La gestión del organizador

Contratación

La gestión del organizador, a partir de su contratación, es continua desde el proceso de creación del evento hasta la realización de las tareas post evento. Dos grupos de tareas: a) procesos principales de gestión y b) procesos de apoyo. Los procesos principales que describe están relacionados con la creación de su producto y con la trasparencia en su relación con el cliente, en cambio, los procesos de apoyo se relacionan con las contrataciones y obligaciones que el organizador contrae con los proveedores y servicios prestados por terceros.

Queda establecido en las normas que, para brindar un servicio de calidad, la gestión del organizador debe ser completa y la responsabilidad se asume en forma solidaria con el cliente.

La propuesta al cliente

El organizador de eventos no es un intermediario de gestión de servicios, sino un profesional que genera ideas investiga, planifica y ejecuta. La propuesta al cliente es fruto del intercambio de ideas y, como un evento es un hecho artístico en el que el organizador se anima a innovar, siempre es un producto único y a medida de las necesidades del cliente.

Los eventos pueden pensarse desde la demanda o desde sus objetivos y cuando pensamos la propuesta desde los objetivos, siempre hay que diferenciar entre aquellos que persigue quien convoca al evento, y los de quien es convocado a participar de él, buscando los nexos vinculantes para crear una propuesta que sea exitosa y de interés.

La propuesta de un organizador debe apostar al diseño, conjugando las lógicas comerciales actuales con particularidades que permitan al cliente apreciar el producto como único. También debe poder reflejar la imagen y los valores que el cliente desea trasmitir con su realización, de modo tal que los participantes y los medios se identifiquen con su estilo. Tampoco hay que olvidar la ecuación calidad y precio, para que el cliente aprecie los beneficios de la contratación a través de la valoración de la experiencia profesional que refleja.

La gestión de un organizador de eventos abarca una serie de responsabilidades y tareas esenciales para garantizar el éxito de un evento:

1. Planificación Estratégica:

Definición de Objetivos: Establecer metas claras y específicas para el evento.
Identificación de Audiencia: Entender las necesidades y expectativas de los asistentes.
Desarrollo de Concepto: Crear una propuesta única que resalte la identidad del evento.

2. Presupuesto y Finanzas:

Estimación de Costos: Determinar los gastos necesarios para cada aspecto del evento.
Asignación de Recursos: Destinar fondos de manera adecuada para cubrir todas las áreas del evento.
Gestión de Patrocinios: Buscar y gestionar acuerdos de patrocinio para apoyar financieramente el evento.

3. Logística y Gestión Operativa:

Selección de Ubicación: Encontrar un lugar adecuado que se ajuste al tamaño y necesidades del evento.
Contratación de Proveedores: Gestionar la adquisición de servicios y materiales necesarios.
Coordinación de Equipos: Dirigir y supervisar a los equipos de trabajo para la instalación y ejecución del evento.

4. Marketing y Promoción:

Estrategias de Promoción: Desarrollar campañas de marketing para generar interés en el evento.
Publicidad y Difusión: Utilizar medios apropiados para comunicar el evento al público objetivo.
Gestión de Redes Sociales: Mantener una presencia activa en plataformas sociales para interactuar con los asistentes potenciales.

5. Gestión de Asistentes y Experiencia del Usuario:

Sistema de Registro: Establecer un proceso eficiente para la inscripción de los asistentes.
Atención al Cliente: Ofrecer soporte y resolver consultas antes y durante el evento.
Experiencia del Asistente: Garantizar una experiencia positiva y satisfactoria para los participantes.

6. Evaluación Post-Evento y Análisis:

Recopilación de Datos: Obtener comentarios y datos sobre el rendimiento del evento.
Análisis de Resultados: Evaluar el éxito del evento en función de los objetivos establecidos.
Aprendizaje Continuo: Identificar áreas de mejora para futuras ediciones.

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1. ¿Quién es el organizador de eventos?

Es la persona o empresa especializada en el diseño, planificación, coordinación y ejecución de eventos de todo tipo: corporativos, sociales, culturales, deportivos o institucionales. Su rol va más allá de la logística: también actúa como estratega, asesor y ejecutor, garantizando que el evento se realice de forma exitosa y segura.

2. Etapas de contratación del organizador

a) Definición de necesidades

El cliente debe expresar sus objetivos, tipo de evento, público, presupuesto y expectativas generales.

b) Presentación de propuestas

El organizador presenta una propuesta técnica y económica que incluye:

Concepto del evento.
Alcance del servicio.
Presupuesto estimado.
Cronograma preliminar.

c) Negociación y ajustes

Se aclaran puntos críticos como fechas, número de asistentes, recursos necesarios, responsabilidades compartidas, y se ajustan condiciones.

d) Contrato de prestación de servicios

Debe incluir:

Objeto del servicio.
Tareas específicas del organizador.
Calendario de trabajo.
Presupuesto cerrado o escalonado.
Condiciones de pago.
Cláusulas de cancelación, penalizaciones o imprevistos.
Responsabilidades legales y de seguros.

e) Coordinación y seguimiento

Durante la ejecución, el organizador debe coordinar proveedores, personal, tiempos y detalles operativos, reportando al cliente periódicamente.

3. Criterios clave para contratar a un organizador

Experiencia comprobada.
Referencias positivas.
Capacidad de adaptación a distintos formatos.
Creatividad y resolución de problemas.
Manejo de presupuestos y recursos.
Capacidad de comunicación clara y efectiva.

4. Ventajas de una contratación profesional

Ahorro de tiempo y recursos.
Minimización de errores e improvisaciones.
Mejora en la imagen del evento.
Mayor control del presupuesto.
Seguridad legal y operativa.

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