación y Logística:
- Ubicación Adecuada: Identificar y seleccionar un lugar que se ajuste a las necesidades y al tamaño del evento.
- Gestión Logística: Coordinar aspectos logísticos como transporte, alojamiento, catering, equipamiento técnico, etc.
5. Marketing y Promoción:
- Estrategia de Marketing: Desarrollar y ejecutar estrategias de promoción para generar interés y aumentar la asistencia al evento.
- Difusión en Redes Sociales: Utilizar plataformas digitales para llegar al público objetivo.
6. Gestión de Asistentes y Experiencia del Usuario:
- Registro Eficiente: Implementar sistemas de registro fáciles de usar para los asistentes.
- Experiencia del Asistente: Asegurar una experiencia agradable y sin contratiempos para los participantes.
7. Coordinación y Ejecución del Evento:
- Gestión de Equipos: Coordinar equipos de trabajo para garantizar una ejecución fluida del evento.
- Supervisión en el Día del Evento: Supervisar todas las actividades para asegurar que el evento se desarrolle según lo planeado.
8. Evaluación Post-Evento y Análisis:
- Recopilación de Feedback: Obtener comentarios y opiniones de los asistentes y partes involucradas.
- Análisis de Resultados: Evaluar el éxito del evento en relación con los objetivos establecidos.
9. Mejora Continua y Retroalimentación:
- Identificación de Áreas de Mejora: Utilizar la retroalimentación para identificar aspectos a mejorar en futuros eventos.
- Aprendizaje Continuo: Aplicar lecciones aprendidas para mejorar la calidad de la organización de eventos.
Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.