La organización del trabajo

Criterios de planificación y organización

Las empresas suelen contar con normas, criterios y pautas que determinan la organización y planificación del trabajo, adaptándose así a las políticas de la misma, por ejemplo, los protocolos de almacenamiento y custodia de la documentación y el archivo, la organización de la agenda de trabajo, etc.

Pero aunque la empresa marque determinados protocolos en materia de planificación y organización, existen otros que dependen exclusivamente del propio trabajador/a y que podrán afectar en mayor o menor medida a su trabajo. Algunos de ellos son:

• El tiempo

Es tiempo es finito, por tanto administrar y gestionar correctamente éste supondrá una de las tareas más importantes a considerar por todo profesional del secretariado y que permitirá optimizar este bien escaso. Es importante tener en cuenta:

• • Durante la jornada laboral existen  los denominados “ tiempos muertos”, es decir el tiempo que perdemos en buscar algo que no está debidamente colocado, pasearnos por algún pasillo o planta para buscar algo o a alguien, realizar tareas innecesarias o improductivas ( llamadas de teléfono personales, navegar por Internet para ocio propio, etc..) en realizar una mala gestión de llamadas telefónicas, etc. Este tiempo resulta muy significativo en nuestras tareas cotidianas. Es necesario priorizar las tareas para ello se clasificarán en prioridad alta o urgente, normal o baja, así dispondremos de una ordenación y secuencia en la realización de las tareas y evitaremos la acumulación de estas. Es conveniente que en nuestra planificación de tareas marquemos la prioridad de las mismas. La agenda de trabajo es sin duda uno de los recursos más importantes con los que cuenta todo profesional, por ello, una correcta gestión de la misma permitirá una correcta adaptación a las tareas, fijando tiempos objetivos que, sin duda, serán un gran aliado en la organización del tiempo para todo profesional.

• • El orden: Influye en el tiempo, ya que si no hay orden, el tiempo de búsqueda aumenta y se incrementa el tiempo muerto. El área de trabajo (despacho, sala, oficina, etc.) mobiliario, equipos informáticos todos los accesorios que forman parte del lugar de trabajo deberán estar perfectamente distribuidos y ordenados de una manera funcional, práctica y a la vez estética, que permita ofrecer un lugar de trabajo agradable y cree una buena sensación a cualquier persona que acceda a la sala o despacho donde nos encontremos trabajando.

• • La distribución del espacio de trabajo: se ha demostrado que un espacio de trabajo bien distribuido, con un entorno agradable, una buena iluminación, así como una disposición de elementos funcionales y ergonómicos, hace disminuir la fatiga aumentando por consiguiente el rendimiento del trabajador, lo que implica un incremento de la eficiencia  y una disminución del tiempo para abordar las tareas cotidianas, por tanto, tanto los trabajadores como las empresas deberán tener en cuenta este aspecto.

El tiempo es un factor limitante del ser humano no puede crear ni modificar, pero sí que puede optimizarlo y hacerlo así más eficiente. Algunos aspectos que permiten realizar una mejor gestión del tiempo:

• Conviene ordenar toda la documentación en carpetas o archivadores, de tal manera que los documentos que más frecuentemente se utilicen se tengan al alcance de la mano, pudiendo guardar en otros sitios aquellos documentos menos utilizados o antiguos; además, es necesario utilizar criterios de ordenación fácilmente reconocibles, con el fin de que la documentación sea localizada en el menor tiempo posible.

• Será conveniente priorizar los asuntos del día a día, semana o mes, clasificándolos no solo por su nivel de importancia, sino por el grado de complejidad, de tal forma que aquellos asuntos cuya prioridad sea alta se realizarán en primer lugar y, si además requieren de una complejidad alta, se acometerán, a poder ser, durante las primeras horas de la mañana, que cuando la mente está más activa y despejada, posponiendo aquellos asuntos menos urgentes o complejos para otros momentos, como, por ejemplo, los turnos de la tarde, que es cuando la mente está más fatigada.

• Disponer de una agenda de trabajo ordenada y eficaz hará disminuir el tiempo en la localización de números de teléfono, citas, asuntos o cualquier otro tema de interés.

• Gestión telefónica: el uso del teléfono se ha convertido en una herramienta imprescindible en la empresa, ya que nos permite estar localizados, atender clientes, llamadas, etc…

• Con el objetivo de gestionar correctamente el uso del teléfono será necesario tener en cuenta una serie de consejos:

• • Si el teléfono es fijo y se reciben gran cantidad de llamadas, será necesario realizar un filtro de éstas, de tal forma que se desviarán aquellas que no sean de nuestra competencia, pero es necesario realizar un seguimiento de las mismas para asegurarnos de que llegan a su destinatario.

• En aquellas llamadas que tenga pendientes de realizar, deberá establecer una serie de prioridades. Es necesario que prepare con antelación el motivo de la llamada cuando ésta sea importante, así evitará en la medida de lo posible que el interlocutor le solicite datos o informaciones que no tenga en estos momentos y por tanto, tenga que relegar la llamada para otro momento del día, con la consiguiente duplicidad de trabajo y pérdida de tiempo.

• Cuando hay que realizar varias llamadas en un período de tiempo, es posible que algunas de ellas comuniquen. Debemos anotar aquellas llamadas que comunican así como la hora en la que se ha producido, y tratar de establecer las comunicaciones más adelante.
• Es necesario no establecer llamadas de teléfono a horas intempestivas, el interlocutor se podrá sentir molesto.

Organización de la agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones etc… 

Es importante:

• Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar: agenda personal, agendas de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usas distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
• La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. 
• La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello es conveniente fechar las notas o codificarlas.
• No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial pero, de hacerse la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas se seguridad oportunas.

La organización del trabajo es clave para optimizar la productividad, la eficiencia y el cumplimiento de objetivos dentro de una empresa:

1. Planificación y Gestión del Tiempo:

• Establecer Metas y Objetivos Claros: Definir metas concretas y alcanzables para el equipo.
• Priorización de Tareas: Identificar y priorizar las tareas más importantes para lograr los objetivos.
• Uso de Técnicas de Gestión del Tiempo: Como la matriz de Eisenhower, la técnica Pomodoro, entre otras, para maximizar la productividad.

2. Delegación y Asignación de Responsabilidades:

• Delegar Tareas Eficientemente: Asignar responsabilidades según las habilidades y capacidades de cada miembro del equipo.
• Fomentar la Autonomía: Permitir que los empleados tomen decisiones y asuman responsabilidades dentro de su ámbito de trabajo.

3. Comunicación y Colaboración:

• Establecer Canales de Comunicación Claros: Utilizar herramientas y métodos de comunicación efectivos para asegurar una colaboración fluida.
• Reuniones Efectivas: Organizar reuniones que sean relevantes, con agendas claras y resultados definidos.

4. Organización Física y Digital:

• Ambiente de Trabajo Ordenado: Espacios físicos organizados y ergonómicos para mejorar la concentración y la eficiencia.
• Sistemas de Archivo y Almacenamiento Digitales: Herramientas y políticas para organizar la información digital de manera accesible y segura.

5. Evaluación y Mejora Continua:

• Retroalimentación Constante: Evaluar el desempeño, identificar áreas de mejora y brindar retroalimentación regular a los empleados.
• Flexibilidad y Adaptación: Ajustar estrategias y procesos según los cambios y aprendizajes obtenidos.

6. Desarrollo de Habilidades y Formación:

• Capacitación Continua: Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo para mejorar las habilidades del equipo.
• Promoción de un Entorno de Aprendizaje: Fomentar una cultura donde el aprendizaje continuo sea valorado y alentado.

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