La creación de eventos

Propuestas 

De acuerdo con el concepto tradicional de creatividad, las empresas organizadoras de eventos ofrecen servicios que el cliente acepta (o rechaza) a través de una “propuesta de evento”.

Actualmente, con el crecimiento de los oferentes que brindan propuestas similares, muchos clientes del mercado corporativo fueron sumando experiencia en la práctica profesional de organización de eventos y adecuando con creatividad los modelos existentes a sus propias necesidades.

Entonces, los organizadores están acomodándose a esta nueva situación planteándole al cliente la co-creación de sus eventos sobre la base de la interacción creadora en el momento de formular nuevas experiencias y actividades para que el cliente se sienta protagonista y visualice el producto “a su medida”.

La relación entre el organizador y su cliente debe basarse en la confianza para construir proyectos comunes: la confianza que el cliente tiene en la experiencia y antecedentes de su organizador y la confianza que el organizador tiene en la competencia y conocimiento del mercado de su cliente.

Compartir la creación de un evento es posible únicamente cuando existen objetivos comunes. Los espacios para reuniones, la información necesaria (antecedentes de eventos, imagen, cultura) y la participación en la visión del evento, van dando forma a un proyecto que se construye de a dos.

Las reuniones para la generación de un proyecto son muy importantes para pensar en estrategias creativas. Hay distintos tipos de reuniones: de indagación o consulta, de compromiso y de feedback; algunas de ellas generan ideas, otras las maduran y se presentan al cliente como producto final.

La visión conjunta en la creación de un evento siempre es positiva y requiere la colaboración de ambos: cliente y organizador porque, cuando se une conocimiento y experiencia, el producto siempre es distinto, único y a la medida del cliente.

Algunas fórmulas de éxito en la creación de un evento tienen que ver con apostar a las reuniones temáticas, a las ambientaciones con profundo contraste, a la comunicación a través de los sentidos (texturas, aromas, iluminación), a crear experiencias en contextos diferentes, a plantear la animación del evento, dar ritmo y entretener a la audiencia a su medida o presentar un producto con paralelismo (por ejemplo, presentar un perfume como un secreto íntimo o como una joya).  

Finalmente, ser un organizador creativo no solo significa ser capaz de responder al cliente con una propuesta innovadora, sino que también significa ser capaz de crear junto al cliente un evento de impacto y muy especial. 

Los eventos de autor

Crear un evento de autor significa generar ideas originales que se materialicen en un evento. Conjugar nuevas tecnologías, componer sobre la base de actividades y elementos con creatividad artística. Por ejemplo, iniciar una conferencia sobre el abordaje de un tema muy duro o comprometido, con una representación teatral de una situación cómica.  

Mucho se habla de generar productos únicos y, consecuentemente, proteger los derechos de autor, pero en realidad en el mercado de eventos eso todavía no se hace. 

 

En la producción de eventos, solo podríamos encuadrar encuentros en este segmento cuando su presentación rompe con los modelos establecidos o con lo conocido culturalmente. No podríamos hablar de eventos de autor cuando tomamos un producto conocido y le efectuamos algunas modificaciones o generamos eventos parecidos a los de la competencia, o a los que están de moda y los adaptamos a nuestro cliente.    

 

Crear un evento exitoso implica una serie de pasos y consideraciones clave:

1. Define el Propósito y Objetivos del Evento:

• Establece claramente el propósito y la razón de ser del evento.
• Define objetivos específicos y medibles que deseas alcanzar.

2. Identifica tu Audiencia y Segmentación:

• Analiza y comprende a tu público objetivo.
• Segmenta tu audiencia para adaptar el evento a sus necesidades.

3. Selecciona el Tipo de Evento y Temática:

• Decide el tipo de evento: conferencia, taller, feria, etc.
• Define la temática o contenido principal del evento.

4. Establece un Presupuesto:

• Determina un presupuesto inicial y asigna fondos a diferentes áreas del evento.
• Considera gastos como ubicación, personal, marketing, tecnología, etc.

5. Encuentra una Ubicación Adecuada:

• Busca un lugar que se ajuste al tamaño y necesidades del evento.
• Verifica la accesibilidad, comodidades y servicios disponibles en el lugar.

6. Planifica el Programa y Contenido:

• Diseña un programa detallado que incluya horarios, conferencias, actividades, etc.
• Selecciona a los ponentes, artistas o presentadores que se alineen con la temática del evento.

7. Estrategias de Promoción y Marketing:

• Desarrolla una estrategia de marketing sólida para promocionar el evento.
• Utiliza plataformas online, redes sociales, email marketing, etc.

8. Gestión de Asistentes y Registro:

• Establece un sistema de registro online o físico para los asistentes.
• Gestiona la logística para el registro, entrega de materiales, etc.

9. Ejecución del Evento:

• Coordina la logística para la instalación y puesta en marcha del evento.
• Supervisa el desarrollo del programa y maneja cualquier imprevisto.

10. Evaluación Post-Evento y Seguimiento:

• Recopila retroalimentación de los asistentes.
• Evalúa el éxito del evento en función de los objetivos establecidos.
• Analiza el rendimiento financiero y aprendizajes para futuras ediciones.

11. Mantén la Comunicación Post-Evento:

• Agradece a patrocinadores, ponentes y asistentes.
• Mantén contacto con los asistentes para futuras oportunidades.

 

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