La factibilidad de un evento y el plan financiero

Viabilidad

Cuando se diseña un evento y se proyecta en el tiempo, la ponderación de su viabilidad permite al organizador avanzar en su organización y da al inversor la seguridad y el respaldo que necesita para seguir financiando la idea.

La viabilidad es un factor clave en la realización de eventos y es el indicador necesario para la concreción del proyecto. Su evaluación se estima en términos de la solidez de su concepción, la estructura organizativa de soporte y el equilibrio del plan financiero.

Un proyecto es posible cuando se comprueba su viabilidad y cuando la concepción, el soporte y el plan financiero de un evento están alineados en torno a sus objetivos, lo que permite que el trabajo del organizador sea coordinado, programado, y se utilicen más racionalmente los recursos disponibles en pos de maximizar las ganancias. La viabilidad se mide en términos de la concepción, soporte y financiamiento de un proyecto.

La planificación financiera de un evento está conformada por la preparación del presupuesto previo (denominado propuesta económica) y el presupuesto final, la preparación del flujo de fondos que registra los ingresos y Gastos nutriendo el ajuste presupuestario y el balance que determina las ganancias o las pérdidas que se han producido.

La propuesta económica es el documento que el organizador entrega al cliente en el que se establecen los lineamientos generales de la realización del evento, sobre la base de los intereses y objetivos que manifiesta el cliente en el brief y efectuando una asignación económica que permite apreciar la factibilidad de su realización. Esta propuesta se asienta en la apreciación de tres dimensiones, por lo que también es llamada comúnmente la triple propuesta al cliente:

La evaluación presupuestaria

La consideración de los objetivos e intereses manifestados por el cliente.

La determinación de los plazos y las restricciones organizativas.

El presupuesto es un documento que permite proyectar acciones, a través del registro de los ingresos y Gastos que se suceden como resultado de las contrataciones de productos y servicios destinados a la organización del evento. A partir de la presentación de la propuesta económica que constituye una proyección con estimaciones presupuestarias que se realiza hasta con 12 meses de anticipación al evento, el presupuesto conformado se presenta al cliente hasta un mes antes del inicio del evento y después del cierre de los contratos se construye el presupuesto final.

Los importes que conforman los ingresos y Gastos de los presupuestos en la organización de eventos y reuniones son:

Ingresos

• Recursos propios.

• Arancel de inscripción.

• Esponsorizacion privada

• Exposición paralela.

• Stands promocionales.

• Subsidio oficial.

• Canjes.

• Aporte exclusivo de una empresa.

Gastos

• Gastos permanentes,

• Proveedores

• Infraestructura

• Recursos humanos

• Costes contractuales.

La planificación financiera de un evento está formada por la propuesta económica y el presupuesto final, un flujo de fondos que ingresan y egresan estableciendo el ajuste presupuestario y el balance, determinando las ganancias o pérdidas producidas.

Patrocinio, esponsoreo, auspicio y canje: los importes para el financiamiento de eventos

A menudo, para la realización de un evento se recurre a alternativas de financiación, como el patrocinio, el esponsoreo, el auspicio y el canje, que buscan lograr una vinculación especial entre la empresa, organización o individuo que realice alguna de estas acciones y sus diversos públicos, considerando que es una herramienta importante de gestión comunicacional empresaria, diferente a las ya conocidas por todos y que genera un valor agregado. Estas acciones representan distintos objetivos en la organización de un evento: a) patrocinar y esponsorear (proteger, defender y amparar), b) auspiciar (respaldar) y c) canje (intercambio y trueque).

El auspicio

El auspicio busca proyectar la imagen de la empresa en el ámbito social. Principalmente se lleva a cabo en eventos o actividades de interés comercial o de prestigio. Es un sostén institucional o material, aportado sin buscar resultados directos. Uno de los problemas es que los resultados se establecerán a largo plazo, debido a que es una técnica de comunicación de bajo impacto.

El auspicio brinda apoyo exclusivamente institucional por parte de la empresa auspiciante hacia el individuo u organización que realice el evento. El auspicio tiene como tercer componente de interacción a los medios de comunicación o canales de difusión de la actividad, para tener un alcance mayor y justificar así su apoyo, y no busca los resultados directos en el evento específico en el que se realiza la acción.

El acontecimiento debe ser relevante en este sentido, con un alcance masivo, interesándose por los canales de difusión del evento.

La esponsorización

La esponsorización produce en la empresa el reconocimiento de sus valores de referencia en la sociedad, a través del apoyo económico o material concreto.

La empresa, entonces, busca cierto reconocimiento social al adherirse, y el desarrollo de esos valores; la legitimidad de la empresa ya no solo se juzga por su eficiencia económica, sino por su nivel de imagen en relación con los valores de la comunidad. Esta forma de comunicación se apoya en actividades externas a la empresa en sí misma y vinculada a sus acciones de responsabilidad social.

Es una estrategia de la empresa que tiende a mejorar su imagen social. La esponsorización reune las siguientes características:

Participa de eventos extraños a la empresa (son realizados por terceros y tienen finalidad en sí mismos).
El acontecimiento se vincula con los valores sociales.
Utiliza medios de comunicación tradicionales y alternativos.
El contenido del mensaje es sumamente breve, se limita a la marca o denominación de la empresa.
La potencialidad de atracción del público es más elevada que la de la publicidad tradicional.
La gestión de esponsorización puede ser efectuada a través de:
Administración directa.
Asociaciones o fundaciones que canalizan el esfuerzo del apoyo empresario.
Uniones transitorias de empresas y agrupaciones de colaboración. Agencias.

La factibilidad de un evento y su plan financiero son elementos fundamentales para determinar si el evento es viable y para asegurar su sostenibilidad económica:

Evaluación de Factibilidad:

Análisis de Viabilidad:
- Estudiar la viabilidad del evento en términos de objetivos, audiencia, demanda, competencia y factores externos (clima, ubicación, etc.).
Estudio de Mercado:
- Investigar la demanda y la receptividad del público objetivo hacia el tipo de evento que se planea.

Desarrollo del Plan Financiero:

Presupuesto Detallado:
- Identificar y estimar todos los costos asociados, desde gastos operativos hasta marketing y logística.
Fuentes de Ingresos:
- Determinar las posibles fuentes de ingresos, como la venta de entradas, patrocinios, subvenciones u otras oportunidades.
Proyecciones Realistas:
- Realizar proyecciones financieras realistas basadas en datos históricos (si los hay) o en estudios de mercado.

Elementos Clave del Plan Financiero:

Ingresos y Gastos:
- Detallar todas las fuentes de ingresos y los gastos esperados, incluyendo aspectos como marketing, personal, logística, entre otros.
Control de Costos:
- Identificar áreas donde se pueden minimizar costos sin comprometer la calidad del evento.
Reserva para Contingencias:
- Establecer un margen para imprevistos o gastos inesperados durante la ejecución del evento.

Análisis de Rentabilidad:

ROI (Retorno de la Inversión):
- Evaluar el potencial de retorno financiero en función de los costos y proyecciones de ingresos.
Break-even Point:
- Determinar el punto de equilibrio donde los ingresos igualan los gastos totales.

Gestión y Seguimiento Financiero:

Control y Seguimiento:
- Monitorear constantemente los gastos e ingresos reales en comparación con el presupuesto planificado.
Ajustes y Mejoras:
- Realizar ajustes durante el evento o para futuras ediciones en función de los resultados obtenidos.

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1. Factibilidad del evento: ¿Qué implica?

La factibilidad es la capacidad real de llevar a cabo un evento con éxito, considerando los siguientes aspectos:

Recursos económicos.
Recursos humanos y técnicos.
Tiempo disponible para la planificación.
Condiciones logísticas y normativas.
Alcance y objetivos realistas.
Interés y convocatoria esperada.

Una evaluación de factibilidad permite saber si el evento es viable y qué ajustes pueden ser necesarios para que lo sea.

2. El plan financiero: eje de la viabilidad

El plan financiero traduce la idea del evento en cifras concretas. Debe incluir:

a) Presupuesto estimado

Alquiler de espacios.
Equipamiento técnico (sonido, luces, pantallas, mobiliario).
Personal (producción, atención, seguridad, limpieza).
Catering y hospitalidad.
Marketing y diseño gráfico.
Viajes y alojamiento (si aplica).
Seguros, permisos, imprevistos.

b) Ingresos esperados

Patrocinios.
Venta de entradas o inscripciones.
Aportaciones institucionales.
Activaciones de marca o stands comerciales.

c) Análisis de equilibrio

¿Los ingresos cubren los gastos?
¿Se necesita ajustar el alcance del evento para que sea viable?

3. Indicadores clave de viabilidad

Rentabilidad: no siempre es necesaria, pero sí evitar pérdidas.
Sostenibilidad financiera: posibilidad de repetir el evento en el futuro.
Capacidad operativa: que el equipo humano y técnico pueda ejecutarlo correctamente.
Riesgo controlado: que los posibles problemas (climáticos, logísticos, legales) tengan planes de contingencia.

4. Recomendaciones prácticas

Trabajar con márgenes de seguridad en el presupuesto (10–15% extra).
Validar precios y condiciones con proveedores antes de confirmar el evento.
Considerar escenarios alternativos (formato híbrido, reducción de asistentes, cambio de sede).
Contar con un documento financiero dinámico, que se actualice según los avances.

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