Eventos corporativos y su organización

Comercial 

Las organizaciones con el objetivo de mantener latentes sus contactos comerciales, publicitarse y en definitiva mantener un intercambio de información, tanto externa como interna, organizan eventos corporativos de muy diversa índole, es por ello que todo profesional deberá conocer cuáles son los eventos corporativos, sus características, formatos y demás normas que le permitan desenvolverse con cierta soltura

Eventos de carácter externo

Los eventos de carácter externo son aquellos que la empresa organiza con su entorno. 

Tipos:

• • Asamblea

Está formada por un grupo numeroso de personas cuyo objetivo es el de decidir o proceder sobre determinados aspectos de interés común. Toda asamblea posee la figura del presidente el cual se encargará de:

– Repartir los tiempos en los turnos de palabra o de intervención

– Asegurar la correcta marcha del evento

– Hacer que se sigan los puntos marcados en el orden del día

El presidente no tomará parte en el debate, aunque si tendrá que conocer los reglamentos estipulados en la asamblea, así como mostrar disposición y conocimiento que le permitan ordenar el mismo.

• • Conferencia

Es una exposición oral sobre un tema o asunto concreto por parte de una o varias personas. Una vez finalizada la conferencia podrá haber un coloquio con el público asistente.

El objetivo principal de una conferencia es el de proporcionar determinada información a los asistentes, su duración y podrá variar desde horas hasta días.

• • Jornadas

Una jornada es un colectivo de personas cuyo objetivo fundamental es el de trabajar o estudiar en grupo acerca de algún tema en concreto que sea de interés común; de esta forma se consigue un intercambio de información, se analizan los problemas y se buscan posibles soluciones.

Las jornadas suelen tener una duración entre uno y varios días, por ello normalmente se organizan en hoteles o lugares especialmente diseñados para este tipo de eventos; así como los asistentes disponen del alojamiento, servicio de comidas ( catering) y salas en el mismo lugar donde se celebran las jornadas.

• • Congreso

Reunión en la que participan cientos de miles de personas y que girará en torno a un tema o cuestión común. Suele durar varios días y al finalizar se busca la obtención de resultados, acuerdos, resolución de problemas o simplemente un intercambio de información. La característica principal de los congresos es la distinta nacionalidad, lengua o idiosincrasia de las personas que asisten al evento.

Todo congreso dispone de tres tipos de actos:

• Oficiales: serán la apertura, clausura del congreso y ponencias.
• Específicos: aquellos actos propios del congreso que se está desarrollando.
• Sociales: actos que agraden o agasajen a los asistentes, como, por ejemplo, exposiciones, vino de honor, ágapes, etc.

Debido a la elevada asistencia, es necesario contar con una logística muy planificada, entre la que podemos destacar:

• Anticipación en la convocación del congreso. Normalmente con un año de antelación.
• Comité organizativo que se encargará de la contratación de profesionales de congresos y la supervisión de toda la organización del mismo.
• Es necesario contar con salas grandes, a menudo se usan hoteles con salas acondicionadas para este tipo de eventos.

• Las salas deberán disponer de los medios adecuados: pantallas gigantes, videos, proyectores, equipos de sonido adecuados, sistema de traducción simultánea etc.; pero además, otros elementos deberán cuidarse al detalle: las acreditaciones, la distribución de los asistentes, los folletos informativos, el reparto del material (cuadernos de notas, bolígrafos, manuales, etc.), la seguridad, el catering…

• • Coloquio

Consiste en exponer un determinado tema por parte de una o varias personas expertas en el mismo, una vez finalizada la exposición, se permitirá que los asistentes realicen preguntas sobre el tema expuesto.

• • Simposio

Consiste en una exposición oral por parte de varios expertos que van interviniendo de forma secuencial ante los asistentes. Cada uno de los ponentes expone un aspecto de un mismo tema, complementando así el mismo con los distintos aspectos que cada ponente expone, es decir, se aportan diferentes opiniones o puntos de vista que se complementan entre sí.

Normalmente no suele existir discusión entre los ponentes, pero a pesar de ello suele existir la figura del moderador, que presenta cada exposición y organiza los tiempos en la misma, que oscilan entre los diez y veinticinco minutos en función del asunto y el número de expertos convocados.

• • Seminario

Son reuniones formadas por un grupo reducido de personas, de entre 10 y 20, cuyo objetivo principal es el estudio o la investigación de un asunto afín a todos los asistentes. La duración normal se estipula entre uno y dos días.

• • Taller

Está formado por un número reducido de personas que se reúnen con el fin de intercambiar ideas, resolver cuestiones sobre un tema en concreto y común a todos los asistentes o discutir sobre éste.

En conferencias y congresos numerosos, es habitual dividir grupos de trabajo (workshop) para tratar determinados temas.

• • Exhibición itinerante

Se produce cuando un mismo evento tiene lugar en varios sitios (ciudades, países, etc.) a la vez.

• • Videoconferencia

El uso de las nuevas tecnologías nos permite establecer comunicaciones de audio y vídeo entre una o varias personas, permitiendo una interacción permanente, en tiempo real, con imagen y sonido a través de Internet. Este sistema permite gestionar reuniones, consultas, formación, etc., en remoto, por lo que resulta muy útil a las empresas dado el ahorro que representa en tiempo y desplazamientos del personal.

Uno de los elementos imprescindibles para poder organizar una sesión de videoconferencia es tener los equipos (ordenadores) adecuados y actualizados, disponer de estos en una red y tener una buena velocidad de conexión a Internet.

Existen programas que nos permitirán gestionar las videoconferencias, algunos de los más utilizados:

• Microsoft NetMeeting: es un cliente de videoconferencia incluido en muchas versiones de Microsoft Windows, permite la videoconferencia, la pizarra electrónica, la compartición de aplicaciones, la compartición de escritorio, la compartición de escritorio remota (RDS) y la transferencia de archivos.

• Meeting24.tv: es una aplicación web gratuita que permite organizar videoconferencias con hasta 24 usuarios en la misma sesión de forma fácil.

• Webex: está es otra de las muchas aplicaciones existentes en el mercado que permiten presentar en remoto cualquier aplicación que se encuentre en nuestra pantalla.

 

Los eventos corporativos son parte integral de la estrategia empresarial y se organizan para diversos propósitos, desde fortalecer la identidad de la marca hasta fomentar relaciones comerciales:

1. Definición de Objetivos:

• Determinar Propósito y Audiencia: Establecer claramente qué se quiere lograr con el evento y quiénes serán los asistentes.

2. Presupuesto y Planificación:

• Establecer Presupuesto: Determinar los recursos financieros disponibles y asignarlos adecuadamente.
• Planificación Detallada: Cronograma, ubicación, selección de proveedores, logística, actividades, etc.

3. Selección de Locación y Logística:

• Elegir el Espacio Adecuado: Locación que se ajuste al tipo de evento y capacidad de asistentes.
• Gestión Logística: Equipamiento, servicios, transporte, seguridad, acreditación, etc.

4. Diseño de Contenido y Programación:

• Crear Contenido Relevante: Agenda, charlas, presentaciones, paneles, actividades interactivas.
• Planificación de Agenda: Equilibrio entre contenido, descansos, networking, entretenimiento, etc.

5. Marketing y Promoción:

• Estrategia de Marketing: Promoción a través de diferentes canales para atraer a los asistentes.
• Material Promocional: Invitaciones, banners, contenido en redes sociales, comunicados de prensa, etc.

6. Gestión de Invitados:

• Envío de Invitaciones: Gestión de RSVP, confirmaciones, recordatorios.
• Acreditación y Registro: Proceso de registro de asistentes, entrega de credenciales, control de acceso.

7. Coordinación de Proveedores y Servicios:

• Contratación de Proveedores: Catering, audiovisual, decoración, entretenimiento, etc.
• Gestión de Contratos: Acuerdos claros con proveedores y seguimiento de servicios.

8. Ejecución y Supervisión:

• Supervisión del Evento: Coordinación en tiempo real, solución de problemas, seguimiento del plan.
• Gestión del Flujo: Manejo de horarios, transiciones suaves entre actividades, atención al público.

9. Evaluación Post-Evento:

• Análisis de Resultados: Recopilación de feedback, métricas de éxito, áreas de mejora.
• Informe Post-Evento: Documentación de lecciones aprendidas y recomendaciones para futuros eventos.

 

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