Las actividades post-eventos

Evento

Finalizado el evento, es necesario hacer un análisis de lo desarrollado para poder mejorar las actividades de la ejecución del evento con el objetivo de evaluar nuestro nivel de calidad y alcanzar los objetivos.

El organizador a menudo no toma en cuenta estas actividades, salvo que el cliente se lo haya especificado en el brief o que por su experiencia en este tipo de actividad le indique cuales son las acciones post cierre del evento, pero sin lugar a dudas hay actividades que se incluyen en esta fase que no debemos olvidar.

Una recomendación para esta etapa es no olvidar estimar en el presupuesto los gastos surgidos de esta actividad, caso contrario deberá asumirla el organizador.

Dentro de las actividades post eventos que debemos considerar se encuentran las siguientes tareas:

Nivel de alcance del objetivo general y presentación de resultados obtenidos
Cumplimiento de los plazos y fases
Evaluación de la locación
Evaluación del catering
Análisis de las dificultades (tipo/motivo/solución)
Encuesta de satisfacción a los participantes
Encuesta de satisfacción del cliente
Envío de agradecimientos (personas, empresas, autoridades)
Recopilación y archivo del material (para el cliente y el organizador) •Balance general
Informe final de prensa 6 PROTOCOLOS

Las recepciones para los eventos corporativos, institucionales y de negocios

Las recepciones ocupan un lugar privilegiado en el desarrollo de todo tipo de eventos, y especialmente en los de nivel corporativo. Su adecuada organización dependerá de los objetivos del encuentro y de las preferencias y dietas especiales de los participantes.

El tipo de evento empresario, institucional o comercial determinará la necesidad de una de estas variedades gastronómicas, así como el horario de realización y sede del mismo. Para ello, lo mejor es asesorarse con la empresa de catering que sabrá aconsejar la modalidad adecuada y con el profesionalismo que lo caracteriza.

• Desayunos de trabajo

Los desayunos de trabajo son apropiados para acompañar reuniones, presentación de productos, charlas, exposiciones de invitados especiales y negociaciones. Los desayunos pueden incluir menús Light, típicos, tradicionales y siempre la vajilla ocupará el 30% del sitio del comensal, para que éste pueda dedicarse a los objetivos de la reunión, la charla o la negociación. La elección de productos y su presentación debe adecuarse a la dinámica del trabajo. Existen varios tipos de menú para el desayuno:

Simple o Continental: Es de origen europeo y está compuesto por café, té y leche, panes y croissants, queso blanco, mermelada, manteca y jugo de frutas. En ocasiones se completa con platos de frutas.

Buffet: Está compuesto por café, té y leche, jugos naturales de frutas, plato de frutas frescas cortadas, cereales, yogurt, plato con fiambres, quesos, panes y croissants, dulces, mermeladas, miel y manteca. En el servicio se incluyen platos calientes, tales como: huevos, panceta frita y pequeños bocados de verduras y embutidos.

• El coffe break o pausa para el café

“Break” significa en inglés, receso o pausa. Es apropiado incluirlo en reuniones de trabajo de media jornada o jornada completa en donde los asistentes cumplen un programa de actividades que obligan al descanso.

Su duración es entre 15 y 20 minutos y el servicio puede ser badajeado, servirse en la mesa de reunión o proponer un lapso para que los asistentes se sirvan a si mismos lo que deseen.

El espacio se diseña de acuerdo al servicio que se desea brindar. Cuando el servicio lo realiza el participante directamente, se ubican mesas con bandejas, copas, tazas, platos, jarras y cucharitas y se coloca en una mesa principal el café, té, leche, masas, jugos naturales, gaseosas y agua mineral. Cuando el servicio se efectúa en la mesa cobra especial importancia la diagramación del sitio y los elementos que se colocan a disposición del comensal.

En actividades de media jornada es habitual incluir un coffe break, sin embargo, cuando la actividad es de jornada completa se suelen incluir tres cortes destinados al café.

• El Brunch

En esta recepción se combinan infinidad de platos que pertenecen al desayuno, almuerzo, merienda y cena. Por ello, no tiene horario preferente para su servicio, ni ocasión de evento definida.

A menudo el Brunch se compone de fiambres, quesos, terrinas, patés, bebidas, jugos, café y leche. Cuando se realiza por la tarde se puede ofrecer tortas, quesos, tartas, tostadas, queso blanco o cottage y otras variedades.

• Almuerzos y cenas

Esta recepción es compleja y requiere de personal entrenado y un espacio diseñado especialmente para su servicio. Por lo general se realiza durante una reunión, al cierre de una actividad, o se desarrolla como eje del encuentro.

Su duración varía si es almuerzo de una hora y media a cena que se extiende por dos horas, en ese tiempo se disfruta de una copa de bienvenida, tres platos y café. El primer plato es la entrada con presentación de productos livianos, luego se sirve el plato principal que tiene mayor elaboración y consistencia y luego el postre.

Los platos en un almuerzo – por lo general -, no son muy elaborados, de fácil digestión, sencillos, rápidos y fáciles de comer y para beber se sirven gaseosas, jugos y agua mineral. Se evitan las bebidas alcohólicas y los platos muy pesados.

• El cocktail o cóctel

Muchas veces denominado “recepción”, es una modalidad gastronómica que se ubica cerca de las 19:00 horas y dura aproximadamente una hora y media.

El servicio no requiere de instalaciones especiales ya que puede tomarse de pié y los mozos atienden a los comensales ofreciendo los platos y bebidas en bandeja. En el mismo se ofrecen canapés fríos y calientes, y bocaditos y quesos entre otros. El servicio finaliza con presentaciones dulces ,brindis y café.

En cuanto a la bebida, se ofrecen vinos blanco y tinto, whisky, agua mineral, gaseosas, jugos, tragos especiales y champagne. A menudo se incluye un Open Bar o Barra de tragos con aperitivos, gin, vodka, Fernet y Martini, entre otros.

• Buffet o Buffet froid

Se puede describir al buffet como una recepción intermedia entre el cocktail y la cena. Es una comida que se caracteriza por el autoservicio de los invitados. Cada comensal debe servirse. A diferencia de otro tipo de comidas (lunch o cocktail) el buffet puede tomarse de pié o sentado.

El Buffet es apropiado especialmente para todo tipo de acontecimiento empresarial o social, en que se quiere ofrecer un agasajo mas importante que un cóctel, pero de mayor informalidad que una comida, aunque por su composición y extensión aproximada de dos o tres horas puede perfectamente reemplazar a una cena porque generalmente es ofrecido a las 20 horas.

El buffet es presentado en una mesa central en donde se disponen los platos fríos y fiambres y la vajilla con los cubiertos necesarios, las servilletas y panecillos. El comensal se acercará a la mesa para servirse lo que le agrade y nunca se debe llenar el plato con demasiados bocaditos, es de mejor educación levantarse para repetir el plato tantas veces como sea necesario. Las bebidas alcohólicas y sin alcohol, serán ofrecidas servidas en bandeja por personal entrenado.

El buffet también puede ser caliente, en este caso se colocarán algunos puestos de expendio a cargo de mozos, que ofrecerán a cada comensal la comida servida en cazuelas o en platos con sus cubiertos y servilleta. Los platos calientes son variados, pero deben ser sencillos de servir y de comer; por ejemplo, pollo trozado a las hierbas con papitas a la manteca.

Las mesas para los comensales se colocarán en el mismo salón o en una sala de acceso conectado y cada invitado tomará asiento donde más le guste sin necesidad de respetar lugares marcados por la asignación de precedencia. Las mismas estarán vestidas con un mantel en tonos pasteles y pueden estar adornados con un centro de mesa con flores suaves al tono.

Las actividades post-evento son acciones y tareas realizadas después de que el evento principal ha concluido. Estas actividades son fundamentales para cerrar el ciclo del evento, evaluar su éxito, y consolidar relaciones o aprovechar oportunidades que puedan surgir a partir del evento mismo:

Evaluación y Análisis:

Encuestas o Evaluaciones de Participantes:
- Obtener retroalimentación de los asistentes para evaluar la satisfacción y recopilar sugerencias para futuros eventos.
Análisis de Datos y Resultados:
- Revisar los datos recopilados durante el evento, como registros de asistencia, opiniones o métricas de desempeño.

Informes y Documentación:

Informe Post-Evento:
- Elaborar un informe detallado que destaque los logros, desafíos y lecciones aprendidas del evento.
Documentación de Resultados o Conclusiones:
- Recopilar y presentar los resultados más relevantes o hallazgos obtenidos durante el evento.

Agradecimientos y Reconocimientos:

Agradecimientos a Participantes y Colaboradores:
- Enviar notas de agradecimiento a los ponentes, patrocinadores, colaboradores y asistentes.
Reconocimientos a Personal Clave:
- Reconocer públicamente el trabajo del equipo organizador, voluntarios u otros participantes destacados.

Seguimiento y Networking:

Mantener Contacto con Asistentes y Ponentes:
- Continuar la comunicación con los asistentes y ponentes para fortalecer relaciones o colaboraciones futuras.
Creación de Comunidades o Redes Post-Evento:
- Facilitar espacios en línea o redes sociales para mantener la interacción y el intercambio de ideas entre los participantes.

Planificación para Futuros Eventos:

Lecciones Aprendidas y Mejoras:
- Identificar áreas de mejora basadas en la retroalimentación y los resultados del evento para futuras ediciones.
Desarrollo de Estrategias para Próximos Eventos:
- Utilizar la información recopilada para planificar y mejorar la organización de futuros eventos.

Difusión de Resultados:

Comunicación de Conclusiones o Hallazgos:
- Compartir los resultados o conclusiones del evento a través de informes, publicaciones o presentaciones.
Marketing Post-Evento:
- Utilizar el éxito del evento como material de marketing para promover futuras ediciones o eventos similares.

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1. Objetivos de las actividades post-evento

Evaluar el cumplimiento de objetivos.
Medir la satisfacción de asistentes y participantes.
Documentar lo aprendido (aciertos y errores).
Mantener la relación con el público y los colaboradores.
Asegurar el cierre administrativo y operativo del evento.

2. Principales acciones post-evento

a) Encuestas de satisfacción

Dirigidas a asistentes, ponentes, patrocinadores o personal interno.
Recogen opiniones sobre organización, contenidos, logística, etc.

b) Reunión de evaluación

El equipo organizador revisa lo ocurrido: qué funcionó, qué no, y qué se puede mejorar.

c) Análisis de resultados

Revisión de indicadores como número de asistentes, participación, impacto en redes, cobertura mediática, ROI, etc.

d) Envío de agradecimientos

A través de correos, cartas o publicaciones en redes. Es importante agradecer a asistentes, aliados, ponentes y staff.

e) Publicación de contenidos

Videos, fotos, presentaciones, memorias o actas del evento.
Mantienen vivo el interés y aportan valor añadido al público.

f) Cierre administrativo

Pagos pendientes, devoluciones, facturas, liquidaciones presupuestarias.

g) Gestión de base de datos

Consolidar y actualizar los contactos obtenidos para futuras comunicaciones o eventos.

3. Beneficios clave del post-evento

Refuerza la imagen profesional del organizador.
Mejora la calidad de futuros eventos.
Fomenta la fidelización del público.
Permite demostrar resultados a patrocinadores o autoridades.

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