Logística de la formación

Diccionario 

You will not find it difficult to prove that battles, campaigns, and even wars, have been won or lost primarily because of logistics.

No encontrarás difícil de probar que las batallas, campañas, incluso las guerras, han sido ganadas o perdidas principalmente por la logística.

El Diccionario de la Lengua Española, publicado por la Real Academia Española, define a la logística como el conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa, o de un servicio, especialmente de distribución. En el ámbito empresarial existen múltiples definiciones del término logística, que ha evolucionado desde la logística militar hasta el concepto contemporáneo del arte y la técnica que se ocupa de la organización de los flujos de mercancías, energía e información.

El oficio de formador requiere, como todos los oficios, la realización de una serie de tareas logísticas. Si –además– el formador es un freelancer, es decir, un autónomo, tiene además que cargar con toda la burocracia, entendida aquí como papeleo que todo trabajador por cuenta propia tiene que llevar a cabo.

Veamos algunas de estas tareas, tanto las generales como las específicas para autónomos:

• Elaboración de ofertas, proyectos de formación, presupuestos, contratos, facturas.
• Redacción de la documentación para entregar en los cursos.
• Elaboración de diplomas, fotografías y materiales impresos para entregar en los cursos.
• Correspondencia con clientes, proveedores, participantes en los cursos.
• Búsqueda y contratación de viajes por avión, autobús, tren…
• Búsqueda y contratación de alojamiento en hoteles.
• Búsqueda y contratación de proveedores de papelería, impresión, informática, encuadernación…
• Búsqueda y contratación de caterings, restaurantes…
• Búsqueda y contratación de una gestoría fiscal, laboral, tributaria…
• Relaciones con entes públicos: Agencia Tributaria, Ayuntamiento, Comunidad Autónoma, Fundación Tripartita…

Sin exagerar, las tareas logísticas consumen más de la mitad del tiempo del freelance, por lo que si la marcha del negocio lo permite, este acabará descargando todas o parte de ellas en algún auxiliar, agencias de viajes, consultor fiscal; o buscará que los clientes realicen algunas tareas tales como reproducción de documentación, reservas de hoteles, restaurantes, viajes, compra y distribución de carpetas y material de oficina para los participantes, etcétera.Ejercicios de calentamiento

Antes de comenzar cualquier rutina de ejercicio es importante realizar un calentamiento para evitar lesiones o desgarres durante la actividad física, elevar la temperatura corporal y tener mayor flexibilidad. 

Si usted, como muchas otras personas, frecuenta el gimnasio (aparte de pagar sus cuotas), estará familiarizado con estas instrucciones: antes de entrenar, calentar; después de entrenar, estirar.

Pues bien, en formación se aplica exactamente la misma regla. Recuerdo que en una ocasión en que por una causa de suficiente importancia no pude dar una de las sesiones de un curso y, ante la imposibilidad de anular o retrasar la sesión, tuve que enviar a otra persona en mi lugar para que diera las dos primeras horas, tras las cuales pensaba incorporarme yo. Tengo que aclarar que mi sustituto había asistido a algunas sesiones mías y conocía sobradamente (al menos, teóricamente) el tema que tenía que explicar. Cuando le delegué el trabajo, le dije:

—¿Cómo vas a comenzar la explicación?

—Pues nada, saludaré, explicaré el motivo de la sustitución en las dos primeras horas, aclarando que tú te incorporarás después y ya está.

—Vale, ¿y después?

— Pues empezaré anunciando el tema: esta tarde vamos a abordar el tema de la Comunicación interna.

—¿Y después?

—Pues introduciré las diapositivas que tú empleas y las iré comentando.

—Ya. ¿Y no piensas en calentarlos antes?

El silencio de mi joven e inexperto sustituto me dejaron claro que no, que no había pensado en calentarlos antes del entrenamiento para evitar lesiones o desgarres, elevar la temperatura corporal y tener mayor flexibilidad.

Entonces yo le expliqué el modelo AIDA, que es un modelo clásico que describe los efectos que produce secuencialmente un mensaje publicitario. La palabra AIDA es un acrónimo que se compone de las siglas de los conceptos en inglés de atención (attention), interés (interest), deseo (desire) y acción (action).

El formador es un comercial sui generis que intenta vender un producto (la formación) a unos compradores (los participantes en el curso). Si logra vender el producto con éxito, esto es, si los compradores están dispuestos a adquirirlo, el curso transcurrirá por los cauces fijados y al final se conseguirán todos o la mayor parte de los objetivos pretendidos.

Existen muchas maneras de conseguir que el público esté atento, interesado y despertarle el deseo de pasar a la acción, que en este caso es aprender y llevar a la práctica lo aprendido. Personalmente, a nosotros nos ha dado siempre buen resultado el siguiente:

1. Antes de anunciar el punto que vamos a abordar, hacerle al grupo una pregunta colectiva. Por ejemplo: ¿Cuáles son según vuestra experiencia los principales problemas que tienen en esta empresa las reuniones departamentales?
2. Esta pregunta se puede hacer oralmente, o por escrito, facilitándoles unos papeles con tres líneas en los que se les pide que reseñen los tres principales problemas. Al hacerlo por escrito se consiguen más respuestas y también mayor variedad entre ellas.
3. Después se les pide que las vayan leyendo uno tras otro y se anotan en el rotafolios. Si hay coincidencia en dos o más de ellas no se vuelven a anotar, sino que se pone tantas rayas verticales a su lado como coincidencias haya. El número de coincidencias indica la importancia que el grupo atribuye a cada una de ellas.
4. A continuación se comenta brevemente una por una todas ellas y se anuncia que vamos a tratar precisamente sobre los problemas presentes en las reuniones. Y ya está el tema vendido.

 

Si parece que este procedimiento es lento se puede sustituir por otros más breves:

1. Hacer la pregunta colectiva y directamente anotar las respuestas, permitiendo que los que aporten comenten brevemente su aportación con el fin de aclarar su sentido.
2. Contar una historia real o inventada en la que se presente uno o varios de estos problemas y preguntar al grupo si estos se dan en sus reuniones departamentales.
3. Proyectar un film didáctico sobre el tema.
4. Pedir que alguien refiera una anécdota acerca de la peor reunión a la que haya asistido.
5. Etc.

Los procedimientos son muchos, pero lo que debe quedar claro que nunca debemos empezar un tema en una sesión sin un previo calentamiento, y terminarlo con ejercicios de estiramiento y relajación.

Ah, y otra frase que prodigan los entrenadores personales y los monitores de los gimnasios: El descanso también forma parte del entrenamiento.

 

La logística de la formación se refiere a la organización y planificación de todos los elementos necesarios para llevar a cabo un programa educativo o de capacitación:

1. Localización:

• Elección del Espacio: Selecciona un lugar adecuado que sea cómodo, accesible y que se adapte al tamaño del grupo.
• Equipamiento: Asegúrate de que el lugar cuente con los recursos necesarios, como proyectores, pizarras, conexiones a internet, entre otros.

2. Programación y Calendario:

• Cronograma de Actividades: Planifica el horario detallado del curso o programa de formación.
• Duración y Sesiones: Define la duración de cada sesión y el número total de sesiones.

3. Material Educativo:

• Preparación de Material: Organiza y prepara los materiales necesarios para las sesiones, como presentaciones, libros, guías, hojas de trabajo, etc.
• Distribución: Asegúrate de tener el material disponible y distribuido de manera eficiente a los participantes.

4. Recursos Humanos:

• Instructores o Formadores: Asegura la presencia y preparación de los instructores o facilitadores.
• Apoyo Técnico: Contar con personal técnico disponible para resolver problemas de equipos o tecnología.

5. Registro y Administración:

• Registro de Participantes: Gestiona el registro de asistentes y asegúrate de tener la información necesaria de cada participante.
• Administración de Recursos: Coordina la logística para la administración de recursos financieros, materiales y humanos.

6. Comunicación:

• Comunicación Clara: Informa a los participantes sobre la ubicación, horarios, materiales requeridos y cualquier otra información relevante.
• Canal de Comunicación: Establece canales para la comunicación fluida entre los participantes, instructores y organizadores.

7. Evaluación y Retroalimentación:

• Mecanismos de Evaluación: Prepara métodos para evaluar el rendimiento del programa y recopilar la retroalimentación de los participantes.
• Análisis de Resultados: Analiza los datos recopilados para mejorar futuros programas de formación.

 

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