Los eventos deben ser pensados y diseñados estratégicamente
Eventos
El evento debe cuidarse desde su concepción. El diseño sostiene la propuesta institucional y lo presenta en sociedad de la manera en que la empresa desea ser percibida. Cuestionarse sobre el diseño implica pensar en las razones que promueven su realización y en qué medida su presentación va a dar respuesta a las necesidades de la organización.
En términos de Pascale Well, el diseño es una forma de comunicación indirecta: “… El diseño, como el packaging en los productos, es un acto de comunicación […] porque está inscripto y moldeado en todos sus productos […], es literalmente un acto que habla y muestra hasta qué punto es ilusorio separar la comunicación de la vida de la empresa.
Al pensar en un evento estratégicamente diseñado, hay que considerar el análisis de las diferentes situaciones que se van a desarrollar de acuerdo con el motivo que inspira su realización, valorizándolo desde tres indicadores clave: significado, espacio y tiempo.
El concepto de significación se basa en la voluntad de establecer mediante el proyecto una relación con el público participante, más allá de la materialidad del espacio o del evento. En este caso, la importancia se ubicaría en la misma experiencia provocada por la propuesta del encuentro, que construye un significado con el que se identifica su público.
El concepto de espacio se refiere a la importancia del proyecto basado en las características físicas del lugar donde se desarrolla; la importancia se encuentra centrada en el propio espacio (dimensiones y elementos) en donde se va a producir ese intercambio entre los participantes y en donde la organización va a exponerse públicamente.
Finalmente, el concepto del tiempo propone al organizador concretar la experiencia en una determinada fecha o período, que lo inclina a pensar en la secuencia de actos y actividades que se desarrollan en el transcurrir del evento y que forman parte de la propuesta que se le presenta al público participante.
Los eventos surgen como un instrumento de gestión necesario y brindan un tiempo y espacios concretos para facilitar el encuentro y el intercambio entre gentes de diferentes lugares, un encuentro que permite la expresión humana espontánea y es altamente integrador: contrapesa el esfuerzo de los negocios y posibilita celebrar el beneficio mutuo.
Pensados y diseñados desde esa perspectiva, los eventos se convierten en una firme estrategia de comunicación que resulta muy efectiva para la empresa al incrementar la confianza con sus públicos.
• Los eventos pueden desarrollarse en forma virtual o presencial
En la actualidad, con los avances tecnológicos y de comunicación, las reuniones pueden realizarse sin necesidad del encuentro entre las personas. Lo importante es saber distinguir en qué casos conviene organizar un evento virtual o es necesario proponer una actividad presencial.
Desde una perspectiva comunicacional debemos asumir que, dentro de las estrategias, estará pensar y planificar la proyección que la organización quiere tener en sus audiencias internas y externas. Es fundamental distinguir si el mensaje que queremos trasmitir se construye corporativamente o se deja construir, desarrollando espacios de integración en donde los participantes de los eventos aporten los contenidos y los compartan o sencillamente los reciban, lo que determina el diseño de un evento virtual o presencial.
A menudo, cuando la organización propone la proyección de su evento en un espacio virtual, lo hace pensando en la economía de la puesta en escena; sin embargo, hay que considerar que los eventos virtuales son verdaderas propuestas de participación que insumen esfuerzo en su diseño y administración a distancia.
Para entender esta perspectiva, hay que romper con el paradigma de la red estática en la que los usuarios almacenan la información. En la red cada participante construye contenidos, desarrolla un sentido grupal y es el espacio en donde se entrelazan las personalidades virtuales de los individuos y las organizaciones.
Los recursos para la organización de eventos virtuales están a disposición de todas las organizaciones. Este mundo virtual está presente en el mundo corporativo a través de su página web, su intranet, los servicios on line, las reuniones virtuales, el correo y el chat. Estas herramientas transforman el paradigma de la comunicación, construyendo un nuevo modelo de cooperación voluntaria y atemporal entre la empresa y sus públicos, lo que obliga a evaluar desde esa perspectiva la realización de los eventos en el espacio virtual.
Sin embargo, hay reuniones que por su naturaleza necesitan del contacto personal para ser exitosas, porque se retroalimentan de la participación activa o porque las actividades planteadas en ellos no pueden desarrollarse a distancia. Los eventos que requieren presencia son verdaderas propuestas multisensoriales que se han multiplicado como consecuencia de la revalorización de las relaciones personales, que fomentan las oportunidades de negocios y fortalecen la presencia institucional en el mercado y en la sociedad.
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