Facturas

Documentos

Una factura es un documento con carácter legal que se acredita para la realización de una operación de compra-venta, es decir, a través de este documento se expresa la compra venta realizada a determinados géneros o servicios prestados, por ello, la factura servirá de justificante ante cualquier reclamación por la adquisición de bienes o servicios

En una factura se deben consignar de forma detallada los artículos que el proveedor envía a la empresa en caso de compra o que la empresa envía al cliente en caso de venta. Debemos tener en cuento tanto el pedido como el albarán sirven de guía para la confección de la factura, es por ello que los datos de esta partirán de los reflejados en el pedido y en el albarán.

Las facturas, al tratarse de un documento de compra-venta de carácter oficial, se exige que se cumplimenten en impresos que poseen una serie de requisitos dispuestos por ley, por lo que la expedición y la entrega de estas estarán reguladas.

Los datos que tiene que poseer una factura son los siguientes:

• Número, y en este caso serie de factura: La numeración de las facturas deberá ser correlativa y portar el número identificativo, podrá llevar la serie A o B que la identifica. La numeración de las facturas dentro de cada serie deberá ser correlativa, no pudiendo existir espacios.
• Nombre y apellidos o denominación social, así como su Código de Identificación Fiscal atribuido por la Administración y el Número de Identificación Fiscal del expedidor (persona que realiza la factura).
• Nombre y apellidos o también razón social, así como el Código o Número de Identificación Fiscal del destinatario (persona que recibe la factura).
• Contraprestación total de la operación
• Los gastos de transporte, embalajes, etc…
• Una descripción de la operación que se ha realizado
• Tipo impositivo que se aplica el (IVA). Dependerá del país en el que se realice la operación. 
• El lugar y fecha de emisión. Se indicará la direccion completa, asi como la fecha en la que se emite la factura.

• Facturas rectificativas

Cuando al expedir una factura se ha cometido un error en la realización de ésta, bien sea por una equivocación o porque se haya producido devoluciones de mercancias o cualquier causa anómala, tendremos que proceder a su rectificacion, expidiendo otra nueva y especificando el numero y la fecha en la que se produce la rectificacion. Para este cometido se emplean este tipo de facturas ( tambien denominadas facturas rectificativas) que deberán extenderse en series de numeracion especiales.

• Registro de las facturas

Es de carácter obligatorio que todo empresario y profesional cuya actividad esté sujeta a IVA tenga que llevar a cabo el registro de dos libros, el libro de registro de facturas emitidas y el libro de registro de facturas recibidas, es decir, dos libros donde se mostraran las facturas que la empresa realiza (emitidas) por las ventas de productos o servicios prestados a terceros, y las que la empresa recibe (recibidas) por las compras o adquisiciones de productos o servicios que se realizan.

Estos deberán contener la siguiente información:

• Número de factura: Este número sirve para la identificacion
• Fecha: en la que se expide o se recibe
• Cliente al que se realiza la factura
• Naturaleza de la operacion
• Base imponible: Que sera el importe toal de la contraprestación con la factura.
• Tipo impositivo que se aplica
• Cuota : Si la base imponible se le aplica el tipo impositivo, resultará la cuota a pagar del impuesto o tributo.

• Factura electrónica

Muchas empresas y organismos públicos reciben a diario gran cantidas de facturas en formato papel, esto hace que se almacenen en extensos archivos y que se tenga que disponer de una infraestructura que permita clasificar, ordenar y tener la capacidad de almacenamiento adecuada con el consiguiente coste económico que conlleva el papel, la impresión, el ensobrado y el gasto de tiempo que dichas operaciones acarrean.

La tendencia es a que tanto pequeñas como medianas empresas, asi como la Administración Pública, trabaen con la e-factura o tamiben llamada factura electrónica,que no es otra factura, sino un equivalente funcional a la factura de papel y que permite transmitir las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos ( ficheros informáticos) y telemáticos ( de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Para poder trabajar con la e-factura será necesario:

• Emplear un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
• Emplear transmisión telemática( tiene que partir de un ordenador y ser recogida por otro ordenador)
• El formato electrónico y la transmisión telemática deberán garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

La factura con independencia del soporte en el que se presente, debe contar con una serie de requisitos para que sea considerada como valida y legal.

• Firma o certificado digital

La firma electrónica no es sino una secuencia de caracteres ( cadena de números, letras y símbolos) que se obtiene como resultado de ejecutar una serie de operaciones matemáticas basadas en un conjunto de datos. Esta secuencia resulta única para cada procesamiento de datos, por ello sirve como garantía de que cualquier documento electrónico recibido que la contenga no ha sido alterado en el camino.

Para que la firma electrónica sea válida deberá estar homologado po una autoridad de certificación competente, normalmente es reconocida por la agencia tributaria del país.

Las facturas son documentos comerciales fundamentales que detallan una transacción de venta de bienes o prestación de servicios entre un proveedor y un cliente:

Elementos Clave de una Factura:

1. Información del Proveedor (Emisor):
   • Nombre, dirección, datos de contacto del vendedor/proveedor.
   • Número de identificación fiscal o número de registro comercial.
2. Información del Cliente (Receptor):
   • Nombre, dirección y datos de contacto del comprador/cliente.
   • Número de identificación fiscal si aplica.
3. Detalles de la Transacción:
   • Fecha de emisión de la factura.
   • Número único de la factura para fines de seguimiento y control interno.
   • Descripción detallada de los bienes entregados o servicios prestados.
   • Cantidad, precio unitario, impuestos aplicables, descuentos si los hay.
   • Total a pagar, incluyendo impuestos.
4. Términos y Condiciones de Pago:
   • Plazos de pago acordados, fecha de vencimiento.
   • Forma de pago aceptada (transferencia, cheque, tarjeta, etc.).
   • Detalles adicionales como términos de devolución o garantía, si son aplicables.

Importancia de las Facturas:

1. Registro Contable: Son evidencia documentada de una transacción comercial y sirven para contabilizar ingresos y gastos.
2. Cumplimiento Legal y Fiscal: Son fundamentales para el cumplimiento de obligaciones fiscales y legales.
3. Control de Inventario y Servicios: Ayudan a mantener un registro de los bienes vendidos o servicios prestados.
4. Gestión de Cobros y Pagos: Facilitan la gestión de pagos y la reconciliación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
5. Protección ante Disputas: Sirven como respaldo en caso de disputas comerciales o auditorías.

Tipos de Facturas:

• Facturas de Venta: Detallan la venta de bienes o servicios al cliente.
• Facturas de Compra: Emitidas por proveedores por bienes o servicios adquiridos.
• Facturas Rectificativas o Notas de Crédito/Debito: Corrigen errores en facturas anteriores.

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