Métodos de clasificación

Agrupación

La importancia de una buena clasificación estriba en poder agrupar y guardar de una forma ordenada y eficaz la misma para poder localizar posteriormente un documento contenido en el archivo de una manera sencilla, cómoda y rápida, para ello existen diversos métodos:

• Alfabético

El sistema alfabético se basa en la utilización del alfabeto y, por tanto, del uso de la letra para clasificar.

Este método se basa en clasificar los distintos documentos en función del orden que ocupan las letras dentro del alfabeto. Para ello, lo primero que se deberá determinar será la palabra principal u ordenatriz, que será la que marque el criterio de ordenación, por tanto, será necesario realizar una buena elección de ella con el fin de evitar posibles dudas.

Existen una serie de normas para realizar una clasificación alfabética en función de aquello que deseamos clasificar, dichas normas las separamos en dos, por un lado aquellas que afectan a los nombres de las personas y , por otro, aquellas normas que afectan a los nombres de las empresas.

1. Normas que afectan a las personas: Para la clasificación de personas usaremos como palabra clave u ordenatriz su primer apellido. Cuando dos personas se apelliden igual se ordenará por su segundo apellido. Si tuvieran los mismos apellidos entonces se usará como palabra clave el nombre propio o la inicial. Cuando dos personas coincidan en nombre y apellidos, entonces se usara como palabra ordenatriz la población de residencia o la calle. Cuando existan apellidos compuestos, el criterio a seguir será considerar estos como separados, de esta manera es como si la persona tuviese tres apellidos. Cuando los nombres van precedidos de títulos, estos últimos no se tendrán en cuenta a efectos de ordenación. No se tendrán en cuenta a efectos de clasificación las partículas de la, el e y. 

2. Normas que afectan a los nombres de empresas: La norma general para la clasificación de los nombres de las empresas es la de establecer como palabra clave el primero de los sustantivos (importantes) que contenga el nombre de la misma, seguidamente, se indicarán el resto de las palabras separadas con una coma de la anterior. En el caso de empresas que contienen un nombre propio o el nombre de una determinada zona geográfica, archivaremos el documento por dicho nombre. Si el nombre de la empresa se encuentra formado por el apellido de personas, se clasificará en función de las normas correspondientes a lo anterior. Si el nombre de la empresa tuviese dos o más apellidos de personas, se clasificará en función del apellido que se muestre en primer lugar. Cuando se trate de organismos oficiales, se tendrá en cuenta a efectos de clasificación en su denominación general. Cuando se trata de empresas o entidades cuyo nombre genérico se muestre abreviado, se deberá clasificar atendiendo a su nombre completo, exceptuando aquellas empresas u organismos conocidos internacionalmente. Aquellas empresas extranjeras se clasificarán en función de su propia palabra. No se tendrán en cuenta para la clasificación aquellas empresas que comiencen por un artículo.

• Geográfico

Este sistema de clasificación consiste en la agrupación de documentos atendiendo al lugar en el que se encuentren relacionados, por ejemplo, la agrupación de facturas basándose en el lugar donde se encuentre el cliente ( nación, autonomía, provincias y poblaciones), manteniendo en cada agrupación una clasificación alfabética.

Los siguientes niveles de agrupamiento seguirán una estructura jerárquica según el siguiente esquema:

Este sistema resulta especialmente útil para aquellos documentos que se clasifiquen por zonas geográficas, por ejemplo, cuando una empresa cuenta con varias zonas comerciales y cada una de ellas es atendida por un comercial determinado, resultaría útil entonces disponer de toda la documentación agrupada para su posterior consulta.

Como principal inconveniente cabe destacar que este sistema precisa recordar las zonas en las que se encuentran los documentos, o las zonas en las que se encuentran las empresas o personas que hay que localizar.

• Materias

También llamado sistema por asuntos o sistemático, éste se caracteriza por agrupar documentos que guarden relación todos ellos con un asunto concreto y, por tanto, comunes al mismo. Posteriormente, se realizarán subdivisiones dentro del asunto o materia principal, éstas a su vez podrán subdividirse nuevamente y ordenarse mediante criterios alfabéticos o numéricos. Podríamos clasificar como materia principal las tres anteriores y dentro de ellas realizar las subdivisiones oportunas.

La principal ventaja es destacar la facilidad de clasificación e inserción de nuevos documentos, pero como inconveniente diremos que resulta difícil elegir correctamente las materias o asuntos principales y sus clasificaciones correspondientes.

• Numérico

Este sistema de clasificación consiste en la agrupación de documentos asignando a estos un número correlativo.

Será necesario asignar una ficha informativa sobre el contenido del expediente numerado, ya que por el número solamente resulta imposible saber el contenido del documento clasificado.

La clasificación será las más efectiva si se utilizan colores distintos e índices auxiliares que identifiquen el número de un expediente con su contenido o materia, para ello, puede usarse un sistema de clasificación alfabética.

Los valores numéricos podrán agruparse en una, dos, tres, cuatro o más cifras, de tal forma que desde el primer expediente (número 1) se podrá ampliar tanto como se desee sin límite.

La principal ventaja reside en que este tipo de archivos son ilimitados y se pueden aumentar siempre que se desee de una manera cómoda y sencilla.

Como principal inconveniente destacaremos la doble consulta que se debe realizar, ya que primeramente se deberá consultar el índice auxiliar para conocer el número asignado de aquello a lo que se pretende acceder.

• Cronológico

Consiste en la clasificación de documentos atendiendo a la fecha de emisión o expedición, estas fechas se colocarán en orden cronológico, un ejemplo de este sistema es la clasificación de las facturas emitidas o recibidas en una empresa, pero, además, se suelen clasificar las facturas en períodos de tiempo, por ejemplo, facturas recibidas en el mes de enero.

• Sistema decimal

Este sistema consiste en realizar 10 grupos divisorios y cada uno de estos se le asignará un número del 0 al 9.

A su vez, cada uno de los grupos podrá subdividirse en otros 10 más, representándose cada uno de ellos mediante un número de dos cifras, indicando la primera de ellas el grupo inicial al que pertenece.

A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podrá dividirse en otro de tercer nivel, y por tanto, el número representativo contendrá tres dígitos: el primero pertenecerá al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero será un número comprendido entre el 0 y el 9

Alguno de los métodos usados por las empresas según aquello que se quiere clasificar es:

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