La planificación del tiempo de formación

Resumen

The bad news is time flies.

The good news is you’re the pilot.

La mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que tú eres el piloto.

 

Podríamos resumir un curso, o una sesión de formación dentro de un curso, perfectos desde el punto de vista de la planificación temporal diciendo:

• Empezó a la hora prevista.
• Las pausas-café se hicieron a su hora y duraron los minutos que se había planificado.
• El tiempo de corte para el almuerzo se ajustó al programa.
• Por la tarde se terminó a la hora prevista.
• Y vimos todos los temas que habíamos planificado.

Este es un paisaje ideal, y por tanto irreal. A veces no podemos empezar a la hora prevista, porque no hay quórum de participantes, y tenemos que dar cinco minutos de cortesía.

A veces también, por no decir frecuentemente, a pesar de que hemos dicho, al tener la pausa para el café: dentro de quince minutos aquí, es decir, a las 11:00 en punto aquí, alguien se retrasa, o el café no estaba preparado, o han surgido otros inconvenientes que hacen que empecemos con algunos minutos de retraso.

¿Y qué decir del almuerzo? No es nada infrecuente que cuando lleguemos al restaurante o cantina la comida aún no esté lista, y que este retraso en el comienzo se acentúe al retrasarse el segundo plato, o el postre o el café.

Claro que idealmente podríamos hacer como en el fútbol: dar unos minutos de prórroga. ¡Ah! Pero eso no es posible, porque Virginia pierde el autobús si llega tarde y el próximo no pasa hasta dentro de una hora, y Martín tiene imperativamente que recoger a los niños en el colegio, y Felipe nos dice que es el cumpleaños de su hijo, y que le ha prometido que llegaría a tiempo para soplar las velas de la tarta…

Lo anteriormente expuesto nos obliga a varias medidas para conseguir aproximarnos al objetivo ideal de que se cumpla el horario y se dé el temario.

Veamos algunas de estas medidas:

• Lo primero es hacer un cronograma del curso, sesión por sesión.
• Disponer de colchones de tiempo entre materia y materia para compensar los retrasos que inevitablemente se producirán.
• Llevar algunas materias, o juegos, o ejercicios, que, sin ser fundamentales, podrían realizarse si sobrara tiempo.
• Negociar con los encargados de la intendencia (pausas-café y almuerzo) la puntualidad. Para ello se puede optar por el menú único para todos o con pasar una nota al principio de cada sesión en la que los participantes elijan lo que van a comer de entre un menú de tres primeros, tres segundos y tres postres.
• Explicar a los participantes en la primera sesión que existe un programa y que la única manera de acabar a tiempo es empezar a tiempo.
• También se puede decir que cuando sea la hora de comienzo, empezaremos, aunque falte alguno.

 

Práctica

Esta amenaza drástica es difícil de mantener en la práctica, porque, por ejemplo, usted ha dispuesto un role-playing para después del almuerzo, y para ello usted o su acompañante (siempre es preferible dar un curso a dúo) ha repartido y comentado los roles con tres personas que van a representarlo nada más volver del almuerzo. Y resulta que uno de ellos no aparece. Además, en el supuesto de que sean varios los retrasados, si usted decide empezar a la hora prevista, aunque permita los cinco minutos de cortesía, puede encontrarse con que los retrasados no se enteran de qué va el tema, porque hayan faltado los tres primeros minutos en que se explicaban las normas del cuestionario que tenían que cumplimentar. Yo recomiendo que se respete el horario, porque si se transige la primera vez al final se empieza con media hora de retraso, pero también aconsejo no poner una materia fundamental en el propio primer minuto del arranque.

Pasemos al tema del cronograma. Se trata de producir un documento para uso del formador en el que se especifique la hora, qué tiene que hacer el formador, qué tienen que hacer los formandos, qué apoyo audiovisual vamos a utilizar y una columna para comentarios, que sirve fundamentalmente para anotar incidencias, tales como si el tema gustó o no, si lo encontraron o no útil, si nos excedimos o nos sobró tiempo…

Veamos un ejemplo en un curso de negociación:

La primera vez que se hace el cronograma suele tener bastantes desviaciones; las veces posteriores, gracias a incorporar los comentarios, el programa experimenta introducción de nuevas actividades o supresión de las que no tuvieron demasiado éxito o consumían demasiado tiempo, y los horarios se van perfilando.

Esta es la utilidad de la quinta columna del cuadro, titulada Comentarios, que se ha dejado deliberadamente en blanco. En ella anotaremos, a ser posible sobre la marcha, y si no al final de la jornada, en todo caso antes de que nos olvidemos de ello, todas las incidencias que se hayan producido y que motiven cambios en el futuro. Por ejemplo: un ejercicio previsto para ser realizado en 15 minutos en realidad nos consumió solo 10, o, por el contrario, 20. Este hecho deberá ser tenido en cuenta en la elaboración de la planificación del próximo curso. También se pueden anotar el agrado o desagrado de los asistentes ante determinado tema, ejercicio o comentario; los síntomas de cansancio o agotamiento ante un ejercicio, que por su dificultad debe ser cambiado del horario de tarde al de la mañana, etc.

Cuando el curso se ha hecho muchas veces, y nos lo sigue demandando, con esta guía es fácil buscar a otro formador que lo imparta siguiendo el guion elaborado.

Y, a veces, cuando ha transcurrido bastante tiempo de haber impartido un curso nos lo vuelven a demandar, no tenemos que replanteárnoslo todo, porque ya lo tenemos previsto de la vez anterior.²⁷

 

La planificación del tiempo de formación es crucial para garantizar que los objetivos de aprendizaje se cumplan de manera efectiva:

1. Establece Objetivos Claros:

• Define los objetivos de aprendizaje específicos que deseas lograr durante el período de formación.

2. Identifica el Contenido y las Actividades:

• Analiza el contenido del curso o programa de formación y desglosa las unidades o temas a cubrir.
• Identifica las actividades de aprendizaje necesarias para cada unidad (conferencias, actividades prácticas, tareas, etc.).

3. Calendariza las Actividades:

• Establece un cronograma detallado que especifique cuándo se llevarán a cabo cada una de las actividades y módulos de aprendizaje.
• Considera la duración estimada de cada actividad y asigna tiempo suficiente para cubrir el contenido y permitir la participación activa de los estudiantes.

4. Flexibilidad y Adaptación:

• Mantén cierta flexibilidad en la planificación para adaptarte a imprevistos o necesidades específicas de los estudiantes.
• Incorpora momentos de revisión y ajuste en el cronograma para asegurarte de que se estén cumpliendo los objetivos de manera efectiva.

5. Evaluación y Retroalimentación:

• Incluye momentos para evaluar el progreso de los estudiantes, ya sea a través de evaluaciones formativas o pruebas regulares.
• Ofrece retroalimentación constante para que los estudiantes sepan cómo están progresando y puedan realizar ajustes en su aprendizaje.

6. Utiliza Herramientas de Gestión del Tiempo:

• Emplea herramientas como calendarios, plataformas de gestión educativa o software de planificación para mantener un seguimiento eficiente del cronograma y las actividades.

7. Comunicación Efectiva:

• Comunica claramente el plan de estudios, fechas importantes y cualquier cambio en el cronograma a los estudiantes para mantenerlos informados.

8. Revisión y Mejora Continua:

• Después de cada sesión de formación, revisa la efectividad del plan y haz ajustes según sea necesario para mejorar futuras sesiones.

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.

 

 

Resumen: La planificación del tiempo de formación

La planificación del tiempo de formación es clave para garantizar un aprendizaje efectivo y organizado. Consiste en distribuir adecuadamente las actividades, contenidos y descansos para optimizar el proceso formativo.

Puntos clave:

• Definir objetivos claros: Establecer metas específicas para cada sesión o módulo.

• Organizar contenidos por prioridades: Priorizar temas según su importancia y complejidad.

• Asignar tiempos realistas: Estimar la duración necesaria para cada actividad, evitando saturación.

• Incluir pausas estratégicas: Programar descansos para mantener la atención y evitar la fatiga.

• Flexibilidad: Adaptar el plan según el ritmo y necesidades de los participantes.

• Evaluación continua: Integrar momentos para medir el progreso y ajustar tiempos si es necesario.