Elaboración de la propuesta

Información 

The information about your project is objective, but your presentation is subjective.

La información sobre su proyecto es objetiva, pero su presentación es subjetiva. MICHAEL LEVINE

La elaboración de una propuesta tiene dos partes: la toma de datos (el briefing) y la redacción de la propuesta propiamente dicha.

En la fase de toma de datos debe enterarse de:

• Las necesidades del cliente, el problema que tiene planteado.
• La fecha en que el mismo desea que se ejecute.
• Si el cliente tiene idea de lo que quiere gastar.
• Si aquel está habituado a trabajar con consultores externos o es su primera experiencia.
• Si un competidor suyo ha recibido el mismo encargo que usted.
• Si usted va a utilizar las instalaciones del cliente o no.
• Si, aparte de quien le formula el encargo, hay otra persona en la empresa a la que pueda acceder con facilidad para pedirle información, consultar dudas, etc.
• Por último, cómo y cuándo le van a pagar.

Con estos datos ya estamos en condiciones de elaborar una propuesta.

Este documento, escrupulosamente maquetado y en el que vigilaremos que no se deslice ningún error o falta de ortografía, consta de una portada y varias hojas en las que se expone el proyecto completo.

Un esquema típico de un proyecto de formación puede tener los siguientes contenidos:

1. Antecedentes

En este punto se refieren las gestiones que ha realizado la empresa desde el contacto con nosotros hasta el momento presente, y un extracto de lo tratado. El objetivo de este apartado es que queden claro para ambas partes lo fundamental de lo tratado.

Un ejemplo de antecedentes El 19 de enero de 2019, don N. N., director de formación de la empresa Licores Espirituosos S.A., se puso en contacto con estos formadores al objeto de encargarles un proyecto de curso para el personal comercial de nuevo ingreso. Licores Espirituosos ha ampliado su red de ventas y ha contratado a unos quince comerciales, algunos de los cuales provienen de otras empresas del mismo sector, y otros vienen de sectores diferentes. El curso tiene carácter selectivo y los participantes están advertidos de que de su aprovechamiento del mismo, expresado por la evaluación de los distintos formadores, dependerá su promoción. Se trata de darle una formación inicial basada en tres puntos: Conocimiento de la empresa y sus productos (tema que darán directamente personas del departamento de ventas y de producción). Técnicas de venta y política de empresa (tema que darán personas del departamento comercial). La negociación comercial (tema que daremos nosotros previa aprobación del presente proyecto).

2. Objetivos

En este apartado se redacta el objetivo general y si se desea los objetivos parciales de aprendizaje dentro del dominio cognoscitivo (cosas que hay que saber); del dominio operacional (cosas que hay que saber hacer) y del dominio actitudinal (actitudes que se desea fomentar).

Ejemplo de un curso de supervisoras de enfermería

El curso aquí presentado pretende:

• Proporcionar a las/los participantes conocimientos, técnicas y actitudes que les ayuden a desempeñar más eficaz y eficientemente su función de supervisoras/es, puesto bisagra en la organización de los hospitales.
• Mejorar las relaciones y la comunicación tanto con los colaboradores, los usuarios, y con los superiores en el hospital.
• Salir con bien de situaciones que, de otro modo, acaban con la ruptura o con la capitulación.
• En cuanto se refiere a las supervisoras de reciente designación, ayudarles a sobrellevar con alegría y tranquilidad la promoción, que, en ocasiones, por falta de la preparación adecuada se vive con angustia y sentimiento de ¿ …y quién me mandaba a mí, con lo tranquilita que yo estaba…?
• Y en lo referente a las supervisoras veteranas que, a veces, a fuerza de contratiempos, ven mermado su ímpetu inicial, ayudarlas a sobreponerse a la fatiga y a recargar las baterías, para que puedan iniciar una nueva etapa en la que recuperen la ilusión de otros tiempos.

3. Contenidos

En este apartado se relacionan los temas que van a abordarse en el curso, con el grado de detalle que se crea conveniente dar.

Ejemplo de contenidos: la motivación

¿Se puede motivar a los colaboradores? Supongo que espera que diga que sí. Pues bien, la respuesta es no. De la misma manera que un jinete no

puede obligar a un caballo a beber si este no quiere. El jinete lo puede llevar al abrevadero, pero el caballo bebe o no bebe, según le apetezca. El jinete se limita a poner el escenario para que beba, pero es el caballo el que decide. Del mismo modo, las personas con responsabilidad sobre otros tienen que aprender a disponer el escenario para conseguir que estos se motiven. Saber disponer el escenario es importante, y aunque no es un procedimiento que salga bien siempre, mejora con mucho los resultados. Otra cosa que pueden hacer los jefes, aparte de disponer el escenario, es reforzar las conductas positivas (refuerzo positivo en el aprendizaje) para que esa conducta positiva se repita con mayor frecuencia. Puntos que serán tratados ¿Motivación o movilización? Desmitificación de la motivación. Cómo se produce la motivación. La necesidad, palabra clave. Cómo conocer las necesidades de las personas. A cada niño su juguete. Esquema de la motivación (Cannon) La motivación según Maslow. Ejercicio de reconocimiento de motivaciones. Factores higiénicos y factores motivadores (Herzberg) Cuestionario lo mejor y lo peor. ¿Se producirá la motivación? (Lawler y Porter) Cómo han de ser los incentivos para que alcancen su objetivo. Proyección y análisis de vídeos didácticos. Duración: 1 día (mañana y tarde).

4. Metodología

Sin caer en el detalle (explicar el cómo se va a hacer), se pueden comentar en este punto las líneas generales metodológicas.

Ejemplo

En las sesiones de afirmación se alternará las explicaciones de los formadores con técnicas activas y participativas, incluyendo trabajos de equipo, uso del metaplán, visionado de proyecciones, trabajos de equipo con posterior puesta en común y role-playings.

5. Participantes (a veces se pone ¿quiénes deberían asistir?).

En este apartado se describe brevemente el grupo de personas que van a recibir el curso.

Ejemplo de curso para jefes de línea que hacen entrevistas de selección

¿Quiénes deberían asistir?

Aparte del primer nivel de dirección, aquellas personas que convendría que participaran en la selección de sus colaboradores, por ejemplo: delegados y subdelegados territoriales y directores técnicos de cada una de las delegaciones: Según nuestra estimación, un total de 41 personas aproximadamente (5 + 12 + 12 + 12).

El número aconseja formar tres grupos con criterio de proximidad geográfica.

6. Lugar, calendario y horario

En este apartado se menciona el lugar en que se celebrará la reunión, los días que se tienen libres para ello y el horario que recomendamos.

Ejemplo

Lugar. Aunque en la empresa se disponga de un lugar idóneo (sala de reuniones o similar), se recomienda que las sesiones se desarrollen a una distancia disuasoria del lugar de trabajo que impida a los colaboradores de los que están realizando el curso «sacarlos» de la reunión, y a ellos mismos, pasarse por el despacho «a ver cómo van las cosas». También se trata de evitar que se vayan a su casa a comer. De este modo se realiza necesariamente la comida de mediodía juntos (formados y formadores), lo que mejora las relaciones interpersonales y permite un mejor conocimiento mutuo.

Calendario. Por nuestra parte, estamos disponibles las siguientes fechas: 14, 15 y 16, 21 y 23 de marzo y 5 y 6, 11, 12 y 13 del mes de abril. Se recomienda cerrar las fechas lo antes posible porque estamos pendientes de otro proyecto y podrían pedirnos algunas de las ofrecidas. Las fechas que indicamos las podemos reservar durante diez días.

Horario. El horario recomendado es de 9.00 a 14.00 y de 16.00 a 19.00. Debe introducirse una pausa de 30 minutos por la mañana y otra por la tarde, para tomar un refrigerio, contestar las llamadas telefónicas, etc.

Si los participantes sugieren, que sí que sugerirán, acortar el período de descanso de mediodía, a cambio de salir un poco antes, consideraremos esta posibilidad.

7. Requerimientos

En este apartado se reseña lo que debe aportar la empresa.

Ejemplo

Necesitamos una sala con mesas que permitan un montaje en forma de U, con sillas cómodas, proyector de vídeo, ordenador,¹³ pantalla, y pizarra blanca o papelógrafo.

Una semana antes de la acción necesitamos un listado con los nombres y apellidos de los participantes¹⁴ para confeccionar los rótulos de sobremesa y los diplomas finales. Es interesante que en dicho listado se especifique el puesto de trabajo que desempeña cada interesado.

8. Informe final

En este apartado se menciona que se enviará un informe a la finalización del curso, cuyo objetivo es comunicar a la organización los resultados del mismo, y también las preferencias de los asistentes por otros posibles cursos que desearían recibir, lo que nos abre las puertas para posteriores contratos.

Ejemplo

Al final de cada acción formativa aplicamos un cuestionario de satisfacción, cuyos resultados, acompañados de nuestros comentarios de carácter general acerca del curso entregamos a quien nos lo ha encargado.

En estos comentarios nunca identificamos a las personas por sus nombres.

Los participantes reciben un diploma al final de cada curso de formación firmado por el formador y por el consejero delegado, además de un libro de obsequio.

9. Presupuesto

Se puede incluir en la propuesta, o entregarlo en una a modo de carta en sobre aparte dirigida a la persona que nos hace el encargo.

El texto menciona el precio de la acción e indica lo que incluye y lo que no incluye este precio.

Ejemplo de presupuesto

6.000 € pagaderos en el plazo de un mes a nuestra cuenta corriente del Banco de las Finanzas ES65 1234 5678 9012 34567890 o por talón nominativo cruzado enviado a nuestra dirección.

En este precio se incluye los honorarios de los formadores y el material fotocopiado que entregaremos a los participantes. También entregaremos carpetas personalizadas y bolígrafos.

 

1. Resumen Ejecutivo:

• Contextualización y Objetivos: Presenta de manera clara y concisa el propósito de la propuesta y los objetivos que se pretenden alcanzar con la formación.

2. Análisis de Necesidades:

• Identificación de Necesidades: Detalla los problemas o desafíos actuales que la formación puede resolver, ya sea falta de habilidades, baja productividad, etc.
• Evidencia y Datos: Respáldalo con datos, estadísticas, encuestas internas, evaluaciones de desempeño, etc.

3. Objetivos de la Formación:

• Metas y Resultados Esperados: Especifica claramente los objetivos que se esperan alcanzar a través de la formación, ya sean aumentos en productividad, reducción de errores, mejoras en habilidades, etc.

4. Estrategia de Formación:

• Plan de Acción Detallado: Describe el programa de formación propuesto, incluyendo el contenido, métodos de enseñanza, duración, recursos necesarios y cronograma.
• Metodología de Evaluación: Detalla cómo se evaluará el impacto de la formación en términos de resultados y retorno de la inversión.

5. Justificación Financiera:

• Presupuesto Detallado: Proporciona un desglose claro de los costos asociados con la formación, incluyendo materiales, recursos humanos, herramientas tecnológicas, etc.
• Análisis Costo-Beneficio: Destaca los beneficios esperados en relación con los costos, presentando una proyección del retorno de la inversión.

6. Ventajas Competitivas:

• Diferenciadores: Muestra cómo esta propuesta de formación puede ofrecer a la empresa una ventaja competitiva en el mercado, ya sea a través de empleados mejor capacitados, innovación, etc.

7. Argumentación Persuasiva:

• Narrativa Impactante: Usa testimonios, estudios de caso, ejemplos prácticos y datos relevantes para hacer la propuesta más persuasiva.
• Lenguaje claro y directo: Evita tecnicismos innecesarios y asegúrate de que sea comprensible para los financieros.

8. Respaldo Estratégico:

• Apoyo de la Alta Dirección: Si es posible, incluye el respaldo de líderes o ejecutivos importantes dentro de la empresa.
• Estrategia de Implementación: Describe cómo se llevará a cabo la formación, quiénes estarán involucrados y cómo se medirá el éxito.

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.

 

 

 

🧩 1. Escuchar antes de escribir

Antes de redactar, es fundamental:

• Entender el problema o necesidad real del cliente o destinatario.

• Identificar expectativas explícitas y también las implícitas.

• Preguntar lo necesario, sin miedo: la calidad de una propuesta depende de la calidad de las preguntas previas.

“Lo que no se pregunta, se asume. Y lo que se asume, se suele fallar.”

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🔍 2. Reunir información clave

Tu propuesta debe responder a:

• ¿Quién la recibe y con qué objetivo?

• ¿Cuál es el contexto (sector, cultura, momento)?

• ¿Qué recursos hay disponibles (tiempo, personas, presupuesto)?

• ¿Qué resultados se esperan y cómo se medirán?

Además, es útil recopilar:

• Datos internos (diagnósticos, encuestas, reuniones previas)

• Información externa (tendencias, referencias, benchmarking)

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🛠️ 3. Estructura clara y lógica

Una propuesta eficaz suele incluir:

1. Resumen ejecutivo (para captar en 1 minuto de qué va y por qué importa)

2. Diagnóstico (de la situación actual)

3. Objetivos (claros y medibles)

4. Metodología / plan de acción

5. Recursos necesarios (humanos, técnicos, económicos)

6. Cronograma

7. Presupuesto justificado

8. Evaluación / seguimiento