GUÍA PARA GESTIONAR LA FORMACIÓN BONIFICABLE

“Cómo financiar la formación de tu empresa a través de la FUNDAE”

DIFERENCIA ENTRE GESTIONAR POR CURSO Y GESTIONAR POR EXPEDIENTE. Como entidad gestora de formación bonificada, con el bagaje que dan más de 10 años gestionando formación bonificable, son innumerables las llamadas que recibimos solicitando ayuda con requerimientos de la Fundae. Empresas que se bonificaron y que buscando una solución cuando les reclaman el dinero bonificado llegan a nosotros. Muchos de estos requerimientos de expedientes presentan la misma problemática: la empresa ha realizado cursos que se han bonificado con cinco centros de formación diferentes y cada cual ha bonificado sus cursos individualmente. Esto no debería ser problema, salvo porque nadie se ha preocupado de comprobar si se han cumplido los requisitos exigidos a nivel de expediente. ¿Cuál es la solución que proponemos? Realizar la Gestión Integral del Expediente: Una sola entidad externa gestiona el plan de formación de la empresa. Así, podemos asegurar que su expediente cumple con todos los requisitos que marca la normativa. GESTIÓN POR CURSO No podemos saber si al final del año GESTIÓN POR EXPEDIENTE.

Controlamos todos los cursos y todas cumpliremos con todos los requisitos exigidos. En este caso, es la empresa quien tendrá que controlarlo. Las inspecciones de la Fundae y/o SEPE son del expediente anual, pero nosotros sólo tenemos información del curso que hemos gestionado. las variables para que al final de año cuadre el expediente. Tenemos control global y una réplica exacta de todo el expediente en nuestras oficinas. Podemos dar respuesta inmediata y asistencia en las inspecciones de la Fundae y/o SEPE. Comunica el curso con antelación. Hay un montón de detalles que tienen que estar listos: el nombre del curso, la metodología, quién lo imparte, objetivos, contenidos, calendario, los participantes, formador… Toda esta información hay que volcarla en la aplicación de la Fundae para que ellos tengan constancia mínimo 7 días antes del inicio. Para arrancar el curso necesitas tener toda la documentación a punto. Algunos documentos se firmarán antes de empezar la acción, otros durante el curso (listas de asistencia, recibí de material) y otros al finalizar (cuestionarios de satisfacción, Pasos para gestionar un CURSO de formación bonificable material) y otros al finalizar (cuestionarios de satisfacción, recibí diploma). En cualquier caso es importante que los documentos tengan el formato y contenido que la Fundae exige. El curso puede ser visitado por un representante de la Fundae o SEPE para realizar el seguimiento de los cursos comunicados. Lo que comprobará es que el curso se está desarrollando tal cual se ha comunicado, emitirá un informe en el que puede solicitar el envío de documentación complementaria para su revisión. Finalizado el curso asegúrate de recopilar toda la documentación correspondiente, sin tachaduras ni correcciones. Estos documentos son la única prueba válida y que justifica la realización del curso para la Fundae.

La documentación original debe mantenerse en la empresa, como titular del crédito bonificable, pero es importante hacer una copia para la entidad gestora para su comprobación final antes del cierre del curso. Además, siempre tendrás un copia física de tu curso a la que recurrir si sucede algún hecho desafortunado. Una vez terminado todo es imprescindible archivar toda la documentación del curso en un lugar donde esté controlada junto con sus facturas y recibos de pago correspondientes. En caso de reclamación posterior de la Fundae esta documentación es indispensable para justificar el importe bonificado. Pasos para gestionar un EXPEDIENTE de formación bonificable Para abrir un expediente es necesario revisar y actualizar los datos generales de la empresa para darla de alta en el año en curso. De esta manera también podemos darnos cuenta de un eventual fallo en la aplicación de la Fundae. Es necesario conocer los costes salariales medios de la plantilla con los que trabajaremos en este nuevo expediente para controlar la aportación privada. Informar a la Representación Legal de los Trabajadores del plan de formación previsto también es un trámite esencial. Si todo está correcto, ya puedes poner en marcha tus formaciones. A lo largo del año debes comunicar cada curso que quieras bonificar en tiempo y forma. Recuerda que sólo los cursos que tengan inicio en el año en curso se pueden bonificar con el crédito otorgado, así que no demores mucho tu plan de formación o no te dará tiempo de aprovechar todo tu crédito. Cuando ya has decidido que no vas a realizar más acciones formativas, sea porque has agotado el crédito o sea porque no quieres realizar más cursos, es el momento de cerrar el expediente. Comunícaselo a la gestora de formación para que cuadre todas las cifras, revise toda la documentación y comunique comunique a la Fundae la cantidad cantidad final que te vas a bonificar bonificar. Cerrado el expediente, la aplicación de la Fundae emitirá un informe final que detalla el importe a bonificar así como todas las acciones formativas del año. También tendrás la información de cómo has cumplido con los requisitos que la Fundae exige para poderse bonificar. No olvides el último paso. La Fundae te comunica cuánto dinero puedes bonificarte, pero la bonificación no es automática: te la tienes que aplicar tú. Incluye en la casilla correspondiente del TC de la Seguridad Social el importe a descontar o comunícaselo a quien elabora las nóminas.

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA BONIFICACIÓN DE CURSOS

1. Horas mínimas de curso: 2 horas.

2. El máximo de horas al día son 8h, a no ser que se realice toda la formación en una única jornada.

3. Se pueden comunicar comunicar cursos presenciales presenciales o de teleformación teleformación (cursos (cursos online cuya plataforma cumpla con los requisitos de Fundae).

4. Se puede bonificar la formación externa, la que imparte un proveedor de formación, con sus materiales y sus formadores (necesario disponer del CV).

5. También se puede bonificar la formación interna. Ésta no supone un coste extra a la empresa y es aquella que un trabajador, en régimen general, da formación a un compañero. Ejemplo: una nueva incorporación. En este caso, es importante también disponer del CV del formador.

6. Los módulos máximos bonificables (formación + gestión) se imputan por participante y hora de formación según nivel y modalidad, y están fijados por ley.

7. Las facturas deben tener los siguientes requisitos: denominación, fecha inicio, fecha fin, horas, participantes, servicio prestado y modalidad de formación.

8. Las jornadas, seminarios, congresos y talleres no son bonificables.

ALGUNOS CONSEJOS QUE NO DEBES OLVIDAR Cómo saber el máximo de alumnos permitidos en un curso El número de participantes que pueden bonificarse dependerá de la modalidad del curso. Para la modalidad presencial, se permite como máximo 30 participantes. Para modalidad de teleformación, se permite como máximo 80 participantes por tutor. Y os preguntaréis porqué. Pues muy sencillo, según la Fundae y aquí sí estamos totalmente de acuerdo, cuando el número de participantes es más elevado, la formación deja de ser de calidad, y se convierte en una reunión informativa que no tiene objetivos didácticos. Cómo bonificar un curso que continúa de un año a otro Los cursos que tienen inicio en un año y terminan en el siguiente son tan bonificables como cualquier otro. Al gestionar tenemos que tener en cuenta:  Aquellos cursos bianuales, deberán como mínimo ser de 2 horas de duración en cada año.  Estos cursos se bonificarán en dos expedientes y de manera proporcional en función de las horas comunicadas cada año.  Deberá tener un calendario (horas y días de impartición) claro y especificado para la totalidad del curso.  Idealmente, el centro de formación realizará dos facturas, con fecha de un año y del siguiente, con todos los datos que deben aparecer para hacerlas imputables (número de acción, datos de facturación, etc.). Cómo conservar los cuestionarios de satisfacción y custodiar la documentación Tal y como indica la ORDEN TAS/2307/2007 de 27 de julio que regula el subsistema de formación profesional para el empleo en materia de formación de demanda, los alumnos deben participar en la evaluación de la calidad de las acciones formativas a través del modelo de cuestionario de la Fundación para su aplicación en todos los cursos que realicemos. Cuando esté finalizando el curso las empresas deberán distribuirlos entre los participantes entregándolos y apoyando su cumplimentación; posteriormente deberán ser recogidos y custodiados durante un período de 4 años.

Teniendo en cuenta que los cuestionarios deben ser anónimos, la conservación de estos cuestionarios puede realizarse en formato papel o formato digital, siempre que permita el cumplimiento de las obligaciones de las empresas bonificadas y su comprobación por las administraciones competentes. Si el cuestionario no se entrega a cada alumno y no se conserva supondrá la reducción de la bonificación en la cuantía correspondiente a cada trabajador participante en la formación. Se deberá mantener la documentación justificativa, su contabilización y pago de los gastos de formación durante al menos 4 años pudiendo ser solicitada por los organismos públicos. Cómo contabilizar los costes de la formación bonificable El Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, establece que es obligación de la empresa beneficiaria, “Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas y permisos individuales de formación, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación “formación profesional para el empleo”. A efectos contables, la bonificación puede considerarse como una subvención y, por lo tanto, contabilizarse de la siguiente manera: Dado su carácter específico, es posible crear una cuenta contable en el subgrupo 74 «Subvenciones a la explotación», que se podría denominar y numerar como «Ingresos por formación Profesional para el empleo». Los costes de formación deberían contabilizarse en la cuenta “649.1 Otros gastos sociales” con el nombre de “Formación Profesional para el empleo”. Los costes internos que tenga la empresa pueden contabilizarse en cuentas específicas, pero para mayor operatividad, se recomienda que se contabilicen en las cuentas que les correspondan según su naturaleza (por ejemplo, si el formador es personal interno, deberá contabilizarse la nómina en las cuentas del subgrupo 64, «Gastos del Personal»). Otras facturas como asesoramiento, consultoría, servicio Gestión Integral del Expediente…, que no son bonificables, deben quedar fuera de estas subcuentas, y contabilizarse en la cuenta “629.1 Otros servicios”. REFERENCIAS  Real Decreto 694/2017, de 3 de julio, por el que se desarrolla la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.  Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.  FUNDAE. (s.f.) Orientaciones de costes. Obtenido de: https://www.fundae.es/Empresas%20y%20organizaciones/Pages/Guias-ProcedimientosComo-Bonificarte.aspx  Ministerio de Empleo y Seguridad Social (s.f.) Instrucción para el seguimiento y control de la formación programada por las empresas para sus trabajadores y permisos individuales de formación.

Gestionar la formación bonificable en muchas ocasiones se refiere a aprovechar los créditos de formación disponibles para empresas en países como España, a través de programas como la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae):

1. Identificación de necesidades de formación: Analiza las necesidades de formación de tu empresa. ¿Qué áreas necesitan mejorar? ¿Qué habilidades son cruciales para el equipo?
2. Selección de acciones formativas: Elige cursos o acciones formativas que se ajusten a esas necesidades. Pueden ser presenciales, online o mixtos. Asegúrate de que los cursos elegidos estén avalados por entidades acreditadas.
3. Elección de entidad organizadora: Busca centros de formación o entidades que ofrezcan los cursos seleccionados. Asegúrate de que estén inscritos en el registro de entidades de Fundae.
4. Comunicación con la entidad organizadora: Contacta con la entidad para acordar los detalles del curso, fechas, horarios, costes, etc.
5. Comunicación con Fundae: Registra la formación planificada en la plataforma de Fundae y solicita la bonificación. Debes cumplir con los requisitos establecidos por Fundae para poder bonificar la formación.
6. Realización de la formación: Imparte o participa en los cursos planificados.
7. Justificación y seguimiento: Una vez finalizada la formación, la entidad organizadora debe proporcionar la documentación necesaria para justificar la realización del curso. Luego, debes presentarla ante Fundae para validar la bonificación.
8. Seguimiento y evaluación: Analiza el impacto de la formación en tu empresa. ¿Ha mejorado el desempeño? ¿Se han adquirido las habilidades necesarias?

La gestión de la formación bonificable implica seguir una serie de pasos y requisitos específicos. En España, por ejemplo, la formación bonificada está regulada por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (Fundae):

Paso 1: Identificar las Necesidades de Formación

• Evalúa las necesidades de formación de tu empresa o equipo. ¿En qué áreas se necesita mejorar el conocimiento o habilidades?
• Define los objetivos específicos que deseas alcanzar a través de la formación.

Paso 2: Planificación de la Formación

• Selecciona el tipo de formación que mejor se adapte a las necesidades detectadas (cursos presenciales, online, a medida, etc.).
• Busca proveedores de formación acreditados por Fundae que ofrezcan cursos bonificables.

Paso 3: Comunicación y Organización Interna

• Informa a los empleados sobre las opciones de formación disponibles y la importancia de su participación.
• Organiza horarios y logística para que los empleados puedan asistir a los cursos sin afectar significativamente a la operatividad de la empresa.

Paso 4: Formalización de la Bonificación

• Inscríbete como empresa en el aplicativo telemático de Fundae.
• Comunica la formación planificada a Fundae a través de este aplicativo, detallando el curso, número de participantes, fechas, etc.

Paso 5: Realización de la Formación

• Asegúrate de que los empleados participen en los cursos programados y que cumplan con los requisitos de asistencia y aprovechamiento establecidos por Fundae.

Paso 6: Justificación y Bonificación

• Recopila y conserva toda la documentación pertinente (listados de asistencia, programas de formación, facturas, etc.).
• Presenta ante Fundae la justificación de la formación bonificada según sus requisitos. Esto suele implicar subir la documentación necesaria al aplicativo telemático de Fundae.

Paso 7: Seguimiento y Evaluación

• Realiza un seguimiento del impacto de la formación en la empresa.
• Evalúa el rendimiento y la mejora de habilidades después de la formación.

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.