Los honorarios de un organizador

Eventos

La organización de un evento puede presupuestarse de diferentes maneras, ya que no resulta tan sencillo ponerle precio a una actividad tan demandante y variada. La estructura de cada evento, la forma de trabajo, la experiencia y personalidad del equipo organizador entran en juego en su valoración. El equipo organizador sabrá controlar las diferentes actividades que supone la producción del evento que debe organizar; y consecuentemente asignará un valor que se corresponda con el grado de dificultad al que se enfrenta. 

El organizador siempre comienza calculando sus honorarios en función de un porcentaje del total del costo del evento que se estima entre un 10 y un 15%. En este caso, calcula sus servicios “honorarios” de acuerdo con el costo total que demande su producción y la elección de sus proveedores. 

A menudo, esta forma de calcular los honorarios no contempla el esfuerzo de organización que supone un evento y solo se basa en la selección de los proveedores más costosos en el mercado. 

A medida que el organizador cobra experiencia y es capaz de visualizar el esfuerzo organizativo y económico que implica la realización de cada tipo de evento, va explorando otras formas de cotizar su servicio profesional. 

Una de ellas es la de clasificar los eventos según su tipo –family day, brindis de fin de año, lanzamientos, etc.– y asignar una tarifa fija de organización, independientemente de las contrataciones que se efectúen, pero tomando en consideración un parámetro que resulte diferenciador: la cantidad de asistentes, su puesta en escena o los recursos necesarios.  

Por ejemplo;

• Evento de incentivo para el equipo de ventas, al aire libre, para 100 personas, € 3500.
• Evento de incentivo para el equipo de ventas, al aire libre, para 200 personas € 7000. 

También algunos organizadores prefieren asignar un valor por hora individual, conforme a la dedicación general que le requiere el cliente para determinar sus honorarios. Esa unidad de valor por hora será diferente de acuerdo con la exigencia que se le requiera al organizador y si se trata de una prestación en el horario habitual de atención o en horario extraordinario o nocturno.  

Por ejemplo, una reunión con el locutor que va a llevar adelante un acto corporativo para acordar la guía de discurso puede llevarnos una hora dentro del horario normal de labor, sin embargo, el montaje de una pasarela en un desfile nos puede demandar tres horas la noche anterior al evento, lo que seguramente se considerará como extraordinario. 

Otras consideraciones que hay que tener en cuenta en el momento de pensar en los honorarios son: el tipo de cliente, los recursos, los gastos fijos y los plazos para la organización. 

A menudo nos encontramos con clientes más o menos experimentados en la organización de eventos, ya que la contratación de un organizador externo supone un ejercicio de relación que no siempre se tiene. Algunos clientes demandan una comunicación constante con el organizador y le exigen llamadas, reuniones o presentaciones que reduce el tiempo que puede dedicarle a otros proyectos. En este caso, los recursos que se brindan son exclusivos y deben considerarse particularmente cuando se piensa en los honorarios.   

Cabe aclarar que el organizador debe ser capaz de visualizar integralmente su contribución a la producción de un evento: a) desde la organización técnica y b) desde los servicios profesionales que puede brindar. 

La organización técnica de un evento incluye la creación, el diseño a medida, la contratación de proveedores, la construcción y montaje de sede, salones y escenarios, el catering, la ofimática y la coordinación de los recursos humanos y de soporte informático (web y software para eventos), entre otros. 

Sin embargo, el cliente a menudo requiere de otros servicios adicionales, cuyo costo debe considerarse especialmente en el momento de pensar en los honorarios, tales como, acreditaciones, asesoría en imagen, protocolo, sistemas de control, turismo y alojamiento, entre otros. 

En este sentido, se señala que un organizador no debe pensarse a sí mismo como un simple intermediario entre el cliente y los proveedores, sino que debe procurar vender un servicio integral para revalorizar su rol profesional y, si es capaz de hacerlo, entonces seguramente creará demanda y se volverá imprescindible para su cliente. 

Los honorarios de un organizador de eventos pueden variar significativamente dependiendo de varios factores, como la experiencia del organizador, la complejidad del evento, el tamaño del presupuesto, la duración del evento y la región geográfica:

1. Tarifa Fija:

• Tarifa por Evento: Un costo único acordado por la planificación y ejecución completa del evento.
• Tarifa por Paquete de Servicios: Costo fijo por un conjunto específico de servicios, como planificación, coordinación del día del evento, gestión de proveedores, etc.

2. Honorarios Basados en Porcentaje:

• Porcentaje del Presupuesto del Evento: Un porcentaje acordado del presupuesto total del evento.
• Porcentaje de los Costos Totales: Un porcentaje de los gastos totales del evento, incluyendo los servicios contratados.

3. Tarifas por Hora:

• Tarifa por Hora de Trabajo: Se cobra por el tiempo dedicado a la planificación, coordinación y ejecución del evento.
• Tarifa por Consulta: Se cobra por reuniones, consultas o asesoramiento especializado.

4. Honorarios Personalizados:

• Tarifa Mixta: Una combinación de tarifas fijas y porcentaje sobre ciertos aspectos del evento.
• Honorarios a la Medida: Una tarifa personalizada basada en las necesidades y requisitos específicos del cliente y del evento.

Factores que Influyen en los Honorarios:

• Experiencia y Reputación: Organizadores más experimentados tienden a cobrar tarifas más altas.
• Complejidad del Evento: Eventos grandes, temáticamente complejos o con múltiples componentes suelen requerir más tiempo y recursos, lo que puede aumentar los honorarios.
• Ubicación Geográfica: Los honorarios pueden variar según el mercado local y las prácticas regionales.
• Servicios Adicionales: La inclusión de servicios complementarios, como diseño, marketing o gestión de patrocinios, puede influir en los honorarios.

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