Justificación de gastos

Desarrollo

El presente documento se desarrolla con la finalidad de orientar a las empresas en la justi-
ficación de los gastos de la formación programada por las mismas (Ley 30/2015).

¿Es necesario remitir la documentación de justificación de costes a la Fundación Estatal
para la Formación en el Empleo?

La documentación acreditativa de los costes debe quedar en poder de la empresa y, única-
mente, ponerse a disposición de los órganos de control competentes cuando así sea requerido. En concreto, se contempla la posibilidad de comprobar la documentación justificativa de los costes de formación, su contabilización y pago.

¿Qué tipo de obligaciones debe cumplir la empresa bonificada?

Las establecidas en la Ley 30/2015 y las que permanecen en vigor de la Orden
TAS/2307/2007, entre otras:
ƴ Identificar en cuenta separada o epígrafe denominado “Formación profesional para

el empleo” en su contabilidad todos los gastos de la formación y la bonificación apli-
cada.

ƴ Asegurar el seguimiento, control y evaluación de la formación.
ƴ Custodiar la documentación del control de asistencia diaria de los participantes. Si la
gestión de la formación se ha contratado, se recomienda que la empresa bonificada
conserve copia de dicho control.
ƴ Garantizar la gratuidad de la formación a los participantes.
ƴ Hallarse al corriente en sus obligaciones frente a la Agencia Tributaria y la Seguridad
Social.

ƴ La documentación justificativa de la formación programada debe mantenerse a dis-
posición de los órganos de control competentes, durante un período mínimo de 4 años. Si suspendiera su actividad, debe remitir copia de dicha documentación a la Administración pública competente.

ƴ La empresa responderá solidariamente de la devolución de las cantidades indebida-
mente obtenidas, junto con las entidades que asuman la organización y/o impartan

la formación programada.
¿Es necesario el pago de los costes para poder aplicar la bonificación?
ƴ Dicho pago debe efectuarse antes del último día hábil de presentación del recibo de
liquidación de cotizaciones del mes de diciembre del ejercicio.

Guía aclaraciones de costes.
Acciones formativas programadas por las empresas Pág 2
2. Conceptos y criterios de imputación
¿Cómo divido un gasto entre varios grupos de una misma acción formativa?
ƴ Se efectuará en función de las horas de formación de cada grupo (el número de
horas de formación se obtiene multiplicando el número de horas de duración de la
formación por el número de participantes del grupo).

¿Qué tipo de gastos puedo bonificarme en concepto de costes directos?

ƴ Formadores. Costes de personal (propio o externo) en labores de impartición, prepa-
ración de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos.

ƴ Medios didácticos. Amortización, alquiler y arrendamiento financiero de equipos di-
dácticos y plataformas tecnológicas utilizadas en la formación.

ƴ Material didáctico. Costes de personal propio en labores de elaboración y adquisición
de material didáctico y bienes consumibles utilizados en el desarrollo de la formación
(incluido el material de protección y seguridad).
ƴ Aulas. Amortización, alquiler y arrendamiento financiero de aulas y talleres utilizados
en el desarrollo de la formación.

ƴ Seguro de accidente. Coste del seguro de accidente de participantes por su partici-
pación en la formación bonificada.

ƴ Transporte, manutención y alojamiento. Gastos, únicamente, de participantes y forma-
dores (los relativos al personal de apoyo interno, se deben imputar como coste indirecto).

¿Existe algún tipo de límite en la imputación de costes directos?

ƴ No serán admisibles bienes, productos, materiales o servicios que no resulten estric-
tamente necesarios para la impartición de la formación.

Formadores
¿Cómo calculo el coste/hora del personal que participa en el desarrollo de la formación?
ƴ El coste/hora del personal propio se obtiene dividiendo el coste anual del trabajador, por el número anual de horas trabajadas (determinado por Convenio o contrato laboral).

Coste anual del trabajador(*): Salario bruto anual (incluida prorrata de pagas ex-
tras)+ Seguridad Social a cargo de la empresa bonificada+ Aportación planes de pensiones + Dietas y locomoción + Complementos.
(*)Únicamente se admitirán conceptos de renta irregular si figuran en las nóminas del
período en el que se ha produce el gasto.
¿Es admisible el coste de más de un formador por grupo?
ƴ Será admisible siempre que se justifique su necesidad.

Guía aclaraciones de costes.
Acciones formativas programadas por las empresas Pág 3
¿Existe algún límite en el número de horas que puedo imputar en concepto de impartición,
preparación de clases, tutorías, evaluación y seguimiento de alumnos, o preparación de los
medios didácticos?
ƴ Las horas imputadas deberán encontrarse justificadas en función de la duración y
contenido de la actividad bonificada.
Medios didácticos
¿Es admisible la amortización de cualquier tipo de equipo utilizado en la formación?
ƴ Será admisible la amortización de aplicaciones informáticas, maquinaria, utillaje,

mobiliario y enseres, equipos para procesos de información, elementos de transporte, edificios y construcciones y, como regla general, se admitirá la amortización de licencias de aplicaciones informáticas necesarias para la formación.

¿Qué debo tener en cuenta para calcular la amortización de los medios didácticos utilizados
en la formación?

ƴ El cálculo del coste debe realizarse teniendo en cuenta el número de horas de for-
mación respecto al número de horas anuales de trabajo, y deberá ajustarse al por-
centaje recogido en las tablas oficiales de coeficientes máximos establecidos en el

Impuesto de Sociedades.
Si el alquiler del equipo didáctico se establece por un período superior al de formación, ¿es
admisible el coste?
ƴ El coste imputable será el correspondiente al período de alquiler en el que se imparte
la formación.
En caso de arrendamiento financiero, ¿qué debo tener en cuenta para calcular el coste del equipo?
ƴ El coste imputado no podrá incluir gastos bancarios, ni impuestos, ni superar el valor
comercial neto del bien arrendado (igualmente aplicable para aulas y talleres).
Material didáctico
¿Existe algún límite en el número de horas que puedo imputar en concepto de elaboración
de material didáctico?
ƴ El número de horas admisibles deberá guardar relación con el número de horas de
formación.
¿Puedo imputar como coste directo el gasto relativo a medios de comunicación?
ƴ Será admisible el coste de los medios de comunicación utilizados entre formadores y
participantes en caso de “teleformación”.
Aulas

¿Qué debo tener en cuenta para calcular el coste del aula que se ha utilizado en la forma-
ción y que pertenece a la entidad bonificada?

ƴ El coste deberá ajustarse al porcentaje recogido en las tablas oficiales de coeficien-
tes máximos de amortización establecidos en el Impuesto de Sociedades.

La amortización se determinará en función del número de horas de formación respecto al número de horas anuales de trabajo (establecidas en Convenio). El coste relativo a inmuebles se ajustará a los m2 utilizados y al número de horas de formación.

Guía aclaraciones de costes.
Acciones formativas programadas por las empresas 
Si alquilo el aula para todo el desarrollo de la formación, ¿el importe se considera coste
directo?
ƴ El coste directo será el correspondiente al período de alquiler en el que se imparte la
formación.
Seguro de accidente
Si el seguro de accidente lo he contratado por la totalidad de la formación, ¿cómo debo
aplicar el coste?

ƴ El coste debe ajustarse en función del número de participantes bonificados y el pe-
ríodo de formación de cada acción/grupo bonificado.

Transporte, alojamiento y manutención
¿Existe algún límite en la imputación de gastos de transporte, alojamiento y manutención?
ƴ En la imputación de estos gastos se aplicarán los límites fijados en el Real Decreto
439/2007 de 30 de marzo, sin perjuicio de lo establecido en la legislación foral.
2.2. Costes indirectos (costes asociados en la Orden TAS/2307/2007)
¿Cómo calculo los gastos indirectos que corresponden a un grupo/acción formativa?,
¿cómo acredito la imputación?

ƴ El coste del grupo formativo se determinará teniendo en cuenta la actividad forma-
tiva respecto a la actividad general de la empresa. Para acreditar el coste, se debe realizar un informe con el cálculo por cada concepto de coste imputado.

¿Existe algún límite en la imputación de los gastos indirectos?
ƴ A efectos de bonificación, la suma de los costes indirectos no podrá superar el 10% de
la actividad formativa realizada y justificada.
2.3. Costes de organización (costes de organización en la Orden TAS/2307/2007)
¿Es posible bonificar costes facturados en concepto de organización de la formación?
ƴ Será admisible el coste si la entidad bonificada encomienda la organización de la
formación a una empresa externa.
En este caso, la factura de los servicios debe desglosar, al menos, los costes directos
y de organización.

¿Existe algún límite en la imputación de los gastos de organización?

ƴ A efectos de bonificación, estos costes no podrán superar el 10% del coste de la ac-
tividad formativa (limitado, a su vez, por el 10% del coste admitido según módulo económico). Con excepción de las empresas de 5 a 9 trabajadores que no podrán
superar el 15%, y las empresas hasta 5 trabajadores, que no podrán superar el 20%.

 

La justificación de gastos se refiere al proceso de explicar, documentar y respaldar el uso de fondos o recursos financieros para actividades, inversiones o compras dentro de una organización. Esta práctica es esencial para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la toma de decisiones informadas en relación con el uso de los recursos financieros de una empresa o institución:

1. Necesidad y Relevancia:

• Descripción Detallada: Explicar en detalle por qué se necesita el gasto y cómo se relaciona con los objetivos o actividades de la organización.
• Beneficios y Resultados Esperados: Establecer los beneficios o resultados que se esperan obtener a partir de la inversión o gasto.

2. Presupuesto y Planificación:

• Alineación con el Presupuesto: Mostrar cómo el gasto está alineado con el presupuesto asignado y las prioridades financieras de la organización.
• Análisis Comparativo: En algunos casos, comparar opciones o alternativas para justificar por qué una determinada compra o inversión es la mejor opción.

3. Documentación y Evidencia:

• Facturas, Contratos o Cotizaciones: Presentar documentos y registros que respalden el gasto planeado o realizado.
• Informes y Resultados: Presentar informes o datos que muestren los resultados o el progreso después de realizar el gasto.

4. Cumplimiento Normativo:

• Normativas y Políticas: Asegurarse de que el gasto cumple con las políticas internas de la empresa y con regulaciones externas pertinentes.

Importancia de la Justificación de Gastos:

• Transparencia y Rendición de Cuentas: Proporciona claridad sobre cómo se utilizan los recursos financieros de la organización.
• Toma de Decisiones Informadas: Permite a los responsables tomar decisiones fundamentadas sobre el uso futuro de los recursos financieros.
• Control de Costos: Ayuda a identificar áreas donde los gastos pueden ser optimizados o reasignados de manera más efectiva.

Estrategias para una Buena Justificación de Gastos:

• Registro y Seguimiento: Mantener un registro detallado de todos los gastos y los documentos asociados.
• Comunicación Transparente: Asegurar una comunicación clara y abierta sobre los gastos justificados y sus resultados.

 

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