La señalización de seguridad
General
Las señales de seguridad están codificadas y en general son reconocidas por todas las personas. Es apropiado informar al inicio del evento sobre los procedimientos en caso de evacuación y la lectura de señales.
Las alarmas de emergencia deberán transmitirse por vía auditiva y visual y/o luminosa.
La señalización de accesibilidad
Las condiciones de accesibilidad del edificio serán marcadas mediante el símbolo de accesibilidad (S.I.A) reconocido internacionalmente. El uso de este símbolo es indicador de la prioridad de acceso para las personas con movilidad reducida, sin embargo, no implica que su uso sea exclusivo.
Dentro de este grupo, los símbolos de accesibilidad más frecuentes son:
- Símbolo internacional de accesibilidad para personas con discapacidad: El símbolo consiste en una figura estilizada de un hombre en silla de ruedas y un cuadro plano con cara a la derecha en color blanco con fondo azul.
- Símbolo internacional de ciegos: Consiste en la figura estilizada de un hombre de pié con bastón y un cuadro plano con cara a la derecha en color blanco con fondo azul.
- Símbolo internacional de accesibilidad con perro guía: Consiste en una figura humana estilizada de pié con perro guía y un plano con cara a la derecha en color blanco con fondo azul.
- Símbolo internacional de sordos: Consiste en una oreja estilizada con línea diagonal en color blanco con fondo azul.
- Símbolo internacional de teléfono de texto para sordos: Consiste en teléfono de texto estilizado en color blanco con fondo azul.
Las características de la comunicación:
El servicio de intérpretes de lengua de signos
El servicio de Intérpretes de Lengua de Signos tiene como objetivo la eliminación de barreras de comunicación con que se encuentran las personas con discapacidad auditiva. Los intérpretes deberán contar previamente con la copia de los programas y ponencias para su preparación, se establecerá un sistema de reemplazo para su descanso durante el evento y se ubicará en el escenario en un lugar destacado, iluminado puntualmente y que favorezca la visualización de los asistentes.
La subtitulación
En algunos casos es aconsejable contar con el material audiovisual subtitulado que ofrezca información textual en la pantalla durante las presentaciones orales en tiempo real. En ocasiones es necesario contar con la traducción en varios idiomas y en este sentido es necesario recordar que los subtitulados deben estar en los videos, fotografías y gráficos que se exhiban.
Las presentaciones accesibles
Las presentaciones visuales deben ser comprensibles, con poco texto y una buena distribución. El tamaño y tipología de la letra debe adecuarse a las dimensiones del salón privilegiando la vista desde la distancia de proyección del auditorio.
Las presentaciones orales requieren la disposición del ponente en un lugar de la sala con buena visibilidad y con el apoyo de los micrófonos.
El material impreso como recurso primario
El material impreso resulta un recurso indispensable en los eventos para informar, comunicar, formar, educar y publicitar entre otros. El diseño de los documentos impresos marca la accesibilidad del participante a la información. La papelería, la composición del texto, el tipo de letra y el contraste, serán las adecuadas a cada formato de comunicación privilegiándose la claridad. La información gráfica que se incluya deberá acompañarse de una descripción textual de su contenido y en el caso de los dibujos, se recomienda su expresión en líneas simples para que resulten más expresivos. Los medios electrónicos (disquetes, CD, DVD y otros) deberán confeccionarse con criterios de accesibilidad. En el caso de los asistentes ciegos, se recomienda incluir la información en Braille y para aquellos que tienen una importante disminución visual, el material deberá ser confeccionado en tipografía de gran tamaño.
Los medios informáticos al servicio de la integración
Actualmente el ordenador es una herramienta que mejora la comunicación y el aprendizaje de las personas con distintos tipos de limitación en su actividad y es un medio excelente en la organización y administración de las actividades en los eventos, un ejemplo lo constituye la actividad de inscripción de los participantes.
Los sitios Web que brindan información sobre el evento deben cumplir con condiciones de accesibilidad presentando su contenido desde distintos formatos: audio, texto, señales luminosas y emitiendo mensajes de aviso sonoros y visuales que permanecerán hasta la confirmación y desactivación del usuario. Los programas deben ser compatibles con la incorporación de ayudas técnicas para la audición, el reconocimiento de voz, la transmisión del mensaje en forma visual y sonora, y el soporte en lengua de signosLa Seguridad en los eventos. El manejo de la discapacidad en situaciones difíciles
La evacuación de emergencia de las personas con discapacidad en los eventos, es una asignatura pendiente en la legislación y no existe un protocolo consensuado en materia de accesibilidad, que contemple esta situación de emergencia.
Sin embargo, hay un acuerdo entre los expertos, respecto de la consideración de algunos factores que facilitan la evacuación con un menor riesgo, relacionadas con la cantidad de participantes que se reúnen en un local y el cálculo del ancho de las puertas de salida que permiten una reducción importante en el tiempo de evacuación.
Estos dos principios son: a) el método del caudal (que utiliza la teoría de la evacuación exterior en un período de tiempo y se establece como parámetro óptimo el caudal de 60 personas por minuto y unidad de paso de 56 cm a través de los accesos de salida) y b) el método de la capacidad (basado en la teoría que supone que las escaleras en el edificio pueden albergar a los participantes sin necesidad de dirigirse al exterior inmediatamente y entonces la evacuación al exterior se produce en forma lenta y segura).
En el caso de las personas con discapacidad el método de la capacidad es el medio más adecuado para asegurar su evacuación sin riesgos.
Es recomendable que el organizador elabore un procedimiento para la evacuación de emergencia, conforme un comité de emergencia para manejar la seguridad con expertos, revise las instalaciones constatando el cumplimiento de las regulaciones vigentes, diseñe un plan y obtenga la aprobación de una autoridad competente.
En el caso de los participantes con discapacidad, es importante considerar ponerse en contacto para consultarles en qué medida debemos ayudarles en caso de evacuación y si necesita asistencia para hacerlo. Las señales de emergencia deberán ser de fácil lectura y comprensión y para ello se dispondrán alarmas de emergencia visuales y luminosas.
En el caso de personas con ceguera o con discapacidad visual se les ofrecerá el hombro para asistirlos en su descenso y el brazo para desplazamientos horizontales. Las personas sordas requieren medios visuales o táctiles para ser avisados de una emergencia.
Los participantes en silla de ruedas pueden ser evacuados por escalera con ayuda de dos personas, sin embargo, puede ser que no deseen exponerse a una caída durante la evacuación y en tal caso, se les deberá asistir para evacuarlos a las zonas de protección temporal previamente establecidas (escaleras, descansos, huecos en los itinerarios de evacuación), evitando obstruir la evacuación del resto de las personas hasta que el flujo de evacuados disminuya o reciba la asistencia del personal de evacuación profesional o de seguridad (bomberos, protección civil, etc.).LOS ERRORES MÁS COMUNES EN LA PRÁCTICA DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES
Cualquier empresa o institución que decide organizar un evento busca siempre obtener un resultado definido de antemano. En la mayoría de los casos se utiliza el evento para comunicar ideas o mensajes, es decir, para transmitir una filosofía corporativa alineada con su imagen o con sus productos.
Por ello, las empresas e instituciones invierten mucho dinero en la organización de toda clase de eventos para capacitar y motivar a su personal o para relacionarse con sus clientes y el organizador debe producir un evento que les resulte rentable.
A menudo escuchamos de los participantes de eventos, expresiones como éstas: “nos divertimos, pero no aprendimos nada”, “fue una pérdida de tiempo” o “se extendió demasiado y nos aburrimos”, entre otros.
Cabe preguntarse entonces, ¿cuáles fueron las fallas? ¿Cuáles fueron los errores que hicieron que aquella actividad, en lugar de ser realmente productiva, se sintiera un “día libre” ?, ¿Que pasó que el público se retiró en medio de la conferencia?
El organizador, no tiene en claro para qué se hace el evento. En primer lugar, es fundamental establecer cuáles son los objetivos de la organización para llevar a cabo el evento: motivar, fidelizar, capacitar, integrar, celebrar, etc.
Sólo una vez que se tiene en claro el objetivo, podrá evaluar qué tipo de propuesta responde mejor a la necesidad del cliente, lo que determinará más tarde la sede, su estructura, el catering y otros. Por ejemplo, hay eventos motivacionales que se concretan mejor al aire libre, y con un catering informal. Otros, pueden aprovecharse mejor en el salón de un hotel y frente a mesas vestidas de manera formal.
El organizador pierde su atención en los detalles. En ocasiones la organización del evento se centra en aspectos secundarios, como la contratación de determinado artista o de la ambientación de un salón específico y se descuida el objetivo central de la actividad.
Desde luego, no se trata de invitar al personal a ver un artista, sino de seleccionar un show que forme parte de un todo y que apunte a lograr el objetivo propuesto. Hay que centrarse en lo que se busca lograr y todos los detalles deberán pensarse en función de ese eje, porque la esencia del evento debe pasar por lo que se quiere transmitir.
El organizador descuida la relación coste-beneficio. A veces se organizan eventos que implican una gran inversión para la empresa o institución, pero que no logran el objetivo esperado por sus autoridades. En este sentido, hay que tener en cuenta que no siempre una gran inversión significa un alto impacto y recordar que con creatividad, es posible planificar eventos diferentes y eficaces.
El organizador descuida el aspecto logístico. A veces algunos factores de la organización por obvios no son atendidos adecuadamente. Por ejemplo, se eligió una sede alejada de la ciudad y los participantes no tienen transporte propio o se calculó mal el número de asistentes por el catering.
El traslado tanto de los participantes como de los elementos con los que se trabajará, del personal que armará y desarmará las estructuras, la preparación y distribución de los alimentos son algunas de las cuestiones logísticas que hay que atender muy cuidadosamente con los proveedores y que a veces por no tratarlo expresamente al momento de su contratación, quedan librados al azar el día de la producción del evento.
Es frecuente que la organización completa del evento en una empresa o institución recaiga sobre la secretaria del gerente general, una agencia de publicidad o la consultora de relaciones públicas. Pero hay eventos que por su complejidad necesitan de la experiencia del organizador profesional, que requiere la acción sincronizada de muchas personas de rubros muy diferentes.
El organizador no toma en cuenta los aspectos de seguridad. La seguridad en sede es un tema prioritario y es un bien intangible que cuando falla se materializa. El eje de una estrategia de seguridad es la prevención que garantice la permanencia de los participantes en el evento. Para ello es necesario que se observen las normas de seguridad y gubernamentales vigentes y desarrollar la capacidad de visualizar los potenciales riesgos en los detalles que se contemplan
El organizador no estimula la comunicación interna.
Siempre los resultados de un evento pueden potenciarse a través de una buena comunicación con el personal involucrado en su realización. Toda la información que se reciba previamente puede optimizar el uso de los recursos, mejorando la relación coste beneficio.
El organizador con su cliente, con el equipo de trabajo y los proveedores necesitan estar comunicados permanentemente. La aclaración de dudas, consultas, los procedimientos y las indicaciones promueven un evento exitoso en donde todos los esfuerzos se combinan para producir un evento ordenado.
La señalización de seguridad es fundamental para alertar, informar y guiar a las personas en entornos laborales, públicos o privados sobre posibles peligros, procedimientos de emergencia y normativas de seguridad:
Tipos de Señalización de Seguridad:
- Señales de Prohibición:
- Indican acciones o comportamientos prohibidos, como «Prohibido fumar», «No pasar», etc.
- Señales de Advertencia o Peligro:
- Alertan sobre riesgos potenciales, como «Peligro de caída», «Alto voltaje», «Zona de riesgo químico», etc.
- Señales de Obligación o Normativas:
- Indican acciones obligatorias, como «Usar equipo de protección», «Lavarse las manos», etc.
- Señales de Emergencia:
- Guían sobre salidas de emergencia, equipos de seguridad, rutas de evacuación, puntos de reunión, etc.
Elementos Clave de la Señalización de Seguridad:
- Colores y Formas Estandarizadas:
- Los colores y formas específicas se utilizan para indicar tipos particulares de mensajes de seguridad. Por ejemplo, el rojo suele usarse para advertencias, el verde para acciones permitidas y el amarillo para precauciones.
- Iconografía Universal:
- El uso de símbolos y pictogramas reconocibles internacionalmente para trascender las barreras del idioma.
- Visibilidad y Ubicación Estratégica:
- Las señales deben ser claramente visibles, colocadas en lugares adecuados y bien iluminadas para asegurar que sean efectivas.
- Mantenimiento y Actualización:
- Las señales deben mantenerse en buenas condiciones y actualizarse si hay cambios en los riesgos o procedimientos.
Normativas y Legislación:
- En muchos países, existen regulaciones y estándares específicos que rigen la señalización de seguridad en entornos laborales y públicos.
- Estas normativas definen los requisitos para el diseño, uso y mantenimiento de las señales de seguridad.
Importancia de la Señalización de Seguridad:
- Contribuye a la prevención de accidentes y a la protección de la salud de las personas.
- Facilita la rápida identificación de riesgos y la toma de medidas preventivas.
- En situaciones de emergencia, guía a las personas hacia salidas seguras y áreas de seguridad.
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