Ordenamiento de las autoridades

Poder 

A nivel internacional, el orden de las autoridades está establecido por norma del Poder Ejecutivo de cada Estado y convenida por los organismos Internacionales y entre Estados.

A nivel nacional está regulado por el Real Decreto 2099/83

El orden que rige entre las autoridades en un país, se basa en la organización política y administrativa del Estado y refleja la configuración de Poderes.

En el ámbito corporativo se toman estas normas como referencia y se establecen criterios que permitan considerar la distribución de las autoridades entre sí y dentro de su jurisdicción el status está determinado por la estructura organizativa de cada empresa o institución.

Es habitual efectuar la reserva algunos lugares en un auditorio para los invitados más destacados y su ubicación será establecida de acuerdo a su precedencia que en el caso de autoridades oficiales está determinada por el Decreto mencionado y en el caso de autoridades del ámbito privado se establecerá por orden alfabético, de sus apellidos o de la denominación de la empresa de la cual procede.

El tratamiento de los símbolos y la identidad institucional

Es frecuente que en los actos académicos y en las reuniones culturales se coloquen símbolos nacionales y es obligatorio en las ceremonias solemnes. En estos casos la ubicación del pabellón nacional estará regida por el principio de la derecha del estrado, escenario, atril o simplemente pared o entrada principal del salón. El resto de los símbolos nacionales se disponen de acuerdo al orden alfabético en español de la denominación de los respectivos países.

Cuando el número de banderas es par, la bandera nacional ocupará siempre el lugar de honor que es la derecha, a partir de la cual se colocarán las banderas de las CCAA en orden alfabético. En cambio, si el número de banderas es impar, el lugar central se convierte en el de preferencia y le corresponde a la bandera nacional, a partir de la cual se disponen las banderas por orden alfabético y de derecha a izquierda en forma intercalada.

Es importante destacar, que las banderas deben tener siempre la misma categoría entre ellas y no se pueden mezclar banderas nacionales con provinciales o municipales, ni tampoco con los banderines institucionales.

Las banderas, banderines o estandartes institucionales pueden participar de los actos, ceremonias y reuniones, pero no son comparables, ni sustituyen a los símbolos nacionales, por lo tanto, toman ubicación a la izquierda del salón o persona que preside el encuentro o son colocadas fuera de línea respecto de los símbolos.

Los himnos nacionales que habitualmente se incluyen al inicio de un encuentro deportivo o en un acto o ceremonia en donde participen dos o más países en representación de su Estado, deben tocarse en primer lugar el del país sede y seguidamente el del país visitante. También puede ocurrir que entre los países participantes no se encuentre el país sede, por tanto, el orden seguirá las prescripciones internacionales ordenados alfabéticamente de acuerdo al idioma del país sede del encuentro.

Los símbolos religiosos se ubicarán siempre a la izquierda de la persona que preside la reunión o pared o acceso principal del salón.

Al igual que en el caso de los símbolos, los representantes de los diferentes Estados tienen precedencia de acuerdo al orden alfabético en el idioma del país sede del evento y toman ubicación de acuerdo a este criterio.

Los regalos institucionales

Cuando en el ámbito de un evento, llega una autoridad extranjera, se recibe especial colaboración de algún funcionario nacional, o se recibe a presidente de la casa matriz o de una Institución, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento. Cabe recomendar al respecto las siguientes alternativas:

Artículos tradicionales o artesanales: De ser el caso, procurar elegir aquellos productos que sean representativos de la cultura del país o la región y que no signifiquen una molestia al agasajado cuando necesite trasladarlo a su país de origen (volumen, normas de aduana, fragilidad del obsequio, etc.).

Artículos de ambientación: Dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos objetos y/o útiles de oficina (relojes de mesa, agendas, etc.).

Obras de arte: Se pueden adquirir en el mercado pinturas, tejidos y esculturas pequeñas con motivos autóctonos, siempre observando las limitaciones de las normas de aduana vigentes para obras de arte.

Publicaciones y libros: Es una buena costumbre obsequiar libros, libros de fotografías y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del país. También se pueden entregar las publicaciones, medallas y recuerdos corporativas o institucionales.

Flores: La entrega de flores es una cortesía que los organizadores deberán tener en cuenta cuando las autoridades son mujeres o provienen del ámbito diplomático y si vienen acompañados de la esposa deben preverse la entrega de flores de bienvenida. 

ENCUENTROS CORPORATIVOS E

INSTITUCIONALES

La organización de eventos educativos y culturales

Un evento de tipo cultural se define como una estrategia que sirve para difundir los proyectos culturales de las empresas, instituciones y comunidades con el principal objetivo de crear una imagen positiva en sus mercados y sociedades. El llamado marketing cultural, ha cobrado fuerza en este siglo gracias a la necesidad de las empresas por comunicarse y legitimar su acción ante la sociedad en general y les otorga prestigio en el mercado al que pertenece y lo transfiere a sus productos y servicios. 

Por ello, es cada vez más frecuente la demanda de eventos culturales por parte de las organizaciones e instituciones que son utilizados por las empresas, con el objetivo de difundir sus productos y servicios en los grupos o mercados a los que les llama la atención la cultura.

En los eventos de promoción cultural, los interlocutores son las instituciones privadas, públicas, los gobiernos, las colectividades, artistas, actores culturales y grupos de pertenencia.

Entre los eventos culturales se cuentan: a) Los eventos artísticos, tales como, muestras, presentaciones de obras, talleres y exhibiciones y b) Festejos populares, tales como, fiestas culturales y religiosas, regionales, temáticas populares, fiestas de colectividades, festivales y conciertos.

Los eventos educativos, son aquellos encuentros que tienen por objetivo, la difusión de nuevos conocimientos, el debate de temáticas propias de un sector profesional o comercial, el arribo de conclusiones disciplinares, la formación, la educación y la capacitación o el entrenamiento de las personas. 

En torno a estos eventos, se organizan muchas de las actividades que ocurren en el mundo corporativo, institucional y de los negocios, por ejemplo, una charla de capacitación para vender un sistema informático, un taller para motivar a un equipo de ventas o un simposio profesional que tiene por objetivo arribar a conclusiones que se convertirán en un proyecto de ley. 

También existen eventos que son propios del mundo educativo y que demandan las instituciones de este sector – escuelas, institutos y universidades -, por ejemplo, las colaciones de grados.

 

Sin lugar a dudas, la importancia para el organizador que trabaja con empresas e instituciones de estos eventos es indiscutida, ya que en la mayoría de los eventos que se le solicitan, se incluyen actividades relativas a este campo. 

 

El ordenamiento de autoridades en un evento, especialmente en contextos académicos o profesionales como congresos, conferencias o simposios, es fundamental para garantizar la fluidez, la organización y el respeto durante las actividades:

Autoridades Principales:

1. Presidente del Evento:
   • Responsable de dar la bienvenida, introducir y moderar las sesiones principales.
2. Comité Organizador:
   • Encargado de la planificación, logística y coordinación general del evento.

Autoridades Invitadas:

1. Conferenciantes Principales:
   • Ponentes destacados o expertos invitados para presentar temas específicos.
2. Patrocinadores o Colaboradores Destacados:
   • Representantes de entidades o empresas que respaldan el evento y contribuyen significativamente.

Moderadores o Facilitadores:

1. Moderadores de Sesiones:
   • Encargados de dirigir, facilitar y mantener el orden durante las sesiones o paneles de discusión.
2. Facilitadores de Talleres o Grupos de Trabajo:
   • Guiar y coordinar actividades prácticas o dinámicas dentro del evento.

Orden de Protocolo:

1. Presentación Inicial:
   • Introducción por parte del Presidente del Evento para dar inicio.
2. Conferenciantes Principales:
   • Presentación de los ponentes principales o invitados especiales en momentos relevantes del programa.
3. Autoridades Organizativas:
   • Reconocimiento del Comité Organizador y agradecimientos a patrocinadores o colaboradores.
4. Moderadores y Facilitadores:
   • Presentación de los moderadores de sesiones y facilitadores de actividades.

Roles Durante el Evento:

1. Presidente del Evento:
   • Da la bienvenida, presenta a los ponentes, modera las sesiones y cierra el evento.
2. Conferenciantes Principales:
   • Presentan sus ponencias o participan en debates según la programación.
3. Moderadores:
   • Mantienen el orden, facilitan preguntas y dirigen el flujo de la discusión en las sesiones.
4. Facilitadores:
   • Guían las actividades prácticas o talleres asignados durante el evento.

 

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