Organice su archivo
Tipos de archivos
La organización es un suceso especial.
No la hagas todos los días.
Esta ficha se refiere a dos tipos de archivos: el que usted guarda en su ordenador y el físico en el que usted guarda papeles de todo tipo.
Cada vez el segundo tipo de archivo va cediendo espacio al primero por razones obvias: ocupa menos espacio, lleva poco tiempo el recuperar un documento y no amarillea ni se llena de polvo.
Sin embargo, yo soy partidario de conservar el archivo físico. Recientemente me ha sido imposible recuperar algunos programas antiguos que se grabaron con versiones muy anteriores de PowerPoint que estaban deteriorados, y gracias al archivo material sobre papel he podido recuperarlas. Además, aunque usted sea previsor y duplique el archivo informático en dos lugares: el disco duro y un disco externo, siempre viene bien trabajar en el trapecio sabiendo que tenemos la red de seguridad abajo.
Si usted se organiza su archivo físico con un orden determinado, puede utilizar el mismo orden para su archivo informático y en él debe guardar todos los documentos relacionados con la actividad profesional.
Sin pretender sentar cátedra, le reproduzco un esquema de mi propio archivo:
| Primer grado | Segundo grado | Tercer grado |
| LIBROS29 | Libro A | Versión original del libro30 Modificaciones en ediciones sucesivas31 Fotografías
Ilustraciones |
| Portada y 4.a de cubierta
Material relacionado Correspondencia recibida32 Correspondencia editorial33 |
||
| LIBROS | Libro B
Libro C |
Versión original del libro Modificaciones en ediciones sucesivas Fotografías
Ilustraciones Portada y 4.a de cubierta Material relacionado Correspondencia recibida Correspondencia editorial (se repite el mismo esquema) |
| CLIENTES | Cliente A | Cursos34
Material35 Correspondencia Diversos36 |
| Cliente B | Cursos
Material Correspondencia Diversos |
|
| Prospectivo A37 | Cursos
Material Correspondencia Diversos |
|
| Prospectivo B | Cursos
Material Correspondencia Diversos |
|
| CURSOS38 | Curso A | Documentación escrita
Transparencias Vídeos |
| Timing39
Manual del formador40 Documentación escrita Transparencias Vídeos Timing Manual del formador |
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| Burocracia | Contabilidad
Facturas Cartas y faxes Caja chica Otros |
|
| Material | Transparencias
Videos Casos Juegos |
|
| Archivos recibidos | Música
Pelis Vídeos Otros |
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| Mis imágenes | Fotos actividad
Cuadros Fotos personales |
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| Material diverso | Libros relacionados
Curiosidades |
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| CONFERENCIAS | Título A | (El mismo esquema que para los cursos) |
Utilizar este tipo de archivo es un trabajo adicional al final de cada curso, que se ve compensado con el ahorro de tiempo que supone que le hagan un nuevo encargo y que en minutos esté en condiciones de montar el próximo curso, sin perder la cabeza buscando dónde guardó este o aquel archivo y preguntándose si las personas que asisten a este curso ya lo conocen a usted o no, o si puede aplicar un juego nuevo para ellos sin que al hacerlo alguien le diga: Esto ya lo hicimos en el curso sobre comunicación interna en el puesto de trabajo.
Existen diversos tipos de archivos, cada uno diseñado para almacenar, organizar y procesar información de diferentes maneras:
1. Documentos de Texto:
- .DOCX, .DOC: Documentos de Microsoft Word.
- .PDF: Formato de documento portátil que conserva el diseño original.
- .TXT: Archivos de texto plano sin formato específico.
2. Hojas de Cálculo:
- .XLSX, .XLS: Formatos de Microsoft Excel para hojas de cálculo.
- .CSV: Archivos de valores separados por comas que contienen datos tabulares.
3. Imágenes:
- .JPG, .JPEG: Formato de imagen común para fotografías.
- .PNG: Utilizado para imágenes con transparencia.
- .GIF: Formato de imagen animada.
4. Audio:
- .MP3: Formato de audio comprimido.
- .WAV: Formato de audio sin pérdida de calidad.
- .M4A: Formato de audio utilizado en dispositivos Apple.
5. Video:
- .MP4, .AVI: Formatos de video comunes.
- .MOV: Formato de video utilizado por Apple QuickTime.
- .WMV: Formato de video de Windows Media.
6. Archivos Comprimidos:
- .ZIP, .RAR: Archivos comprimidos que contienen varios archivos en uno solo para facilitar su transferencia.
7. Presentaciones:
- .PPTX, .PPT: Formatos de Microsoft PowerPoint.
- .KEY: Formato de presentación de Apple Keynote.
8. Archivos de Programa:
- .EXE: Archivos ejecutables en entornos Windows.
- .APP: Aplicaciones utilizadas en sistemas macOS.
- .APK: Formato de aplicación de Android.
9. Archivos de Datos:
- .DB, .SQL: Bases de datos o scripts SQL.
- .JSON, .XML: Archivos de intercambio de datos estructurados.
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