Las presentaciones

Empresas

Es muy habitual que en la empresa o en el ámbito social tengamos que presentar a dos personas que no se conocen entre sí, y en ese momento es cuando nos surge la duda de cómo hacerlo. Esto resulta importante en el ámbito empresarial, ya que de una presentación normalmente se derivan o establecen conversaciones o incluso posibles negocios.

Por eso es preciso conocer algunas normas básicas:

1. Siempre deberá presentar a dos personas con las que se encuentre cuando éstas no se conozcan entre sí, pero esta regla tiene una excepción y es el caso de que un anfitrión organice un determinado acto en el que asisten muchas personas, como es obvio, este último no va a realizar todas las presentaciones oportunas, en ese caso serán los propios amigos los que se ofrezcan para tales tareas.
2. Para realizar correctamente las presentaciones se deberán tener en cuenta tres elementos: el sexo, la edad y la posición jerárquica o social; con estos tres elementos citados estableceremos las siguientes prioridades:

• El hombre deberá presentar a la mujer.
• La persona más joven será siempre presentada a la de mayor edad
• La persona de menor posición jerárquica será siempre presentada a la de mayor posición.

En el mundo laboral prevalece primeramente el cargo o posición y después el sexo.

3. El nombre del representante de la empresa se dará en primer lugar al del cliente. El orden será el siguiente: en primer lugar se dará el cargo que ocupa en la empresa, ya que éste en el ámbito empresarial es más importante que el nombre, seguido del nombre y apellidos.

Además de todo lo anterior existen otros elementos que influyen a la hora de realizar presentaciones, entre los que cabe destacar:

1. Es recomendable conocer la edad o la posición jerárquica que ocupan las personas a las que vamos a presentar, ya que el sexo es bastante evidente, de esta manera conoceremos el orden de presentación a seguir.
2. La fórmula más empleada consiste en decir el nombre completo de las personas que son presentadas por nosotros.
3. Normalmente antes de presentar a alguien se suelen usar fórmulas como permita que les presente y los presentados suelen usar fórmulas como encantado de conocerle o es un placer conocerle.
4. Una vez presentados se suele saludar con un apretón de manos, este acto se ha generalizado en el mundo empresarial tanto en el hombre como en la mujer; no obstante, los hombres deberán esperar a que las mujeres les tiendan la mano.
5. Como normal general el hombre siempre deberá levantarse cuando alguien le es presentado, ocurre lo mismo en el caso de las mujeres, aunque estas se levantan por pura cortesía o si la persona que le presentan es de avanzada edad. Pero esta norma pierde eficacia en el ámbito laboral.

 

A continuación vamos a ver algunas normas o conductas que debemos tener presente en cualquier situación donde se establece un protocolo:

• • Recordar el nombre de la persona que nos ha sido presentada, y si es necesario, se le pide que lo vuelva a repetir
  • Se presenta la persona de inferior categoría al de superior categoría, siempre dirigiéndonos por su nombre y evitar expresiones como éste/a, ese/a o aquel y aquella
  • Al estrechar la mano se debe hacer de forma firme y breve.
  • Es conveniente tener un tema de conversación común para ambos interlocutores.
  • Si se está hablando con otra persona y se interrumpe un momento

5. 6. 5.6.Las entrevistas o citas con clientes

Como norma general en las entrevistas o citas con las personas que no pertenecen a la empresa, hay que respeta las normas elementales de cortesía y protocolo:

• Concertar la cita previamente
• Confirmar ( teléfono o correo electrónico) si es necesario
• Ser puntuales
• Presentarse , en caso que no se conozcan
• Procurar que el entrevistado se encuentre cómodo, etc…

 

En la entrevista generalmente hay dos participantes. Son muy frecuentes en el día a día de la actividad empresarial. Destaca:

• La entrevista de trabajo: entre una persona de la organización ( generalmente vinculada a la gestión de RRHH) y un aspirante a un puesto de trabajo.
• De clientes: cuando desarrollan entre alguna persona del departamento comercial o del departamento de ventas y un cliente, ya sea real o potencial. Suelen tratarse de asuntos relacionados con la venta de productos o servicios, aunque en ocasiones se producen en las visitas de cortesía que los vendedores efectúan a los clientes.
• Entre un jefe/a y una empleada/o de su departamento: para tratar asuntos relacionados con la ejecución de tareas, producción, salario, etc. También para dar órdenes, pedir opinion, revisar la marcha de trabajo.

El protocolo a seguir en las visitas de negocios sería el siguiente:

• 1. Identificación: tanto el visitante, como de quien le está recibiendo, así como motivo o asunto que le trae. Es normal que el recién llegado entregue su tarjeta para identificarse.
  2. Acogida: no es correcto dejar la visita de pie, esperando en recepción hasta que le reciban. Por el contrario, se le debe llevar a la sala de espera o zona equivalente, y hacer todo lo posible para que esté cómodo. A este bienestar ayudan cosas como:

• • • Que la propia zona resulte agradable: sillones confortables, colores claros, luz neutra ( ni penumbra, ni estridente), temperatura adecuada, música de fondo suave, pulcritud, ambientadores leves, etc…
    • Invitarle a sentarse y preguntarle si necesita algo: ponerse a su disposición para lo que precise hasta que le reciban.
    • Dejar a mano lecturas para hacer más corto el tiempo: prensa del día, revista de la propia empresa, publicaciones del sector, revistas científicas, de viajes…
    • Si el tiempo de espera se prevé un poco largo, es bueno ofrecerle, una bebida (refresco, café, té…) aunque el visitante pueda rechazarla.
    • Suele haber un sistema de cargos y jerarquía en la atención a los visitantes. Por ejemplo, si se trata del comercial de un proveedor, tendrá que atenderle la persona de nuestra empresa que esté en relación con las compras; si es el gerente, tal vez tenga que recibirle el máximo responsable de nuestra empresa.
    • Mucho cuidado con las esperas. No hay que olvidar que en los negocios, “el tiempo es oro”. Si se trata de una reunión programada a cierta hora, respetar esta de manera escrupulosa. Si es una visita imprevista, procurar que la espera no exceda de 10 a 15 minutos; lo contrario podría entenderse como una falta de consideración y respeto.

 

Hay casos en los que no es posible cumplir con el punto anterior; entonces se hace imprescindible informar a la visita de la circunstancia que motiva el retraso, ofrecer explicaciones y pedir disculpas. También conviene darle la posibilidad de volver en otro momento, acordando fecha y hora.

La persona que atiende la visita deberá actuar como un buen anfitrion, procurando que las personas ajenas se encuentren cómodas y se lleven una buena imagen de nuestra empresa.

Algunas pautas de comportamiento son:

• • • Observar las normas más elementales de cortesía y educación: presentarse, saludar, dar la bienvenida, ofrecer asiento.

• • • El recien llegado tiene que sentirse seguro y confiado; a esto ayuda de quien le está atendiendo le informe sobre lo que va a pasar. Por ejemplo: “vamos al despacho de ..”” La Sra. Mendez estará en unos minutos con usted”, etc..

• • • Memorizar los datos de visitante ( su nombre, le empresa a la que representa, el cargo que ocupa, etc..) y llamarle por su nombre ( o apellido); esto ayudará a que  sienta mayor  cercanía en el trato personal.

• • • El desarrollo de estas reuniones no siempres es fácil, a veces surgen fricciones y desacuerdos. No obstante, el anfitrión deberá manejar la situación de tal manera que las visitas se lleven la impresión de que se les ha tratado, en todo momento, con amabilidad y corrección.

La despedida es el último paso en la atención al visitante. Si hasta el momento se le ha atendido de manera cordial, no se puede echar todo por tierra con una despedida inadecuada.

En primer lugar agradecer la visita siempre es bueno. El visitante no debe llevarse la impresión de que nos ha molestado, que nos ha robado el tiempo o que ha perdido el suyo.

No basta con decirle “adiós”, hay que acompañarle hasta la salida, y deberá encargarse la persona con la que se ha entrevistado, o quien le acogió en la llegada: el caso es que no se sienta abandonado o desatendido.

A modo de conclusión tengamos en cuenta que: 

Mientras la visita esté en nuestro terreno debe percibir de nuestra parte:

• Respeto
• Cortesía 
• Hospitalidad

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.

 

 

1. ¿Qué es una presentación empresarial?

Es una exposición oral (acompañada habitualmente por recursos visuales) que transmite información relevante en el marco de una reunión, evento, lanzamiento, capacitación o negociación, orientada a cumplir un objetivo concreto: informar, convencer, motivar o alinear equipos.

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2. Tipos de presentaciones más comunes

• Corporativas institucionales: Historia, valores, visión y misión de la empresa.

• Comerciales: Promoción de productos, servicios o marcas.

• Financieras: Resultados trimestrales, balances, informes de gestión.

• Propuestas o proyectos: Ideas innovadoras, nuevos desarrollos.

• Formativas: Capacitaciones internas o onboarding.

• Eventos y congresos: Charlas, ponencias o pitch ante audiencias específicas.

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3. Características de una buena presentación empresarial

• Claridad del mensaje: Bien estructurada, con introducción, desarrollo y cierre.

• Coherencia visual: Uso de identidad corporativa (colores, logos, tipografías).

• Apoyo audiovisual: Presentaciones dinámicas (PowerPoint, videos, gráficos).

• Tiempo bien gestionado: Respetar los minutos asignados.

• Conexión con la audiencia: Lenguaje adaptado, participación y foco en el interés común.

• Confianza y dominio del tema: El presentador representa a la empresa.

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4. Impacto empresarial de las presentaciones bien ejecutadas

• Refuerzan la imagen corporativa.

• Generan confianza en socios, inversores y clientes.

• Mejoran la comunicación interna y externa.

• Impulsan la toma de decisiones informadas.

• Ayudan a posicionar la marca en distintos contextos.