Funciones básicas de la administración empresarial
Planificación
Cinco funciones básicas en la administración empresarial. Planificación Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen: Misión Es la razón de ser de la empresa, aquel servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación. Visión Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, es decir la proyección de determinar en dónde deseamos que se encuentre el negocio de aquí a cinco años. Por ejemplo, un banco puede tener como visión “ser empresa lider en la prestación de servicios financieros en toda Europa.” Objetivos Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Estos objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).
Por ejemplo, el objetivo de un empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2019 con respecto a las del año 2018. Metas Son los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo, por lo que su característica es tener fines más especificos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros meses del año. Políticas Son guías o lineamientos de carácter general que indican el marco dentro del cual los empleados de una empresa pueden tornar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio, es decir los límites dentro de los cuales deberán desenvolver su accionar. Por ejemplo, competir en base a precios fijados por el mercado. Las políticas pueden ser expresas o implícitas; las primeras se basan en orientaciones, reglamentos y normas específicas; mientras que las segundas por corresponder a situaciones obvias suelen entrar en conflicto con las anteriores. Reglas
Normas
Son normas precisas que regulan una situación en particular; estas no dan libertad de acción, ya que son una expresión de lo que se debe hacer y de aquello que dentro de la empresa se debe omitir realizar. Por ejemplo, “no fumar”, “no ingerir alimentos en este sitio”, etc. Estrategias Se trata de la acción de proyectar la realización de una meta esperada y los mecanismos para conseguirla; esto necesariamente implica lograr que toda la organización se comporte y oriente su trabajo a la realización de esa meta en común. Puede decirse, entonces, que las estrategias son cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría ser realizar investigaciones de mercado permanentemente y proveer de eficiente información al equipo de venta a fin de aumentar las ventas.
Programas
Son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos. Las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación. En este sentido, se trata de metas distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de objetivos parciales con una exacta dimensión del tiempo. Presupuestos Es un plan que representa las expectativas para un periodo futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc; estos tienen relación con aspectos financieros de gastos e ingresos. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, capital, estados financieros pro forma etc.); los primeros resultan más utiles para plazos largos, porque nos dan una idea de la rentabilidad o eficiencia bajo ciertos supuestos. Los presupuestos pueden abarcar periodos cortos y largos, según se trate de programas o metas.
Procedimientos
Son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica de ejecución de tareas, para alcanzar los objetivos pre establecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva acabo para el pago de sueldos a los empleados. Métodos Se refiere a una descripción detallada de cómo se realizará una labor específica. B. Organización La función de organización agrupa las actividades necesarias para realizar lo que se planteó; incluye el desarrollo de una estructura formal para facilitar la coordinación e integración de los recursos. Visto de otra manera, dicha estructura debe contribuir al logro efectivo de los planes a corto y largo plazo. El proceso de organización se inicia con la división del trabajo; a partir de este momento se forman unidades o departamentos, siendo cada uno de ellos responsable de una fase particular de la operación. Una vez lograda la integración de todas las unidades, se debe especificar la relación de trabajo entre cada una de las unidades.
Es importante precisar que en el proceso del desarrollo de la estructura de la organización se deben considerar problemas • • • • tales como el grado de descentralización que debe existir, la cantidad de control, delegación de responsabilidades y el orden en que se delega la autoridad. C. Control La finalidad de esta función es asegurar que las tareas que se llevan a cabo se realicen siguiendo a los planes establecidos. En este sentido el control busca asegurar si lo que se planteó, organizó y dirigió cumplió los objetivos previstos. Como resultado de la planificación, el control de los objetivos específicos se establece en todas las fases importantes de la operación; por lo tanto, si esta función se realiza con eficiencia, el administrador tendrá constantemente retroalimentación acerca del estado de la operación en determinado momento, considerando el avance obtenido rumbo al logro de objetivos. Si los objetivos no se cumplen, o si están atrasados, el administrador deberá disponer de información que le permita identificar las áreas problema y aplicar alternativas que las solucionen.
Fases
De esta forma, el control es un proceso en cuatro fases que implica lo siguiente: La determinación de normas y objetivos. La determinación de la forma en que se debe efectuar la medición en cada área. El desarrollo de un sistema de información. El señalamiento de dónde y cuándo se deben tomar las medidas necesarias. D. Dirección Esta función directiva está ligada principalmente con la jefatura administrativa. Orienta comportamiento de las personas en función de los objetivos a lograr a fin de que los administradores sepan cómo dirigir al elemento humano. Deberán efectuar una apreciación de los fundamentos de la 1. 2. 3. motivación humana. La clave será crear un ambiente en el que las necesidades del individuo se integren a las de la empresa, es decir que el individuo llegue a sus metas al mismo tiempo que colabora para conseguir las de la empresa.
La calidad de la interacción diaria y directa entre el administrador y sus subordinados es de particular importancia. Entre los muchos factores que se conjugan para crear un ambiente productor de resultados, la comunicación y participación son dos claves. Lo que también determina el éxito del trabajo de un administrador al dirigir y guiar a sus subordinados es la habilidad y la forma con que trabaja con ellos, guiándolos, aconsejándolos e impulsándolos a cumplir con los objetivos especificos de su trabajo y desempeñando al máximo su capacidad en la tarea que se les encomienda. E. Toma de decisiones Es una de las funciones del administrador más importantes y de la que por lo general depende el curso final de todo un proceso que ha implicado mucho tiempo y varias horas de trabajo.
Administración
Por este motivo, para tomar decisiones de manera eficiente el administrador de empresas debe procurar seguir un plan que conste de los siguientes pasos: Analizar el problema Desarrollar y analizar las alternativas de acción Implantar la decisión Esta función por lo general le corresponde al gerente de la compañía, siendo este profesional a quien le corresponde interesarse continuamente por los problemas que obstaculicen la toma de decisiones y con este propósitio deberá concentrar sus esfuerzos en analizar problemas de más amplitud cada vez, en especial aquellos que podrían generarse a largo plazo. Posteriormente el gerente deberá desarrollar alternativas de acción en caso llegara a producirse algún problema.Por último, uno de los pasos más importamtes que deberá seguir el gerente es la implantación de la decisión, es decir llevar a la práctica la decisión tomada.
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1. ¿Qué es la Planificación en la Administración Empresarial?
La planificación es el proceso de establecer metas y objetivos a corto, medio y largo plazo, y determinar las estrategias y acciones necesarias para alcanzarlos. Esta función no solo se refiere a los planes de acción, sino también a la anticipación de problemas y la adecuación de recursos para enfrentar desafíos futuros.
📌 Importancia de la planificación:
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Permite a la empresa anticiparse a los cambios en el mercado y en el entorno económico.
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Asegura que los recursos se utilicen de manera óptima y eficiente.
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Define el camino a seguir, estableciendo prioridades y metas claras.
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Facilita la medición de avances y la identificación de desvíos en la estrategia.
2. Tipos de Planificación Empresarial
2.1. Planificación Estratégica
Este tipo de planificación se enfoca en las metas y objetivos a largo plazo de la empresa, considerando aspectos globales como la visión y misión de la organización.
📌 Características:
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Visión a largo plazo (generalmente de 3 a 5 años o más).
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Se centra en la competitividad y en cómo posicionarse en el mercado.
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Implica el análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas).
2.2. Planificación Táctica
Es más específica que la planificación estratégica y se enfoca en los planes de mediano plazo para cumplir con los objetivos establecidos en la estrategia general.
📌 Características:
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Duración de 1 a 3 años.
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Se centra en el desarrollo de planes operativos para áreas específicas de la empresa (finanzas, marketing, recursos humanos).
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Asignación de recursos en base a las necesidades del área.
2.3. Planificación Operativa
Es la planificación a corto plazo, enfocada en las actividades diarias y semanales necesarias para alcanzar los objetivos tácticos.
📌 Características:
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Duración de semanas a meses.
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Se refiere a actividades específicas y a la ejecución diaria.
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Está más vinculada a la gestión de procesos y la optimización de recursos inmediatos.
3. Pasos en el Proceso de Planificación
La planificación eficaz sigue una serie de pasos para asegurar su éxito y alineación con los objetivos empresariales.
3.1. Establecimiento de Metas y Objetivos
El primer paso es definir lo que se quiere lograr. Estas metas deben ser claras, alcanzables y alineadas con la visión de la empresa.
Ejemplo: «Aumentar las ventas en un 20% en los próximos 12 meses.»
3.2. Análisis del Entorno
Es crucial realizar un análisis de los factores externos e internos que pueden influir en el logro de los objetivos.
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Análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas).
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Evaluación de la competencia y de las tendencias del mercado.
3.3. Desarrollo de Estrategias
Aquí se diseña cómo la empresa va a alcanzar los objetivos establecidos. Esto incluye la asignación de recursos y la identificación de tácticas específicas.
Ejemplo: «Implementar una campaña de marketing digital en redes sociales para llegar a nuevos clientes.»
3.4. Asignación de Recursos
Es importante determinar qué recursos (financieros, humanos, materiales) se necesitan para ejecutar el plan y cómo se van a distribuir.
Ejemplo: «Asignar un presupuesto de $50,000 para campañas publicitarias.»
3.5. Ejecución
La fase de ejecución implica poner en práctica los planes diseñados. Es la fase en la que se realiza la acción y se supervisa el progreso.
3.6. Monitoreo y Evaluación
Es fundamental realizar un seguimiento constante para evaluar si los resultados se están alineando con los objetivos planteados. Si es necesario, se deben realizar ajustes.
Ejemplo: «Medir las ventas mensuales y ajustar las tácticas de marketing si los resultados son inferiores a las expectativas.»
4. Herramientas para la Planificación Empresarial
Para una planificación exitosa, las empresas suelen recurrir a herramientas y tecnologías que faciliten la toma de decisiones y la implementación de estrategias. Algunas de las herramientas más populares incluyen:
📊 Análisis SWOT/FODA: Para evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
📈 Diagramas de Gantt: Para establecer plazos y recursos en el proyecto.
💻 Software de gestión empresarial (ERP): Para integrar los diferentes procesos de planificación y control.
📅 Planificación de recursos empresariales (ERP): Ayuda a la asignación y seguimiento de recursos dentro de la empresa.