Operaciones básicas de cobro y pago

Principios 

En muchas organizaciones, sobre todo las que comercializan productos y servicios, se realizan funciones relacionadas con el cobro y el pago. En principio, estas tareas no tienen una especial dificultad, pero se deben conocer cuáles son los principios básicos a la hora de realizar ciertas operaciones.

Tipos de operaciones:

Los trabajadores que realicen funciones de cobro y pago tienen la obligación de cobrar y pagar los servicios o productos ofrecidos. Existen diferentes formas de pago:

• Pago al contado, en el que el cliente recibe un producto o servicio y lo paga en metálico.
• Pago aplazado, en el que se abona la cantidad que valga el producto comprado en el tiempo que por contrato ha acordado. El pago aplazado puede ser a corto plazo (menos de un año) o a largo plazo (más de un año).

Funciones:

Las empresas que venden y comercializan productos y servicios deben contar con sistemas de cobro que faciliten las distintas tareas relacionadas con el mismo. Es importante tener en cuenta el funcionamiento y las características de las cajas y equipos que son utilizados en el pago de las operaciones de venta.

Las características de los sistemas de pago y cobro elevan la calidad de atención al cliente y agilizan la gestión de los servicios de compraventa. Mediante la aplicación de los sistemas de cobro los negocios pueden brindar una inmejorable atención, haciendo mecánica la tarea de compra y venta, facilitando sistemas de pago, además de realizar tareas relacionadas con la facturación y la contabilidad de los establecimientos de venta.

Las empresas tienen que ser capaces de emplear diferentes formas de gestión si hablamos desde el punto de vista de la gestión de cobros y pagos.

Las formas de gestión de pagos y cobros más utilizadas son las siguientes:

• Pago anticipado: el cliente realiza el pago de un producto o servicio de forma adelantada. Cuando se trata de un producto, el pago se realiza en el momento del pedido. Cuando se trata de un servicio, el pago se realiza en el momento en el que se firma el contrato o se pide la cita. El pago anticipado se puede realizar de diferentes formas: en metálico, por transferencia bancaria, cheque, etc…
• Pago al contado: la gestión de este pago se realiza una vez que se recibe la mercancía o se disfruta del servicio.
• Pago aplazado: en este caso, el pago se realiza después de haber adquirido el producto o disfrutado del servicio. Las formas de este tipo de pagos son:
  • Pago parcial: una parte de realiza al contado y la otra se aplaza
  • Un solo pago: el importe se paga cuando se haya vencido la fecha, por ejemplo, pasados 60 días de la compra.
  • Fraccionado: se divide el importe en varios plazos y se van pagando con las respectivas fechas de vencimiento.

Descripción de medios de pago

Se llama medios de cobro y de pago a las modalidades a través de las cuales podemos efectuar una compra.

Una de las formas de pago que más se ha utilizado es el pago en efectivo, no obstante este tipo de pago ya no es tan utilizado los compradores debido a las nuevas formas de cobro y pago que existen en la actualidad.

Los sistemas de pago están compuestos por unas herramientas, instrucciones, reglas y canales que facilitan a los vendedores y a los compradores a realizar las operaciones comerciales de manera rápida, competente y segura.

La principal función de las formas de cobro y pago es facilitar la actividad comercial, además de otras tales como:

• Poder realizar las compras desde diferentes medios o dispositivos
• Facilitar las operaciones comerciales
• Darles seguridad a los compradores, ya que no tendrán que llevar grandes cantidades de dinero en efectivo.
• Darles a los vendedores los suficientes mecanismos para poder llevar más nichos de mercado.

Existen diferentes sistemas de medios de cobro y pago, entre los que podemos destacar los siguientes: el pago en efectivo, la transferencia bancaria, los pagos a través de los teléfonos móviles y los pagos a través de internet. 

El pago en efectivo se realiza a través de los billetes y monedas de euro, que son, actualmente, los únicos medios de pago de curso legal en España, así como dentro del a zona euro de la UE. Por lo tanto, ningún establecimiento comercial, banco, administración u otro acreedor pude oponerse al pago en efecto.

Otra forma de pagar productos o servicios es a través de la domiciliación bancaria, consiste en dar una orden de pago a través del número de cuenta y la autorización del titular de la cuenta bancaria. Normalmente, este tipo de pagos viene establecidos para pagos o cobros fijos tales, como por ejemplo, suministros, las cuantías fijas de tarjetas de crédito, servicios mensuales como el colegio el gimnasio

El pago contra rembolso es un medio de pago utilizado cuando la compra se realiza a distancia. Normalmente este tipo de compras se realizan a través de internet, teléfono o por catálogo. Digo pago consiste en abonar el coste del pedido una vez que este se ha entregado en el domicilio o en el lugar de la entrega. El dinero abonado, se entregara al repartidor. Cabe destacar, que este pago es generalmente en efectivo. Debido a la inseguridad de los consumidores, el pago contra rembolso se ha convertido en uno de los medios de pago más cómodos y seguros a través de la red.

El pago a través de los teléfonos móviles consiste en una serie de servicios que permiten realizar transacciones financieras a través de los teléfonos móviles. 

A través de estos se pueden realizar transferencias a entidades bancarias o a personas físicas. Se pueden realizar los siguientes pagos:

• Transferencias de dinero ( entre distintos usuarios de telefonía móvil)
• Compras ( comercio electrónico móvil o M-commerce)
• Pago móvil en el punto de venta (utilizando el propio teléfono y acercándolo a un lector óptico determinado, por ejemplo a través de la tecnología NFC).

Esta forma de pago está siendo cada vez más utilizada por los usuarios. Gracias a las nuevas tecnologías y a la utilización de los smartphones son cada vez más personales las que optan por este tipo de forma de pago. Por otra parte, gracias a las distintas aplicaciones telefónicas existe la previsión de que esta forma de pago se multiplicará en los próximos años, convirtiéndose en un instrumento cómodo y fácil de utilizar para optimizar las compras.

En la actualidad podemos decir que internet es uno de los instrumentos más importantes de comunicación. Por ello, un sistema de pago electrónico es fundamental en el proceso de compraventa del comercio electrónico.

Los métodos de pago más utilizados en internes son los offline (fuera de la red) y los online (dentro dela red):

• Métodos offline:

• • Contra reembolso: el cliente formaliza el pago una vez que ha recibido el producto. El vendedor debe verificar la dirección física del comprador y su disposición a la compra.
  • Giro postal o telegráfico: utilizando el correo, el cliente envía el dinero al comerciante
  • Deposito en cuenta corriente: se trata de un sistema seguro, aunque el pago no es automático y tiene una comisión que soporta el comprador.
  • Western Union: un sistema de pago denominado quick pay, que acredita directamente en la cuenta corriente del comerciante el pago efectuado por su cliente en cualquier sucursal del Western Union en el mundo.

• Métodos online:

• • PayPal: es rápido, seguro e internacional. El cliente nos puede enviar dinero deduciéndolo de su tarjeta de crédito. Se pueden consultar las condiciones en la página web: www.paypal.com
  • Tarjetas de crédito: es el sistema más utilizado, puesto que es fácil de usar y automatizado. Un comercio, para poder cobrar de esta forma, tiene que instalar una plataforma segura de pago que le permitirá al comerciante electrónico verificar, y luego debitar de la tarjeta de crédito del cliente, un determinado importe de forma segura.
  • Tarjetas de crédito 3D Secure: son la nueva forma de pago desarrollada por Vista y Mastercad, que hace posible la realización de compras seguras en internet y autentifica al comprador como legítimo titular de la tarjeta que está utilizando. La forma de compra es igual que la tarjeta de crédito, solo que el sistema pedirá una clave para verificar que eres titular.

 

Las operaciones básicas de cobro y pago son fundamentales en la gestión financiera de una empresa:

Operaciones de Cobro:

1. Efectivo: Recepción de pagos en efectivo por bienes o servicios.
2. Transferencias Bancarias: Cobro a través de transferencias electrónicas de dinero desde cuentas de clientes.
3. Tarjetas de Crédito/Débito: Aceptación de pagos mediante tarjetas de crédito o débito en punto de venta o en línea.
4. Cheques: Recepción y depósito de cheques emitidos por clientes.

Operaciones de Pago:

1. Efectivo: Pago en efectivo por bienes, servicios, salarios u otros gastos.
2. Transferencias Bancarias: Realización de pagos mediante transferencias electrónicas a proveedores, empleados u otros destinatarios.
3. Cheques: Emisión de cheques para pagar facturas, salarios o cualquier otro compromiso financiero.
4. Tarjetas de Crédito/Débito: Uso de tarjetas empresariales para realizar pagos.

Plataformas de Pago Online:

1. Pasarelas de Pago: Uso de plataformas como PayPal, Stripe o Square para recibir pagos en línea.
2. Facturación Electrónica: Emisión y envío de facturas electrónicas con opciones de pago en línea.
3. Sistemas de Pago Recurrente: Configuración de pagos automáticos periódicos para suscripciones o servicios recurrentes.

Herramientas Financieras:

1. Cuentas Bancarias Empresariales: Utilización de cuentas dedicadas para gestionar ingresos y pagos de la empresa.
2. Software Contable y de Gestión Financiera: Uso de programas especializados para registrar y controlar las transacciones financieras.

Procesos Administrativos:

1. Registro y Conciliación: Documentación y registro de todas las transacciones, así como la conciliación periódica de cuentas.
2. Gestión de Flujo de Caja: Control y seguimiento del flujo de efectivo para asegurar la liquidez necesaria.
3. Negociación de Términos de Pago: Establecimiento de acuerdos con proveedores y clientes en cuanto a plazos y condiciones de pago.

 

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