La rueda o ronda de negocios
Planificación
La rueda o ronda de Negocios es un mecanismo de reuniones planificadas, que, de forma directa, crea un ambiente propicio para las negociaciones entre empresarios, instituciones y organizaciones. Son promovidas por las Cámaras de comercio y empresarias.
El mecanismo por el que se da un evento de esta naturaleza implica brindar un espacio controlado en el que se ofertan y demandan bienes y servicios, en el cual los participantes identifican y seleccionan contrapartes con las que tengan oportunidades de hacer negocios y establecer bases para futuras negociaciones (comerciales, asociativas y de cooperación).
Entre los beneficios que ven los clientes corporativos en la participación en este tipo de eventos se encuentran: Permite la participación directa de empresarios, Es selectiva porque prioriza los productos y servicios que se desean tratar según el interés de cada participante, Reduce los costos económicos respecto a contactos, Pueden participar actores con diferentes actividades económicas y
Genera una mayor cantidad de negocios.
Requiere para su puesta en escena una sala equipada con mesas y
sillas apropiadamente dispuestas para las entrevistas, infraestructura de comunicaciones fija y móvil y espacio para el servicio de un refrigerio.
Los participantes deberán inscribirse previamente y se acreditarán el día de la rueda. Las ruedas comienzan puntualmente, así que las acreditaciones hay que realizarlas previamente.
Al momento de inscribirse el organizador enviará el listado de los productos y servicios ofertados y el interesado deberá seleccionar el producto y/o servicio demandado a fin de que se le establezcan las citas con las empresas proveedores y elabore las agendas de entrevistas.
Es recomendable que este tipo de eventos sean gratuitos, sin embargo, debe haber un cupo de asistencia pues fácilmente se puede desbordar y salirse de las manos de los organizadores
Efectuada la acreditación se le asigna la mesa correspondiente al participante y el coordinador inicia con breves palabras la rueda. Cada participante contará con aproximadamente 20 minutos para realizar la negociación. El control del tiempo se monitoreará a través de un coordinador, quien lo anunciará para efectuar el cambio de entrevistas.
Otra modalidad de esas reuniones son los llamados speednetworking que son ruedas de negocios pero en el formato “Rápido” implementado para ofrecer y encontrar servicios, productos o inversores en un brevísimo espacio de tiempo.
Los participantes sentados frente a frente son guiados por un coordinador e intercambian información comercial que utilizarán para formalizar el contacto de aquellos con los que hay intereses comerciales comunes.
El evento comienza con una breve explicación sobre la dinámica de la reunión y luego de cortas intervenciones de los patrocinadores del evento y autoridades (3 a 4 minutos cada uno) se invita a los asistentes a que tomen cada uno su silla y se ubiquen frente a frente.
Los asistentes del coordinador ayudan a los participantes acompañándolos a la siguiente entrevista, siguiendo así una secuencia que es pautada por un timbre.
Una vez ubicado el participante tiene un minuto para explicarle a la otra persona su oferta y luego hace lo mismo la otra persona en el mismo tiempo y finalmente se les da otro minuto para el cambio de silla.
Esta variedad de rueda cuenta con algunos aspectos que desde el punto de su organización no deben descuidarse:
- Elección de una sede de categoría y una sala versátil y cómoda.
- Buen programa de difusión previa: prensa especializada, web, programas y redes sociales.
- Conformación del grupo. La variedad y cantidad del público participante es la clave del éxito de la rueda.
- Elección del coordinador (puede ser un experto en el sector)
- Preparar el material de bienvenida para los participantes con material sobre patrocinadores, una reseña de los organizadores de la rueda y el programa de la actividad.
- Cuide los aspectos logísticos, tales como, la temperatura, la música y el guardarropa.
Es necesario preparar al equipo de personas que atenderán a los participantes y que deberán llevar el tiempo de las entrevistas y coordinar los intercambios.
Visita a Planta
La visita a planta apunta a exhibir los procesos de fabricación de un producto al público, para reforzar el concepto de marca, la identidad institucional y asegurar la fidelidad del cliente. Su objetivo en los términos de un programa de relaciones públicas es lograr la simpatía y confianza del público en la empresa.
Dentro de este universo, cabe distinguir en este tipo de eventos a las visitas de planta realizadas en el marco de un programa de marketing y difusión institucional, de las visitas a planta que realiza un grupo de empresarios, autoridades públicas o accionistas, en el marco de visitas denominadas “especiales” vinculadas con motivos de negocios en donde se realiza el recorrido de las instalaciones con el fin de inspeccionar el capital, con el propósito de cerrar tratos comerciales o impulsar nuevas inversiones.
El primer grupo de visitas a Planta, se encuadran dentro de las acciones de responsabilidad social que realizan las empresas, con el fin de establecer un contacto más cercano con la comunidad y con sus clientes, impartiendo valiosa información a muchos grupos que año a año visitan las instalaciones, reproducción de diferentes marcas, para conocer cómo se fabrican sus productos preferidos.
Los visitantes son provistos de equipamiento de protección individual visitan las instalaciones en compañía de un guía, que tiene a su cargo brindarle la información necesaria para poder apreciar el proceso de fabricación y circulan por recorridos delimitados que permiten la observación segura y respetan las necesidades de los trabajadores para efectuar su tarea con comodidad.
Es habitual en este tipo de visitas, incluir en una instancia previa al recorrido, la proyección de un audiovisual institucional que explica el objetivo de la empresa y describe su historia, objetivos, metas futuras y productos o servicios.
La organización de este evento comprende en sus aspectos generales, la consideración de las siguientes actividades por parte de la institución organizadora:
- Nómina de invitados o peticionantes consolidados y confección de identificaciones “credenciales” de acceso.
- Definir el programa en su totalidad, asignándole los tiempos para el cumplimento de cada actividad en todas las instancias de la visita.
- Diseño de un plan integrado con los jefes departamentales y elaboración de un cronograma detallado que permita el normal desarrollo de la labor de su sector.
- Preparación de recorridos, guías y grupos (de acuerdo a las normas de seguridad de aplicación y conforme al espacio que brindan las instalaciones)
- Designación de las autoridades que darán la bienvenida a los asistentes y preparación de sus discursos.
- Contratación de servicios y traslados (sólo en casos de visitas “especiales”).
- Elaboración y producción del material informativo que se entregará a los asistentes. (folletería, carpetas, dossiers)
- Plan de difusión y seguimiento a través de los medios a cargo de prensa.
- Preparación de refrigerio con entrega de obsequios promocionales.
- Determinar la estructura de personal, servicios y comodidades necesarias para la atención de los asistentes.
- Confeccionar los presupuestos y efectuar las contrataciones de los servicios que no son habituales de la empresa.
La presencia institucional y de marca es un rasgo distintivo en este tipo de eventos, en los cuales cobra importancia la recepción por parte de las autoridades de la empresa o el personal del área de relaciones públicas a cargo de dar la bienvenida a los visitantes.
La rueda o ronda de negocios es una dinámica organizada para facilitar reuniones breves y preestablecidas entre diferentes participantes con el objetivo de establecer contactos comerciales, explorar oportunidades de colaboración y generar potenciales acuerdos comerciales:
Propósito:
- Networking Empresarial:
- Facilitar encuentros directos entre empresas, emprendedores, proveedores y compradores potenciales para fomentar relaciones comerciales.
- Intercambio Comercial:
- Crear oportunidades para discutir ofertas, productos, servicios y posibles colaboraciones.
Características Principales:
- Agenda Programada:
- Las reuniones se organizan previamente, permitiendo a los participantes concertar encuentros según sus intereses y objetivos.
- Duración de las Reuniones:
- Habitualmente breves, entre 15 a 30 minutos, para permitir conversaciones concisas y eficientes.
- Variedad de Participantes:
- Empresas, emprendedores, proveedores, compradores, representantes de sectores específicos o industrias diversas.
Pasos Comunes en una Rueda de Negocios:
- Registro y Perfilado:
- Los participantes se registran y completan perfiles que ayudan a emparejar intereses comerciales.
- Programación de Citas:
- Utilización de plataformas o software especializado para programar reuniones basadas en los perfiles y preferencias de los participantes.
- Desarrollo de las Reuniones:
- Durante el evento, se siguen las agendas establecidas para las reuniones preestablecidas.
- Seguimiento Posterior:
- Intercambio de información de contacto y seguimiento después del evento para avanzar en posibles negocios o colaboraciones.
Beneficios:
- Eficiencia en el Networking:
- Proporciona la oportunidad de establecer múltiples contactos comerciales en un corto período.
- Enfoque en Intereses Comunes:
- Los participantes pueden reunirse con personas que tienen intereses y objetivos similares en la industria.
- Ahorro de Tiempo y Recursos:
- Evita la necesidad de buscar individualmente oportunidades comerciales, maximizando el tiempo de interacción.
Consideraciones:
- Preparación Previa:
- Investigación sobre los participantes y preparación para las reuniones concertadas.
- Claridad en los Objetivos:
- Tener en claro lo que se busca lograr en cada reunión para maximizar su efectividad.
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