Los eventos deben fortalecer la imagen corporativa y ser políticamente correctos 
Participación
En todos los actos, ceremonias y reuniones se convoca a la participación de autoridades, funcionarios, empresarios, representantes de la comunidad y colaboradores y se ponen en práctica normas y costumbres protocolares y de etiqueta, cuya significación e implicancia ponen en juego las relaciones políticas o comerciales que surgen de la actividad propia de relacionarse con personas que poseen intereses comunes.
Por tanto, la organización de los eventos supone una coordinación impecable de parte de sus anfitriones, teniendo en cuenta que cualquier descuido a nivel cultural o protocolar impacta inevitablemente en la imagen que sus patrocinadores y representantes quieren trasmitir al público, mercado o sector.
La figura de las autoridades de la organización cobra una relevancia especial en la conducción de todas las actividades que se desarrollan en un evento, el sentido de pertenencia y la oportunidad de sus intervenciones le otorgan un carácter único a cada encuentro. La clave es entender el protagonismo que tienen las autoridades para, a través de ellas, trasmitir la imagen políticamente correcta.
• Los eventos van en línea con el negocio
En la cultura moderna de las instituciones y empresas, se valoran y aprovechan a menudo todas las ocasiones sociales que favorecen el encuentro entre personas en un ámbito distendido para fomentar las actividades relacionadas con el negocio, para lograr compromisos políticos o para posicionarse socialmente, y estas actividades proporcionan a sus anfitriones un reconocimiento que contribuye a fortalecer su identidad e incrementan las posibilidades de establecer nuevos canales de comunicación.
Considerada desde esta perspectiva, la realización institucional de reuniones y recepciones constituye una herramienta de consolidación en la proyección de la identidad empresaria y es percibida favorablemente por quienes se encuentran vinculados a estas realizaciones.
De su éxito dependerá, en mayor o menor grado, que una empresa se consolide institucionalmente ante su público. En la puesta en escena de su evento, se juega su solidez social, la credibilidad de sus operaciones, la proyección de su misión y objetivos, la influencia sobre la opinión pública y los grupos sensibles y finalmente la difusión de sus mensajes, productos o servicios.
Entonces, el evento debe construirse desde una perspectiva global que atienda no solo las necesidades propias, sino sus proyecciones en todos los ámbitos de la organización.
• Los eventos necesitan de un organizador sensible y profesional
Tomemos, por ejemplo, la organización del aniversario de una institución centenaria, cuya celebración involucra la participación de autoridades públicas, autoridades de la fundación, sus benefactores, representantes de la comunidad, de la prensa, profesionales del sector, personalidades sociales y de la cultura; y que esta reunión se convoca para celebrar el compromiso con la tarea, el respaldo a la comunidad, la solidez institucional y las proyecciones futuras.
Cabría, entonces, imaginarse la importancia de esta celebración en los términos de las expectativas que se quieren lograr, por lo que, en el marco de su organización, se observarán cuidadosamente todos los aspectos protocolares y de relación que permitan cumplir con los distintos objetivos, tales como, establecer vínculos con los representantes de la comunidad, renovar las relaciones con sus benefactores, difundir sus proyectos, convocar a los profesionales del sector para que adhieran a sus actividades, entre otros.
Los objetivos enumerados en el párrafo anterior podrían lograrse utilizando los mecanismos y herramientas habituales que posee la fundación en su plan de trabajo anual, pero el despliegue de las distintas acciones institucionales insumes tiempos, recursos y presupone una acción coordinada y planificada; sin embargo, todas estas metas a menudo pueden alcanzarse en una sola reunión.
El éxito de esa única reunión se encuentra en manos de un organizador, cuya tarea adquiere relevancia en el marco de la interpretación de los objetivos corporativos que la empresa desea promover. Su intervención será valorada en términos de habilidad y competencia, en la medida en que pueda responder a los requerimientos de diseño, puesta en escena y administración de los recursos técnicos, logísticos y profesionales que se verán exigidos en la realización del evento.
Su tarea implica ejecutar las actividades comprendidas en la planificación, realización y difusión del evento e intervenir facilitando todas las instancias de relación constructiva entre los participantes para contribuir al logro de los resultados esperados.
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