Eventos de carácter interno
Empresa
Son aquellos eventos que se producen de forma interna, es decir, dentro de la propia empresa, aunque existen eventos que se pueden realizar tanto de manera externa como interna, hay algunos tipos de eventos que por sus características son más propios de realizarse o planificarse en un contexto interno.
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- Reuniones
La reunión es un conjunto de personas agrupadas físicamente (entre 2 y 30 personas) para tratar un tema coordinado por uno de sus miembros.
Este tipo de eventos es muy habitual en las empresas y, aunque las hemos incluido como internas, también existen reuniones externas (es decir, con clientes, prensa, etc.) en ellas se toman decisiones, se planifican acciones en común, etc. Por todo ello, vamos a dedicar un tiempo a explicar todo aquello que le pueda resultar útil tanto para la asistencia como para la organización de reuniones de trabajo.
Previo a la reunión:
- Comenzaremos realizando el denominado check in, que nos permitirá conocer el grado de participación nuestra o de cualquier otra persona en la reunión y si tenemos claro o no el objetivo de la misma. Para ello contestaremos a :
¿Qué circunstancias hacen relevante para mí y para el resto del equipo este encuentro? ¿Qué resultados deseo obtener al final de la reunión? ¿Tengo información significativa para compartir?
- Si convocamos la reunión hay que hacer un listado de todas aquellas personas que asistirán a la misma, marcando con especial énfasis a las personas VIP (las que deben estar informadas, las que serán consultadas y las que decidan) que están convocadas y asistirán o aquellas que posean mayor nivel jerárquico dentro de la empresa. Conozca el nivel jerárquico de cada una de ellas. Por otra parte, excusas como “tengo mucho trabajo” no deben tener cabida, ya que las reuniones forman parte del trabajo.
- Es recomendable planificar las reuniones siempre que sea posible a unas horas adecuadas, eliminando las últimas horas de la tarde y la ultima hora de la mañana, ya que se podrá solapara con la hora de la comida, los viernes, etc. Procurar que no duren demasiado, algunos expertos aconsejan no prolongarlas más de 90 min.
- Es necesario reservar la sala con tiempo si se prevé que pueda estar ocupada, además, debemos cerciorarnos de que esta cuenta con todos los dispositivos necesarios, ordenador, red, proyector, pantalla, etc… así como de que esta cuente con las comodidades necesarias.
- Organice una lista completa de todos aquellos puntos que se pretendan debatir, asi como los anexos, informes y notas necesarias en cada uno de los puntos. Asegúrese de que los temas más importantes son tratados en primer lugar. Hay que enviar con la suficiente antelación la convocatoria de la reunión, con toda la información necesaria para los asistentes, entre ella, el orden del día.
Durante la reunión:
Si tienes que asistir a una reunión, estos son algunos de los puntos que no debe olvidar jamás:
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- Llevar siempre tarjetas de visita.
- Llevar siempre un cuaderno (nunca hojas sueltas), a ser posible con el logo corporativo, que le permita tomar notas durante la reunión.
- Ser espontaneo y natural. Al comenzar la reunión no empezar de forma directa, iniciar la reunión con frases y contextos cotidianos aportará frescura, los asistentes olvidarán por momentos el tema principal, aportarán opiniones sobre el tráfico, la lluvia o cualquier otro tema y se relajarán. Seguramente la reunión se iniciará mucho mejor que si entramos directamente en el tema.
- Ser educados, aunque en determinados momentos la discusión pueda subir de tono, no enojarse sino mantener la calma.
- En algunas reuniones se divaga más de lo que se discute, por ello, es necesario ceñirse a la orden del día y acotar los tiempos de intervención.
- Documentarse antes de cada reunión y aportar información, gráficos y todo aquello necesario que refuerce su intervención.
- Dejar los nervios a un lado, hablar con soltura y convencimiento, solo así se podrá salir airoso/a, ya que transmitiremos confianza. Escuchar primeramente y después opinar sobre aquellos temas en los que creamos que podemos aportar, expresándose correctamente (lenguaje verbal y no verbal).
- Tomar nota de todos los puntos importantes que están debatiendo y de las ideas o aportaciones de los asistentes con el nombre al lado para poder identificar quién ha dicho qué.
- Hace preguntas coherentes, no preguntar por intervenir.
- Concluir siempre las intervenciones.
- Apagar o silenciar el móvil.
Al finalizar la reunión:
- Debemos anotar qué tareas nos hemos comprometido a realizar, en qué condiciones, en qué plazos, etc.
- Determinar si ha quedado algún tema pendiente importante sin tratar, tanto para uno mismo como para el resto de los asistentes, así como qué se hará con esos temas.
- Es necesario elaborar un acto donde se resuman los acuerdos a los que se han llegado y aquellos puntos pendientes de resolver.
- Ser autocríticos y ver qué elementos de la reunión pueden mejorarse para las próximas.
- Agradezca siempre al finalizar una reunión.
- Muchas decisiones no se transmiten en acciones, por ello, debemos evitar que cada uno tenga una percepción distinta de qué es lo que debe hacer nada más terminar la reunión. Es necesario trabajar sobre documentos comunes y seguir un plan de acción para que las decisiones tomadas se materialicen en realidades.
Tipos de reuniones:
- Por su objetivo:
- Informativa: Su finalidad es brindar información necesaria a un grupo para que puedan cumplir con un objetivo o tarea. Consta de 3 partes importantes:
- Comunicación de la información por parte de la persona responsable de esta tarea
- Rueda de presentación de dudas y preguntas
- Contestación a las dudas y preguntas
- Consultivas: para analizar las propuestas o soluciones a temas o problemas planteados. No siempre es aconsejable que una misma reunión se analicen y resuelvan decisiones.
- Formativas: Su fin es formar a los miembros del grupo y suministrarles capacitación para trabajar con mayores conocimientos. O bien para crear opinión y transmitir ideas.
- Decisorias: está orientada a realizar planes y tomar decisiones. En este tipo de reuniones, debido a la dificultad que requiere en numerosos casos la toma de decisiones, debe tenerse en cuenta que la decisión de tomar deberá ser siempre de calidad y ser consensuada por todo el equipo.
- Por el número de participantes:
- Reuniones de grupo pequeño:
- 3-7 personas
- 40 a 90 min.
- Reuniones propias de equipos directivos, departamentos, etc.
- Para toma de decisiones
- Reuniones de grupo mediano:
- 8-20 personas
- 60 a 90 min.
- Para informar, consultar y debatir situaciones o problemas
- Reuniones de grupo grande:
- 20 a 40 personas
- 60 a 90 min.
- Para informar y ratificar o aprobar decisiones o acuerdos
- Es lenta y poco participativa
- Propias de Asambleas Generales, Consejos, etc.
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- 3.3.Organización de eventos corporativos
Los aspectos más importantes a tener en cuenta:
– Objetivo: será necesario planificar un evento conociendo el objetivo que se persigue con el mismo, por ejemplo, no será lo mismo planificar un evento cuando el objetivo sea la presentación de un nuevo producto ante los clientes de la empresa, que organizar un evento a nivel interno de la misma. Con el primero de ellos habrá que cuidar y potenciar en mayor medida la imagen de corporación, usar técnicas de marketing, publicidad, etc.; mientras que en el segundo tipo, podrán no ser tan escrupulosos en los detalles anteriormente mencionados, aunque, como siempre, todo ello quedará a criterio de cada empresa.
– Destino: se hace necesario conocer a las personas que asistirán al acto, intentando adaptar el mismo a éstas en función de los siguientes datos:
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- Posición jerárquica
- Tipo de empresa o clientes
- Nivel de conocimientos técnicos que aportan los asistentes.
- Planificación: Fases
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- Agenda: será necesario planificar y realizar una agenda del evento teniendo en cuenta los horarios, descansos, timing de las diferentes sesiones, ponentes, presentador, etc.
- Elección de la sala: debemos seleccionar la sala en función de los objetivos, del tipo de asistentes y de su número.
- Equipos y servicios de sala: es necesario que la sala disponga de los equipos y medios necesarios para organizar un evento (dispositivos audiovisuales, proyectores, micrófonos, etc.) y que estos funcionen correctamente, pero, además, se suelen contratar servicios de catering para la atención de los asistentes.
- Logística: aunque la logística se ocupa del lugar y distribución de la sala, una vez determinada la primera, trataremos de ubicar de una forma más correcta a los asistentes en función del acto y de la sala que se trate, del cargo que ocupan, etc. Existen varios tipos de distribuciones, cada una de ellas con unas características distintas en función del acto que se pretenda.
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Los eventos de carácter interno son aquellos dirigidos a un público específico dentro de una organización, como empleados, directivos o miembros de equipos. Estos eventos están diseñados para fortalecer la cultura organizacional, mejorar la comunicación interna, aumentar la motivación de los empleados y fomentar la cohesión entre los miembros del equipo:
1. Reuniones y Conferencias:
- Reuniones de Equipos: Encuentros regulares para discutir proyectos, metas y desafíos.
- Conferencias Internas: Charlas o presentaciones dirigidas por líderes de la empresa.
2. Eventos de Reconocimiento:
- Ceremonias de Premiación: Reconocimiento a empleados destacados o equipos de alto rendimiento.
- Eventos de Celebración: Fiestas, almuerzos, cenas para conmemorar logros o hitos.
3. Actividades de Team Building:
- Juegos y Dinámicas de Grupo: Actividades para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo.
- Retiros Empresariales: Eventos fuera del entorno laboral para actividades de integración y aprendizaje.
4. Formación y Desarrollo:
- Seminarios y Talleres: Sesiones de capacitación sobre habilidades específicas o desarrollo profesional.
- Programas de Mentoring o Coaching: Apoyo individualizado para el crecimiento profesional.
5. Ferias Internas o Ferias de Empleados:
- Ferias de Salud y Bienestar: Eventos que promueven un estilo de vida saludable para los empleados.
- Ferias de Beneficios: Presentaciones de programas de beneficios ofrecidos por la empresa.
6. Jornadas de Integración:
- Eventos de Voluntariado: Actividades para participar en proyectos sociales como equipo.
- Días de la Empresa: Jornadas de puertas abiertas para mostrar los logros y valores de la empresa.
7. Eventos de Networking:
- Desayunos o Almuerzos de Networking: Oportunidades para que los empleados se conozcan mejor entre sí.
- Eventos Profesionales Internos: Reuniones para intercambiar conocimientos y experiencias laborales.
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