Las inauguraciones
Habitual
Los actos de inauguración son habituales tanto en instituciones públicas como en las privadas, cuya característica más relevante es la necesidad de difusión pública a través de los medios de comunicación.
El acto es convocado por las autoridades de una entidad anfitriona quienes presentarán al público una nueva instalación, la construcción de una obra o la puesta en marcha de un nuevo servicio.
Las inauguraciones tienen un alto componente institucional y a menudo cuentan con autoridades a las que se le ofrece la presidencia del acto cuando este se desarrolla en el ámbito de una institución privada.
Una de las actividades fundamentales de su organización la constituye la elección del plan de comunicaciones que soportará la difusión del acto y la elección de los voceros institucionales.
De acuerdo con la naturaleza de la inauguración, su dinámica se desarrolla en tres segmentos: a) el acto institucional (con el corte simbólico de cinta y el descubrimiento de la placa conmemorativa), b) la visita a las instalaciones y c) la reunión social y en cambio, en algunas ocasiones no es necesario incluir la visita.
La organización de un acto de inauguración comprende las siguientes actividades;
La recepción de los invitados estará a cargo de las autoridades anfitrionas en la puerta o punto de acceso principal de las instalaciones que se van a inaugurar y en el caso de un invitado prestigioso o autoridad nacional la recepción estará a cargo del más alto representante de la empresa quien efectuará las presentaciones y en algunos casos cederá su presidencia en el acto.
La convocatoria al acto generalmente se realiza de pié, porque su celebración se caracteriza por su brevedad, sin embargo; en algunos casos los invitados toman ubicación sentados.
El acto institucional comienza con los discursos de las autoridades anfitrionas, la autoridad que preside el acto y representantes del gobierno nacional o local que tiene por objetivo anunciar la inauguración y comunicar al público la importancia de su realización.
Cuando por la naturaleza de la inauguración resulte necesario la inclusión de explicaciones técnicas relativas a la instalación o puesta de un servicio en marcha, por ejemplo; la inauguración de la extensión del subte de la línea D; deberá ser breve, estará a cargo de los técnicos en jefe y se realizará con ayuda de herramientas que faciliten su presentación al público, tales como, planos, gráficos y audiovisuales entre otros.
El descubrimiento de la placa conmemorativa estará a cargo de la autoridad de máxima jerarquía y suele celebrarse a continuación de los discursos de bienvenida a los invitados.
La placa conmemorativa que tendrá grabado el acto que la motiva, el registro de la fecha y el nombre de la autoridad que la descubre y se coloca en un lugar visible, cubierta con un paño blanco hasta el momento que se procede a su descubrimiento público.
En algunas ocasiones se acostumbra a incluir una bendición religiosa que estará a cargo de la autoridad religiosa local.
El “corte de cinta” se incluye generalmente en aquellas inauguraciones que están acompañadas del recorrido simbólico por parte de las instalaciones y consiste en colocar dos cintas entrelazadas en el acceso principal del edificio, sala o una nueva calle, que es desatada suavemente por la autoridad que preside el acto y dejándose caer da paso a la comitiva que ingresará y recorrerá las instalaciones.
El recorrido por las instalaciones es corto y no constituye una visita guiada, se procura enseñar o recorrer solamente una parte significativa.
La recepción social se inicia al finalizar el acto institucional, al cual son invitados todos los participantes y si se realiza en horas de la mañana se acostumbra a participar un vino de honor, en cambio si se realiza en horas de la tarde lo indicado es ofrecer un cóctel.
La organización de eventos políticos y de prensa
En muchas ocasiones los eventos que organizan las empresas e instituciones tienen por objetivo difundir ideas, hacer anuncios públicos, lanzar plataformas de gobierno o difundir información de prensa a los medios de comunicación.
Lo más importante para el organizador en este ámbito, es el profundo conocimiento de los actores de prensa y políticos que operan en este sector, el conocimiento de los medios, la dinámica de los periodistas, los operadores políticos, las necesidades de infraestructura y tecnología que tiene la puesta en escena de este tipo de encuentros y los dispositivos de seguridad y control.
En el caso de los eventos políticos, cabe destacar que muchos de los esfuerzos organizativos se orientan a la infraestructura (montaje de palcos, escenarios, salones y sedes) y a la coordinación del personal asignado a las distintas actividades.
• Conferencia de Prensa
Una conferencia de prensa es convocada por una persona o institución que desea hacer público un anuncio científico, tecnológico, político o personal que estima tendrá repercusión o será de interés público.
Este tipo de convocatoria se asegura el éxito, cuando la relación del anunciante con los medios de comunicación está establecida y es permanente. Los temas más frecuentes de anuncios son los siguientes:
- Situación política de candidatos.
- Lanzamiento de productos.
- Inauguración de plantas
- Presentación de personalidades artísticas.
- Adelantos tecnológicos o científicos.
- Fundación de instituciones.
- Descubrimientos científicos.
La conferencia de prensa puede organizarse de forma abierta, con la participación libre de cada medio de comunicación, pero sin anticipación de las preguntas que van a realizarse o de forma cerrada o condicionada, a través de la participación únicamente de medios de comunicación seleccionados, con la presentación anticipada de las preguntas que van a realizarse y con limitación de los temas sobre los cuales se va a brindar respuesta.
Este tipo de eventos requiere para su organización de un amplio conocimiento del medio periodístico, sus limitaciones de tiempo, sus expectativas y necesidades. Generalmente es una reunión coordinada por el área de prensa institucional, pero desde el punto de vista de su preparación se encarga la tarea a quienes organizan reuniones habitualmente y contempla las actividades que se mencionan a continuación;
- Determinación del tema, lugar, fecha y horario.
- Conformar lista de medios a invitar.
- Estimar presupuesto y efectuar las contrataciones. (Alquiler de sala, catering, traductor)
- Preparar el salón de acuerdo a la capacidad, disponibilidad técnica y servicios.
- Confeccionar las credenciales y definir el procedimiento de acreditación y accesos.
- Preparar guía discursiva con temas principales y establecer tiempos para la participación de cada uno de lo medios o para realizar preguntas libremente.
- Confeccionar gacetillas o comunicados de prensa.
- Diseñar y confeccionar carpetas con información para el periodismo.
- Coordinación de equipo necesario y traducción si corresponde.
- Recepción, desarrollo y despedida.
- Envío de invitaciones y acreditaciones. Confirmaciones.
- Actividades posteriores, ejemplo, envío de carpetas y comunicados a los medios ausentes, comunicación telefónica con los medios presentes para verificar que no hayan quedado dudas.
- Evaluación de la repercusión en los medios y análisis de la experiencia.
El tratamiento de los medios en ocasión del desarrollo de una conferencia reviste un carácter delicado, por lo que se aconseja la preparación previa de quien tiene la responsabilidad de efectuar el anuncio, que debe ser la persona de máxima autoridad institucional.
A esta persona se le aconsejará observar las siguientes recomendaciones:
- Tener en cuenta el interés general al anunciar decisiones.
- Mostrarse como una fuente confiable.
- Reconocer al periodismo responsable.
- Respetar los plazos establecidos para el anuncio y su finalización.
- Decir la verdad o no decir nada.
- Recordar que su contacto es a nivel profesional y no personal.
- Mantener el control de la situación.
- Reconocer los diferentes estilos de los medios y aprovecharlo.
- Mantener un perfil humano y comprometido con el anuncio.
Uno de los aspectos de mayor importancia en la organización de estos encuentros es el armado de la sala de prensa, las que en general pueden alquilarse debidamente equipadas para las necesidades de infraestructura que requiere. Los medios de comunicación se distribuyen en el interior del salón de acuerdo a como se muestra en el diagrama que sigue, para el mejor aprovechamiento del espacio que requiere cada uno de ellos.
Finalmente, el cierre obligado de este evento tan especial es el refrigerio que comparten los periodistas entre sí y con las autoridades de la institución y su personal de prensa, que debe ser adecuado al momento del día en el que ocurre la convocatoria y del nivel que requiere el anuncio. En estas ocasiones se les hace entrega a cada periodista de un obsequio acorde con la imagen de la organización y se aprovecha la oportunidad para efectuar evaluaciones del impacto del anuncio a nivel informal.
• Las conferencias públicas o políticas
Se denomina conferencia al acto a través del cual, una personalidad pronuncia un discurso al público, mediante el cual expone un tema específico de interés para un sector de la sociedad.
El conferenciante podrá efectuar un anuncio, exponer un tema de interés, proponer un modelo o proyecto o compartir una problemática con el público y en ocasiones puede estar acompañado de un experto que lo asista en la explicación del tema.
A menudo conformando la presidencia puede participar alguna autoridad – tal es el caso de los anuncios políticos – que con cuyo respaldo y prestigio se le da solidez al anuncio.
El locutor o presentador actuará coordinando las presentaciones y los tiempos del conferenciante, el o los expertos y las autoridades que participen de la presidencia de la conferencia.
Los invitados a una conferencia pública están integrados por los representantes de los medios de comunicación, el público del sector al cual se dirige el anuncio y adicionalmente el público general y en los dos primeros casos, las invitaciones serán dirigidas especialmente.
La dinámica que imprime el desarrollo de una conferencia pública contempla los siguientes aspectos de organización:
- Fijar fecha y horario más conveniente.
- Determinar la sede más adecuada y acondicionarla físicamente (comodidades, equipamiento e infraestructura).
- Determinar el tema a exponer.
- Seleccionar a los integrantes que conformarán la presidencia del acto.
- Preparar al conferencista
- Preparación del cierre y eventual debate posterior.
- Organización de la recepción social final.
Las inauguraciones son eventos significativos que marcan el comienzo oficial de una nueva empresa, edificio, instalación, negocio o proyecto. Son momentos importantes que suelen celebrarse con ceremonias especiales para conmemorar el inicio de una etapa relevante:
Propósito:
- Celebración y Reconocimiento:
- Reconocer el logro o la finalización de un proyecto importante.
- Celebrar el comienzo de una nueva empresa, ubicación o fase relevante.
- Relaciones Públicas:
- Generar atención mediática y destacar la presencia de la empresa o proyecto en la comunidad.
Tipos de Inauguraciones:
- Inauguraciones de Negocios o Comerciales:
- Marcando la apertura oficial de una tienda, restaurante, oficina o centro comercial.
- Inauguraciones Institucionales o Gubernamentales:
- Celebrando la apertura de edificios gubernamentales, escuelas, hospitales u otras instituciones.
- Inauguraciones de Proyectos Especiales:
- Eventos para presentar proyectos de construcción, desarrollo urbano, parques, etc.
Elementos Clave de una Inauguración:
- Ceremonia o Acto Protocolario:
- Discursos, corte de cintas, actos simbólicos, bendiciones religiosas, etc.
- Asistentes y Invitados:
- Personalidades relevantes, autoridades locales, líderes de la comunidad, patrocinadores, clientes, entre otros.
- Entretenimiento y Actividades Especiales:
- Música en vivo, actuaciones artísticas, demostraciones, recorridos, degustaciones, etc.
- Publicidad y Comunicación:
- Difusión a través de medios de comunicación, redes sociales, invitaciones formales, etc.
Consideraciones Importantes:
- Planificación Detallada:
- Organizar el evento con anticipación, cuidando cada aspecto, desde la logística hasta la programación y la seguridad.
- Imagen y Presentación:
- Mantener una imagen coherente con la marca o el propósito del proyecto.
- Interacción con los Asistentes:
- Ofrecer oportunidades para que los invitados interactúen y participen en el evento.
- Agradecimientos y Reconocimientos:
- Reconocer a quienes contribuyeron al éxito del proyecto o negocio.
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