La planificación de eventos

• La elección de las fechas y la sede como punto de partida

Empresa 

Cuando una empresa o institución piensa en la realización de un evento; uno de los aspectos fundamentales es la determinación de la fecha en que se llevará a cabo. En general, se aconseja no elegir una fecha que coincida con una celebración especial, para no comprometer la asistencia de los invitados. Hay algunos eventos que, por su naturaleza, por ejemplo, los conmemorativos, deben realizarse en un día determinado que coincide con un hecho institucional trascendente o con la muerte o nacimiento de su fundador y que le dan significado; sin embargo, hay muchos otros que pueden acomodarse a las épocas más propicias del año.  

En cuanto a los horarios más oportunos para su celebración, encontramos que los eventos cuyo comienzo coinciden con la finalización de la jornada laboral –a partir de las 18 horas– en un día hábil, son más exitosos porque logran una mayor participación de los invitados. En tanto observamos que, durante los fines de semana, se suceden los eventos más vinculados con las celebraciones institucionales o sociales y de motivación e integración cultural, los primeros se organizan en torno a un almuerzo o cena y los segundos son celebrados durante toda la jornada. 

Elegir la sede de un evento siempre es una decisión fundamental que se verá afectada por las posibilidades presupuestarias de los organizadores, por el motivo de reunión y la clase de evento del cual se trate. En la actualidad, los hoteles y centros de convenciones cumplen con los requisitos de satisfacción de las necesidades surgidas de un evento y atienden las medidas de seguridad que rigen por norma vigente. También en algunos casos se consideran localizaciones menos sofisticadas y poco exploradas, porque en la actualidad existen muchas opciones para acondicionar cualquier instalación que se requiera. 

Entre otros factores que inciden en la elección de la sede, se cuentan la temática del evento, la incidencia del mercado en la reunión, el negocio de los patrocinadores y el sentido de oportunidad para la celebración, que influye también en la elección de la fecha más apropiada. Uno de los ejemplos más claros de esto es el de los lanzamientos de productos, cuya realización no debe coincidir con el lanzamiento o anuncio comercial de otra empresa que comparte el mercado. La sede más apropiada se elige considerando la ubicación geográfica, las características de infraestructura y confort que brindan las instalaciones y la imagen y categoría que trasmite la institución que la organiza. Hay ciudades con sedes de alta infraestructura, como Madrid, Barcelona o Valencia, entre otras; pero también es necesario tener en cuenta que hay algunas ciudades que no tienen sedes apropiadas para todas las realizaciones. 

Si hay que elegir una sede en el exterior, deben considerarse los factores relacionados con la infraestructura de transporte, analizar las posibilidades y limitaciones que representa el desplazamiento de los asistentes a ese país, la estacionalidad que influye sobre las plazas hoteleras, las reservas de vuelos y las conexiones dentro de la ciudad sede, y las atracciones e instalaciones con las que cuenta la ciudad para albergar a los invitados y brindarles la seguridad necesaria. 

Siempre hay que recordar que el destino elegido tiene un valor de comercialización para el evento, siempre y cuando sea considerado atractivo para el turismo, posea bondades climáticas, ventajas cambiarias a favor del visitante, seguridad para los participantes y cuenten con la infraestructura y el personal especializado que necesita un evento para convertirse en un acontecimiento especial. 

Siguiendo esta línea, resulta impensable la organización de una conferencia internacional en una ciudad que está sufriendo un temporal de lluvias e inundaciones o elegir un hotel muy económico para albergar una reunión de negocios, o convocar a un evento de incentivos o promoción en una ciudad que no ofrece posibilidades para gozar del tiempo ocioso o plantear actividades turísticas, porque nos faltaría el clima que crea el ambiente necesario para su desarrollo exitoso. 

• La elección del salón y salas para los eventos

Un apartado diferente es la elección de las salas o el salón que constituye, sin lugar a dudas, un desafío para los organizadores, porque es donde se va a llevar a cabo el evento.  

El espacio en el que se desarrollará el evento –y que genéricamente denominamos “salón”– debe ser elegido, en primer lugar, considerando el tema que motiva el evento, es decir, la finalidad que persigue. Este aspecto es fundamental porque no es el mismo espacio el que se requiere para una conferencia, que para una demostración de producto o un evento motivacional de “team building”.  

La capacidad física del espacio también es importante para que el salón pueda brindar comodidad física a los participantes, servicios con confortabilidad y seguridad suficiente. También hay que contemplar la cantidad de salas o espacios que tienen que funcionar simultáneamente para cumplir con el objetivo del evento, por ejemplo, salas de trabajo, de reuniones, de recepción, de prensa, de ceremonial, etc.  

La conformación del espacio que se contrata –salón o salas– debe tener en cuenta aspectos relacionados con: 

• Las actividades que se desarrollarán durante el evento.
• Las estructuras, mobiliario y equipos que se requieren instalar o construir.
• Los espacios de permanencia, tránsito y accesos principales y secundarios que se necesitan.
• Las condiciones edilicias y de infraestructura propias del salón que favorecen la participación de todos los asistentes.
• Las razones de seguridad, salidas de emergencia, acceso a escaleras, extintores, cumplimiento de normativas municipales e impuestos.
• La climatización, iluminación y grupo electrógeno. 

La utilización de los espacios y la ornamentación de los salones constituye una actividad que se encuentra condicionada por razones de necesidad, de seguridad y de creatividad. 

En la ambientación de un espacio para un evento, entran en juego tanto las estructuras protocolares o de disposición, como estrado, auditorio, atril, tarima, pasarela y caminos, como los elementos y estructuras funcionales que promueven la imagen y que acompañan su dinámica y animación, por ejemplo, las luces, las flores, las telas, las obras de arte y las pantallas, entre otros.

En líneas generales, para  la ornamentación de un salón se utilizan desde los clásicos –pero siempre de buen gusto– arreglos florales naturales, sin aroma, sencillos y armónicos y las plantas verdes sin flor que generan verdaderos espacios naturales; las obras de arte acordes con el motivo y estilo del acto; las alfombras de color rojo o azul, de pelo corto y ubicadas para demarcar espacios de tránsito, ascenso a estrados e ingreso al salón; hasta la iluminación de dirección, puntual, de contraste, de proyección, en colores y con mensajes como elementos de decoración más modernos. 

Lo más recomendable, cuando se ha arribado a una decisión respecto de la contratación de una sede para el evento, es visitar las instalaciones previamente desde la contratación hasta unos días antes al inicio de un evento sobre todo si la sede elegida es en el interior o el exterior de nuestro país y en algunos casos hasta es aconsejable asistir acompañados de personal técnico para la valoración de los aspectos más funcionales del servicio.   

• Los participantes, las invitaciones y su acreditación en el evento

Establecer la composición y el número de participantes de un evento con la mayor precisión y antelación posible es esencial porque, en función de ellos, se determinarán muchas de las actividades que conforman su organización.  

Cada evento se organiza con una finalidad que determina su objetivo, su tema y su alcance, estas definiciones dirigen los esfuerzos de realización a un público determinado que se denominará de distintas maneras: participantes, asistentes, invitados, visitantes, comensales o delegados. 

Este público estará dividido de acuerdo con la necesidad de su participación y su vinculación con el evento: 

Participantes o invitados fundamentales, cuya participación es obligatoria y permite la realización del evento, porque se convierten en protagonistas de alguna de las actividades. Por ejemplo, los familiares del socio fundador de la firma que celebra el aniversario de la empresa.

Participantes muy importantes o invitados especiales, cuya participación es muy conveniente y le otorga prestigio, seriedad o difusión al evento y se encuentran considerados para la asignación de precedencias y ubicación en lugares especiales. Su representatividad da al evento un impacto mediático de alta valoración. Para estas personalidades siempre se consideran eventuales reemplazos, porque a veces ocurre que comprometen su asistencia y después no pueden participar y avisan con poco tiempo.

Participantes o invitados propios, a los cuales va dirigido el evento.

Son las personas que van a vivir el evento y que acuden con sus expectativas y tienen necesidades que hay que satisfacer. 

Las invitaciones dirigidas a los participantes o invitados se efectúan siempre en nombre de la empresa patrocinadora u organizadora del evento y pueden cursarse en forma personal o impersonal, las primeras más vinculadas con los eventos formales o con asignación de precedencias y las segundas relacionadas con eventos más abiertos, sin necesidad de acreditación, de mayor acceso público o de índole cultural o comunitaria. 

La elección del tipo de invitación y forma de envío está asociada con la categoría del invitado y la clase de evento que se promueve. Una invitación dirigida a una personalidad artística, funcionario de gran jerarquía o empresario influyente deberá ser cursada mediante nota o esquela y se procurará su envío en mano; sin embargo, en otros casos podrá utilizarse la tarjeta de invitación enviada mediante mensajería o correo y, finalmente, en otros, podrá participarse mediante correo electrónico, como en el caso de las charlas informativas al público. 

Hay eventos que requieren la acreditación formal de sus asistentes, invitados o participantes; en estos casos cobran importancia las actividades vinculadas con la elaboración del listado de asistentes, su clasificación, el envío de las invitaciones, la confirmación y finalmente la confección de los listados de chequeo, la elección del mejor sistema de acreditación (manual, automatizado, código de barras, etc.) y la preparación del personal que estará asignado a esta tarea.  

El participante debe darse a conocer ante el personal de acreditación quien registrará su presencia e ingreso al evento y entregará una credencial que lo identificará como invitado permitiendo el acceso a las instalaciones y actividades que le son propias. 

• La programación de actividades y su calendarización

El conjunto de eventos producidos por una o varias empresas patrocinadoras deberán ser debidamente programados. La programación le da dinamismo al evento a través de la secuencia de las actividades necesarias para materializarlo. La programación es la respuesta a ¿cómo lo vamos a hacer? que está esperando el cliente en su propuesta.  

Cuando se diseña un evento, es fundamental determinar la finalidad que persigue, qué se desea lograr con su producción y quiénes participarán de su realización. Estas definiciones serán el hilo conductor que guiará las decisiones primarias del organizador y orientará al cliente respecto de su presupuesto y factibilidad. 

Un evento está integrado por diferentes actividades que conforman su estructura: actos, ceremonias, recepciones y reuniones. Cada una de esas actividades tiene una dinámica propia y puede ser llevada a cabo en diferentes ámbitos por lo cual es correcto abordarlas como unidades diferentes. 

Se puede mencionar como un claro ejemplo de ello un acto de colación de grados universitario, que estará formado por una ceremonia de entrega, con jura de graduados, y por una recepción de celebración como cierre. 

Las actividades que componen cada acto, ceremonia, recepción o reunión deben ser asignadas a un equipo de trabajo o a un proveedor externo quien tendrá la responsabilidad total o parcial de su realización en un plazo determinado. 

La coordinación integral del evento y la responsabilidad final de su realización la tendrá a su cargo el organizador profesional, quien responderá ante el cliente que es la empresa patrocinadora. 

El primer paso de la programación implica determinar todos los actos, ceremonias, recepciones y reuniones que integran el evento. La programación comprende el desarrollo de las tareas agrupadas por actividad. Como ejemplo, se muestra un cuadro que permite discriminar de manera muy sencilla todas las actividades que deben realizarse en cada segmento del evento y ayuda al organizador a administrarse.

Una vez determinadas las actividades necesarias para la realización del evento, se confecciona el cronograma que reflejará la descripción detallada de todas las tareas, la información respecto de los plazos, la asignación de funciones, las responsabilidades y su alcance y que le será de utilidad al coordinador y a su equipo para contemplar el estado de avance, el control y, al finalizar, la evaluación que necesita para asegurarse el éxito del evento.  

 

En general, el cronograma se diagrama sobre la base de un cuadro de Gantt, que es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es el de mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado y se construye por la definición de: actividades, tareas o acciones, categorías de las funciones (supervisión – coordinación – ejecutivas – operativas auxiliares), responsabilidades, asignación a grupos de tareas o proveedores, determinación del tiempo que se invertirá en cada tarea o actividad, indicadores de avance, control y evaluación.

 

La planificación de eventos implica una serie de pasos y consideraciones para organizar y ejecutar con éxito un evento:

1. Establecer Objetivos y Alcance del Evento:

• Define claramente el propósito del evento.
• Identifica la audiencia objetivo y sus necesidades.
• Establece metas específicas y medibles para el evento.

2. Crear un Plan Detallado:

• Desarrolla un cronograma y un calendario de actividades.
• Establece un presupuesto detallado que cubra todos los aspectos del evento.
• Asigna responsabilidades a un equipo organizador.

3. Selección de Fecha, Lugar y Temática:

• Elige una fecha adecuada considerando días festivos, eventos rivales, etc.
• Selecciona un lugar que se ajuste al tamaño y necesidades del evento.
• Define la temática, agenda y contenido del evento.

4. Gestión de Logística:

• Contratación de proveedores para servicios como catering, equipo técnico, etc.
• Gestión de permisos y requisitos legales.
• Organización del transporte y alojamiento si es necesario.

5. Marketing y Promoción:

• Diseña estrategias para promocionar el evento.
• Utiliza herramientas como redes sociales, correos electrónicos, sitios web, etc.
• Trabaja en la creación de material promocional.

6. Gestión de Asistentes:

• Implementa un sistema de registro y control de entradas.
• Organiza la distribución de materiales y credenciales.
• Prepara la logística para la llegada y recepción de los asistentes.

7. Coordinación del Día del Evento:

• Supervisa la instalación y disposición de equipos y materiales.
• Coordina al equipo de apoyo y al personal de atención.
• Asegúrate de cumplir con el cronograma y soluciona problemas en tiempo real.

8. Evaluación Post-Evento:

• Recopila comentarios y retroalimentación de los asistentes.
• Evalúa el desempeño del evento en función de los objetivos establecidos.
• Analiza el presupuesto y los gastos reales frente a lo planeado.

9. Seguimiento y Agradecimientos:

• Agradece a patrocinadores, ponentes y asistentes.
• Evalúa las áreas de mejora para futuros eventos.
• Mantén contacto con los asistentes y patrocinadores para futuras oportunidades.

 

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