Los Congresos

Organización 

La organización y gestión de un congreso no es una tarea fácil, tanto en su sentido administrativo como en el protocolar.

El congreso es una reunión generalmente periódica, en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, colectivo, etc., se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas de interés común.

Un congreso se caracteriza por la exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional, discusión de problemáticas comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias, etc. y su duración es entre 3 y 5 días, para denominarse como tal, en caso contrario, podría catalogarse de conferencia, convención o asamblea, entre otros.

La organización de un congreso persigue diferentes finalidades desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. La finalidad está determinada por los organizadores que conforman el denominado Comité Organizador y son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del congreso que estará compuesto por un ramillete de profesionales de las más diversas áreas.

Cuando los organizadores deben elegir el lugar de celebración de un congreso contemplan entre sus opciones la elección de un lugar tradicional  y en el que siempre se celebra ese congreso desde su inicio (desde su primera edición), o puede ser elegido por medio de candidaturas, que presentan los futuros organizadores del mismo, exponiendo los medios con los que cuentan, el lugar de la ciudad donde tendría lugar, las infraestructuras disponibles en esa ciudad, la capacidad de organización del equipo (comité organizador), etc., en este caso ningún congreso tiene un criterio definido respecto del procedimiento o razones para la elección del lugar de realización que en muchos casos obedecen a razones de comercialización o costos.

Un congreso deberá ser planificado con mucha anticipación a la fecha del evento y su planificación contempla la coordinación de una gran variedad de actividades. Preliminarmente deberán establecerse los objetivos del Congreso, alcance, duración y características generales del mismo, estas decisiones establecerán un marco de referencia que permitirá determinar las necesidades y avanzar hacia las distintas etapas de la programación.

El esquema de planificación que se presenta a continuación es variable en función del objetivo que persiga y su ejecución va a depender de las características, necesidades e imprevistos que puedan surgir en el desarrollo de las distintas etapas; en tal caso, se ajustará corrigiendo los desvíos que se sucedan.

Para llevar a cabo la coordinación de las distintas actividades se deberá conformar un equipo que reúna un staff de profesionales pertenecientes a la empresa organizadora ó en el caso de contratar los servicios de un tercero, el área de Relaciones Públicas junto a un responsable de la empresa proveedora será quien tenga a su cargo la función de coordinador y enlace con las autoridades de la empresa que organiza el congreso.

La planificación esquemática

La planificación comprende a todas las actividades que son necesarias para el desarrollo de un Congreso, las tareas previas, de desarrollo y posteriores al evento. 

Etapa preliminar

• Coordinación general, Formación de staff, cronograma de tareas, reglamento, control de gestiones y normas de trabajo.

 

Nombramiento de asesores técnico, legal, administrativo contable, Relaciones Públicas, Comercial y responsable de Inscripciones

• Gestiones de compra, alquiler y contrataciones de equipos, servicios, personal, materiales y otros.
• Relaciones públicas y difusión, establecimiento de red institucional nacional, provincial y municipal.
• Asesoramiento legal en la suscripción de actos jurídicos, contratos, convenios, otros.
• Asesoramiento económico – contable, preparación del presupuesto estimativo, estimación de recursos, plan financiero y gestión de créditos.
• Impresiones, elaboración de bocetos y originales, diagramación, corrección y prueba.
• Establecimiento de la Secretaría pre-congreso y administración, capacitación del personal, atención personal, telefónica y de correspondencia, recepción y control de inscripciones y control del presupuesto.
• Estudio de necesidades, personal, equipos, instalaciones, servicios y otros.
• Planificación y gestiones de apoyo económico al evento.
• Programación de necesidades y actividades para el desarrollo de actividades de difusión, nacional o internacional.
• Asesoramiento para el servicio de prensa e instalación y atención de sala de periodistas durante todo el congreso. Alcance de la cobertura y control de la comunicación y acreditación de los medios.
• Confección de organigrama, cronograma de tareas y designación de responsables de cada comité.

 

Etapa previa al Congreso

• Desarrollo de planes de comercialización, científico, de comunicación y difusión y de actividades de turismo y recreativas.
• Puesta en marcha de la Secretaría de Pre Congreso (Se da inicio a sus actividades).
• Administración económico contable y ajuste del presupuesto.
• Efectuar la selección del personal para la atención del evento, personal de secretarías, traducciones, interpretes, operadores de equipos técnicos, de atención de salas, acreditaciones y recepción y otros.
• Establecer los distintos comités, sus funciones y responsabilidades.
• Control y Recepción de inscripciones, confección de ficheros y padrones, invitaciones especiales.

 

Desarrollo del Congreso

• Adquisición, selección y prueba de equipos y servicios de conferencias y exposiciones.
• Distribución e instalación de locales, salas, oficinas y servicios.
• Coordinación y supervisión técnica, administrativa, de personal y servicios.
• Chequeo de detalles de protocolo y de realización.
• Establecimiento de un sistema de comunicaciones y diligenciamiento.
• Inscripción y acreditación de los asistentes del congreso.

 

Etapa posterior al congreso

• Coordinación de las tareas pendientes de las etapas previa y pre congreso.
• Agradecimientos a Autoridades, instituciones, personas y empresas (Oradores, patrocinantes, abastecedores, contratistas de stands, sponsors, patrocinadores, auspiciantes, colaboradores).
• Envíos de documentación pendiente a los participantes y comités.
• Archivo del material de promoción, correspondencia, programas, prensa y cierre de actas.
• Balance general y final (pagos y cierre)
• Informes finales de costos, estadísticas y resultados.
• Informe final de prensa, objetivos, estadísticas evaluación de impacto en medios de comunicación.
• Evaluación del programa científico y social por parte de los participantes.

Los puntos fuertes de la organización y coordinación de Congresos:

Dentro de la organización de un congreso hay temas en los cuales hay que poner especial interés, a partir de los cuales se puede seguir desarrollando el plan de actividades. Tales son, el presupuesto, el programa científico y la selección de la sede del congreso.

 

Los congresos son eventos académicos, científicos o profesionales que reúnen a expertos, profesionales y líderes en un campo específico para compartir conocimientos, discutir avances, presentar investigaciones y establecer redes de colaboración:

Tipos de Congresos:

1. Científicos o Académicos:
   • Centrados en la presentación de investigaciones, avances científicos o académicos en un área específica.
2. Profesionales:
   • Enfoque en discutir temas relevantes para una industria específica o para el desarrollo profesional en general.

Características Principales:

1. Presentación de Investigaciones:
   • Exposición de resultados de investigaciones, estudios o descubrimientos relevantes.
2. Conferencias y Paneles:
   • Charlas magistrales, mesas redondas o paneles de discusión con expertos en el campo.
3. Workshops y Talleres:
   • Actividades prácticas para el desarrollo de habilidades o la presentación de casos específicos.

Organización:

1. Comités Organizativos:
   • Grupos responsables de la planificación, logística y coordinación del evento.
2. Convocatoria y Selección:
   • Proceso de llamada a presentaciones o ponencias, y selección de las más relevantes para el evento.

Participación:

1. Ponentes y Asistentes:
   • Expertos invitados o seleccionados para presentar, y participantes interesados en el tema del congreso.
2. Networking y Colaboración:
   • Oportunidades para establecer contactos, colaboraciones y discusiones informales entre los participantes.

Impacto y Resultados:

1. Difusión de Conocimiento:
   • Contribución a la difusión y avance del conocimiento en el campo temático.
2. Generación de Ideas:
   • Estímulo para nuevas investigaciones, proyectos o enfoques dentro del área temática.

Beneficios:

1. Intercambio de Experiencias:
   • Posibilidad de aprender de experiencias de otros profesionales o investigadores en el campo.
2. Actualización Profesional:
   • Mantenimiento actualizado en avances y tendencias en el área temática.

Retos:

1. Logística y Organización:
   • Coordinación de múltiples aspectos logísticos, desde la programación hasta la gestión de asistentes y ponentes.
2. Relevancia y Contenido:
   • Garantizar la relevancia y calidad del contenido presentado para atraer y retener a los participantes.

 

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