El timing
Corporativo o institucional
Un buen evento corporativo o institucional, siempre debe contar con una buena agenda para el participante. Las agendas funcionan como mapas que ayudan a los asistentes a integrarse a las actividades que el evento propone y le permiten enfocarse en los temas de discusión y manejar sus tiempos coordinando las actividades externas con las del evento.
Para definir una agenda o timing efectiva, el organizador debe tener en cuenta algunas recomendaciones:
- Anote el objetivo general del evento ¿qué quiere lograr?, porque ese es el eje de la agenda de actividades.
- Confeccionar un listado de temas, tareas o actividades que se van a llevar a cabo durante el evento, tratando de identificar las que son de integración, de las de animación, de las protocolares y de las de recepción.
- Asignar tiempo a cada actividad. Ejemplo: Apertura 30 minutos, break 15 minutos, etc.
- Organice las actividades tratando de intercalarlas de acuerdo con su naturaleza (integración, descanso, etc.) de modo tal que resulte balanceado para el participante.
- Nunca suprima un descanso, siempre es preferible acortar una discusión, reunión o ponencia.
- Si el evento tiene por objetivo arrojar conclusiones, siempre incluya un tiempo final para recapitular y definir acciones como resultado de la reunión.
- Las ponencias nunca deben superar los 30 minutos si se dan en el marco de un congreso, seminario o foro y las reuniones son efectivas si se desarrollan dentro de los 60 minutos.
- Trate de abarcar la agenda en menos de una página para evitar que los participantes lleguen indispuestos si piensan que las actividades van a ser muy extensas.
- Elija el tipo de agenda mas adecuado para su evento y para su público. Piense siempre en las preferencias y necesidades de sus asistentes.
- Confeccione y envíe a los participantes la agenda del evento con la mayor antelación posible.
- En la agenda incluya cualquier información que le sea de utilidad a los participantes.
Los diferentes tipos de agenda para el participante:
Agenda descriptiva sucesiva: Este tipo de agenda se caracteriza por ir mostrando la información desde los datos más generales a los más particulares y especialmente describe las actividades que se van realizando en cada jornada en forma más extendida y detallada.
Agenda panorámica y simultánea: este tipo de agenda le permite apreciar al participante todas las actividades del evento con una sola lectura, incluso por su disposición puede apreciar por comparación las diferentes asignaciones de tiempo que el organizador ha planificado para el desarrollo de las actividades. El diseño y los colores se aplican especialmente ya que permiten establecer las diferencias entre las actividades según su naturaleza. Una de las desventajas respecto de la anterior es que no brinda información detallada, sin embargo, es muy útil en eventos con actividades en simultáneo o de varias jornadas.
Agenda interactiva: La agenda interactiva o también llamada agenda de autogestión, es aquella que le permite al participante múltiples opciones de conexión para la obtención de los datos que le interesan (a través de Internet o vía teléfono celular). Estas agendas resultan de utilidad para eventos complejos, con público numeroso o los que desarrollan actividades simultáneas, en donde el participante se arma su propia agenda, seleccionando aquellas de las cuales desea participar.
También pueden utilizarse para coordinar actividades de agendas de distinta naturaleza en el evento (Agenda del evento formal, programa social, programa turístico, Agenda de acompañantes) e incluso tener una aplicación que permita informarse sobre sus costos e inscribirse on line.
Estas agendas deben contar con la opción de imprimirse en múltiples formatos (detallado, panorámico), con la posibilidad de asistencia personal en cualquier instancia y la emisión de constancias de inscripción a las actividades que requiera.
La acreditación y el material para el participante
Todo evento profesional, institucional y comercial que se precie debe contar con un sistema de registro y acreditación, es un elemento imprescindible para poder considerar que un evento es profesional.
La primera actividad del asistente al evento es acreditarse, donde se llevará la primera impresión, la que seguramente determinará su estado de ánimo y el concepto general sobre el desarrollo del evento.
La acreditación de un evento cumple varias funciones, una de las más importantes es verificar los datos del participante y poder emitirle una credencial que le permita acceder al evento y a sus actividades, por eso estas credenciales suelen llevar impreso el nombre de la persona, la empresa a la que pertenece y en algunos casos el país o el cargo de la misma, o cualquier otro dato que pueda ser interesante al organizador.
Otro de los puntos importantes de una acreditación, es obtener una base de datos de asistentes, que nos permitirá mantener el contacto con los participantes y preparar futuras ediciones. Por supuesto los sistemas de registro deben poder reportar estadísticas variadas y dar los resultados del evento.
En este caso, la tecnología es fundamental en el desarrollo de las herramientas de registro y acreditación, lo aconsejable es evitar los procesos manuales y automatizar las fases del sistema, permitiéndole al participante que de manera autónoma pueda realizar las acciones oportunas para quedar registrado en el evento.
Por ejemplo la pre-acreditación a través del registro previo en las páginas web del evento para facilitar la inscripción, incluso puede permitir que la persona pueda imprimirse la credencial que le permitirá acceder al evento sin necesidad de efectuar ninguna atención en la secretaría de acreditación. Los sistemas informáticos deben ser de interfaz sencilla de modo tal, que, al ingresar los datos del participante, la credencial emitida pueda incluir fotografía y código de barras o código QR (quick response barcode, «código de barras de respuesta rápida»)
Los datos para el organizador constituyen la base fundamental para la planificación y análisis de los resultados, por esto se revaloriza la necesidad de utilizar un sistema adecuado de acreditación.
El material del participante:
En el momento de acreditarse un participante recibe el acceso a la actividad, el material que le permite identificarse y conocer las actividades del evento. Entre los cuales encontramos:
- Programa
- Credencial
- Carpeta y boligrafos
- Material promocional (portafolio)
- Anotador
- Encuesta y hojas de pregunta
- Kit de seguridad
Las credenciales son el medio más adecuado de identificación de las personas que participan en un evento y el participante debe colocarla en un lugar visible para su acceso a las distintas actividades. Las credenciales le otorgan identidad y acreditan la pertenencia al evento y pueden ser confeccionadas diferenciando la categoría o función de todas las personas que incluye el evento. En eventos corporativos y comerciales promueve los contactos profesionales y las relaciones entre los participantes.
Producción y configuración de diferentes tipos de sedes
La producción y montaje de salones, salas y terrenos es la parte más importante del evento, en algunos casos nos vamos a encontrar con espacios diseñados especialmente para el desarrollo del evento, por ejemplo, los centros de convenciones y los centros educativos. En otros casos debemos llevar hasta el terreno los servicios básicos de electricidad, agua o gas, por ejemplo, una inauguración en la playa o una colocación de piedra fundamental en un terreno o también pensemos en una presentación en un puente o en una ruta que une dos ciudades.
Lo más importante para el organizador es la visita en la sede y en distintos momentos del día, para poder visualizar los puntos fuertes y débiles del espacio (reflejos de sol, capacidad de oscurecimiento, tránsito de visitantes, movimiento externo para ingresar y salir de la sede, columnas, etc.)
Los requerimientos técnicos, de instalaciones y equipos que generalmente chequean los organizadores dependiendo del tipo de sede y evento son:
- Las distintas áreas para sectorizar en función de las actividades planeadas
- Áreas de apoyo para el trabajo del personal de atención de eventos (salas, cuartos, depósitos, etc.)
- Capacidad
- Control de temperatura
- Sistema de iluminación de emergencia
- Oscurecimiento para proyecciones
- Equipo de audio y de reproducción
- Cableado y conexiones para instalación de equipos
- Conexión a Internet
- Aislamiento acústico por debajo de los 7 dB
- Mínimo de 400 lúmenes en la sala
- Sillas ergonómicas
- Servicios para discapacitados
Cuando un organizador solicita una cotización al proveedor de la sede, debe contar siempre con datos del evento que le serán requeridos. Algunos proveedores de espacios cuentan con planillas prediseñadas, tal como el ejemplo que se incluye a continuación,
SOLICITUD DE UTILIZACION DE SALON EN HOTEL XX
DATOS
NOMBRE – RAZON SOCIAL :
CIUDAD / PAIS :
DATOS DE CONTACTO:
FECHAS DEL SERVICIO: Día / Mes / Año
Fecha Apertura : Fecha Clausura :
EL SALON LO REQUIERE:
Sólo en la Mañana ( )
Sólo en la Tarde ( )
Mañana y Tarde ( )
CANTIDAD DE PARTICIPANTES: Adultos…………… Niños
………………
EL SALON DEBE SER ORGANIZADO EN FORMA DE:
En “U” / Herradura ( )
Sólo con mesas redondas ( )
En Aula / Escuela ( )
En Auditorio / Teatro ( ) Salón con una mesa imperial ( )
Salón con mesas redondas y montaje en cruz en el centro:
El montaje en cruz es para el buffet ( )
El montaje en cruz es para pasarela ( )
El montaje derecho para escenario /tarima / atril ( )
RECEPCIONES
Bar ( ) coctel ( ) Mesas ( )
PASARELA: Recta ( ) En “T” ( ) En “U” ( )
COFFEE BREAK
Sólo en la Mañana ( )
Sólo en la Tarde ( )
Mañana y Tarde ( )
SERVICIO DE CATERING PARA:
A Desayuno de Trabajo ( ) Buffet ( ) Plato Servido máximo 50 personas ( )
Almuerzo de Trabajo ( ) Buffet ( ) Plato Servido máximo 50 personas ( )
Cena de Trabajo ( ) Buffet ( ) Plato Servido máximo 50 personas ( ) Brunch en la media tarde ( )
Desea acompañarlo con:
Jugo Natural ( )
Bebida Gaseosa ( )
Vinos ( )
Otro indicar otra bebida ……………………………………………………………….
EQUIPOS AUDIO-VISUALES REQUERIDOS:
Micrófono Alámbrico ( )
Micrófono Inalámbrico de Solapa ( )
Micrófono Inalámbrico de Mano ( )
Micrófono Inalámbrico de Diadema ( )
DVD ( )
TV Plasma ( )
Pantalla Trípode ( )
Pantalla Gigante ( )
Rotafolio ( )
Señalizador ( )
Atril ( )
Indicar otros equipos requeridos………………………………………………………
AMBIENTACION OPCIONAL, EN EL PANEL Ó AREA DE CONFERENCISTA:
Muebles Lounge ( )
Decoración Floral ( )
SERVICIOS ADICIONALES REQUERIDOS:
Grupo Musical ( )
Dúo / Trio ( )
Mariachi ( )
Show Folclórico ( )
Piano/Violin ( )
Saxofón ( )
Sexteto ( )
Show Rock ( )
Grupo Jazz ( )
DJ ( )
Otros………………………………………………………………………………
El timing en la organización de eventos se refiere a la gestión del tiempo y la secuencia temporal de todas las actividades y elementos que forman parte del evento. Consiste en establecer y seguir un cronograma detallado para asegurar que cada parte del evento se desarrolle según lo planificado y en los tiempos establecidos:
Etapas de Gestión Temporal:
- Planificación Prevista:
- Establecer una línea de tiempo desde la fase inicial de planificación hasta la conclusión del evento.
- Programación Detallada:
- Crear un cronograma que abarque desde la instalación hasta la desinstalación del evento.
Elementos a Considerar:
- Secuencia de Actividades:
- Ordenar y programar las actividades en un flujo lógico y coherente.
- Duración de las Actividades:
- Estimar el tiempo necesario para cada actividad, desde presentaciones hasta descansos y networking.
Factores Temporales Clave:
- Tiempo de Preparación:
- Período necesario para la configuración inicial del lugar y las actividades previas al inicio del evento.
- Duración de las Sesiones:
- Establecer el tiempo asignado a cada sesión, conferencia, pausas, almuerzos, etc.
Gestión del Flujo de Asistentes:
- Registro y Acogida:
- Tiempo suficiente para el proceso de registro, entrega de materiales y bienvenida a los asistentes.
- Control del Tiempo:
- Mantener el flujo de las actividades para evitar retrasos y asegurar que se cumpla con el programa.
Flexibilidad y Contingencias:
- Margen para Contratiempos:
- Considerar períodos de reserva para imprevistos o ajustes de último momento.
- Planes de Contingencia:
- Tener estrategias alternativas en caso de retrasos o cambios inesperados.
Coordinación y Comunicación:
- Comunicación Eficiente:
- Asegurar una comunicación clara y oportuna entre todos los equipos y partes involucradas.
- Sincronización de Equipos:
- Coordinar acciones entre los equipos de logística, técnicos, ponentes y personal de atención.
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