ORGANIZACIÓN, COMITÉS Y FUNCIONES
Organización
El Comité Organizador y el Comité Ejecutivo son los órganos esenciales en el desarrollo de una competición que va a mover a un número determinado de deportistas y a una serie de miembros de la Familia Deportiva durante un período de tiempo de duración, variable en función del nivel y del tipo de deporte del que se trate.
El comité organizador es el eje central de la organización de la competición.
En algunas ocasiones, los derechos de organización de la competición son adquiridos, cedidos ó propios de empresas privadas
En el caso de que una competición esté organizada por una empresa privada, el comité organizador estará formado por los directivos de la empresa, generalmente en colaboración con los miembros destacados de la federación deportiva que se trate, mientras que el comité ejecutivo lo conformarán las áreas operativas de la misma.
El Comité de Honor está formado por los miembros de mayor cargo de cada institución que financia la competición y por aquellos que se consideren más adecuados (Casa Real p.e.) No tienen responsabilidades ejecutivas en el desarrollo de la competición. Su representación aporta imagen a la competición. El Comité de Honor no debe de saturarse por lo que se recomienda una personalidad por institución representada.
El Comité Organizador debe formalizarse antes de la presentación de la Candidatura Oficial de la Ciudad como sede de los Campeonatos y debe estar formado por los cargos más representativos de las instituciones implicadas en la competición y por el director del Comité Ejecutivo.
Sus funciones deben ser las siguientes:
- Propuesta y aprobación de los diferentes Comités.
- Designación de los miembros del Comité Ejecutivo.
- Propuesta de miembros del Comité de Honor.
- Aprobar el Plan General y los Planes de Organización.
- Aprobar el Presupuesto, sus revisiones periódicas y su liquidación.
- Aprobar los sistemas de control de las funciones del Comité Ejecutivo.
- Supervisar y aprobar las tareas del Comité Ejecutivo.
- Coordinar las Relaciones Institucionales.
- Definir y supervisar el Plan de Hospitalidad y el Protocolo.
El Comité Organizador debería reunirse una vez al trimestre desde su constitución hasta la celebración de la competición y mensualmente durante los seis meses antes de la misma.
El Comité Ejecutivo es una organización profesional que ejecuta las directrices establecidas por el Comité Organizador. En su composición puede incluirse la participación de empresas especializadas en la organización de competiciones deportivas, así como expertos en las diferentes áreas en las que se va a estructurar en propio Comité.
Sus funciones serían las siguientes:
- Elaborar el Plan General y los Planes de Organización.
- Elaborar el Presupuesto y su administración.
- Proponer las personas responsables de cada área.
- Gestionar los recursos económicos.
- Dirigir y coordinar los diferentes programas y proyectos.
- Crear la estructura necesaria para el correcto desarrollo de la competición.
- Gestionar la selección y formación de los recursos humanos.
- Adecuar las diferentes instalaciones de entrenamiento y competición.
- Preparar el informe final y la liquidación presupuestaria.
El Comité Ejecutivo debe reunirse con cierta periodicidad desde su constitución e intensificar las reuniones a medida que se acerca la celebración de la competición.
Evidentemente el principal protagonista de la organización de la competición debe ser este Comité Ejecutivo creado para la competición, en la que estaría integrada la Federación Nacional. La experiencia que puede aportar el personal de alguna empresa especializada puede ser importante a la hora de asesorar e incluso dirigir el Comité Ejecutivo.
El Comité Ejecutivo debe constituir un grupo de trabajo de carácter multidisciplinar que entienda de todas las fases del proyecto, aunque la incorporación de los diferentes profesionales será progresiva en función de cada fase del mismo.
La organización eficaz de comités y funciones dentro de una estructura establecida es fundamental para alcanzar metas y objetivos específicos en diversas áreas:
Organización:
- Comités Directivos o Ejecutivos:
- Responsables de la toma de decisiones estratégicas y la dirección general de la organización.
- Funcionan a nivel superior y suelen estar compuestos por líderes clave.
- Comités Funcionales:
- Encargados de áreas específicas como finanzas, recursos humanos, marketing, etc.
- Se enfocan en aspectos operativos y tácticos de la organización.
- Comités Ad Hoc o Especiales:
- Creados para abordar asuntos específicos o temporales, como comités de crisis, proyectos especiales, etc.
Funciones y Responsabilidades:
- Planificación Estratégica:
- Desarrollar metas, objetivos y estrategias a largo plazo para la organización.
- Gestión de Recursos Humanos:
- Contratación, desarrollo, evaluación y retención del talento humano.
- Finanzas y Presupuesto:
- Supervisar aspectos financieros, presupuestos, inversiones, informes financieros, etc.
- Marketing y Ventas:
- Desarrollo de estrategias de marketing, promoción de productos/servicios, análisis de mercado, etc.
- Operaciones y Logística:
- Gestión de procesos operativos, logística, cadena de suministro, control de calidad, etc.
- Desarrollo de Productos/Servicios:
- Investigación, desarrollo, lanzamiento y mejora continua de productos o servicios.
- Relaciones Públicas y Comunicación:
- Mantener una imagen positiva de la organización, comunicación interna y externa, gestión de crisis, etc.
Funciones de los Comités:
- Establecer Objetivos y Estrategias:
- Definir metas específicas y las estrategias para alcanzarlas.
- Toma de Decisiones:
- Analizar información y tomar decisiones importantes para la organización.
- Coordinación y Supervisión:
- Supervisar la implementación de estrategias y asegurar el cumplimiento de objetivos.
- Seguimiento y Evaluación:
- Revisar y evaluar el progreso hacia metas establecidas, realizar ajustes si es necesario.
- Facilitación y Colaboración:
- Fomentar la colaboración entre diferentes áreas y equipos dentro de la organización.
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