El presupuesto

Tareas 

Quizás sea la tarea más difícil pero el realizar una estimación de gastos preliminarmente, nos dará una idea de las posibilidades de concreción que tiene nuestro proyecto. Aun teniendo en cuenta que el presupuesto es dinámico, es necesario considerar todos los Gastos que se producirán en el desarrollo de las actividades y los ingresos que nos permitirán balancear a los efectos de establecer el fluir de fondos hasta la finalización del congreso.

Estimación de gastos:

• Sede y servicios especiales.
• Creación de la simbología (contratación de empresa de publicidad, honorarios, permisos)
• Honorarios profesionales (todos los involucrados en la realización del congreso, incluido la empresa organizadora)
• Cartelería (principal de estrado, de información de actividades, de ubicación y de comunicación).
• Impresos y material de participantes      
• Exposición (alquiler, instalaciones y decoración)
• Secretaría precongreso            
• Gastos de Personal e insumos.
• Difusión (prensa y promoción)
• Actividades sociales (Acto de apertura, comida de clausura, comida típica, visita a la ciudad, programas de acompañantes: museos, Teatro Colon, Puerto Madero, Tren de la Costa, San Isidro, Tigre, etc).                     
• Invitados especiales y oradores (traslados, viáticos y honorarios)
• Logística (equipos y sistemas) 

Uno de los gastos más significativos que deben tenerse en cuenta es la contratación de personal y equipos. Por lo general las contrataciones son temporarias o en muchos casos se encuentran contempladas en los servicios que presta la sede elegida. A continuación, se expone un cuadro detallando los equipos y personal requerido más frecuentemente.

Estimación de ingresos:

• Inscripciones (tarifas / categorías).
• Venta de stands (espacios físicos para la exposición).
• Sponsors/Donaciones
• Patrocinios y auspicios 

 

 La selección de la sede del congreso

Elegir la sede del Congreso es una decisión fundamental para el desarrollo de sus actividades, que se verá afectada prioritariamente por las posibilidades presupuestarias de los organizadores. En la actualidad los hoteles y centros de convenciones cumplen con los requisitos de satisfacción de las necesidades surgidas de un evento de esta envergadura, sin embargo, también se realizan exhibiciones y charlas en parques industriales, sobre todo las relacionadas con tecnología.

Una de las características determinantes en el proceso de selección es la ubicación y características del lugar elegido, el cual debe estar ubicado en el centro comercial, contar con comodidad de los accesos y de estacionamiento, instalaciones adecuadas, servicios de asistencia y confort, imagen comercial y categoría edilicia.

En cuanto a los salones deberán contar con óptimas condiciones de circulación, iluminación, acústica, ventilación, aseo y tecnología.

Si está pensando en contratar los servicios y/o el personal de la sede elegida, debe constatar la idoneidad y capacidad del personal asignado y la efectividad, alcance y cumplimiento de los servicios solicitados.

La secretaría general y los comités

La secretaria es el eje de la coordinación y organización de un congreso y tiene como función principal centralizar todas las tareas administrativas, contables, contractuales y de coordinación de comités, que hagan posible su celebración.

Es la primera agrupación que se constituye meses antes que de inicio el congreso y reúne un equipo multidisciplinario que le otorga dinamismo a las decisiones que deben tomarse en los distintos ámbitos.

Al final del evento se encarga de dar cierre a todas las actividades y presenta sus conclusiones al patrocinador.

La administración de las distintas actividades que se desarrollan antes y durante un congreso se articulan en función de la conformación de equipos de trabajo multidisciplinarios con grupo de tareas asignadas, cuyo funcionamiento se encuentra coordinado por la COMISION ORGANIZADORA. Los diferentes grupos pueden tener denominaciones distintas según el autor que trate el tema; sin embargo, cada comisión cumple con los objetivos descriptos a continuación, que contribuyen a la organización del evento.

Comisión Organizadora: Está conformada por los directivos de la Institución que convoca o patrocina el evento y se encarga de coordinar las actividades previas, de desarrollo y de cierre del encuentro.

Comisión de honor: Está conformada por especialistas o personalidades prestigiosas en la materia del congreso para brindar su asesoramiento a los organizadores.

Comisión académica o científica: Está conformada por especialistas de reconocida trayectoria profesional en la actuación en la materia del congreso.

Comisión técnica: Está conformada por los profesionales y técnicos en ajenos a la entidad patrocinadora que prestan su colaboración en las diferentes actividades que hacen posible la realización del evento, por ejemplo, los traductores, los técnicos, la agencia de acreditaciones, etc.

Comisión ejecutiva: Está conformada por personas que se encargan de intervenir en los debates y grupos de trabajo, la aplicación del Reglamento General y decidir en los conflictos que puedan presentarse como consecuencia de diferencias en concursos.

 

El presupuesto es una herramienta fundamental en la planificación de cualquier proyecto, incluyendo eventos científicos. En el contexto de un evento científico, el presupuesto es un documento que detalla los ingresos y gastos esperados para llevar a cabo todas las actividades planificadas:

Ingresos:

1. Fuentes de Ingresos:
   • Registro de participantes, patrocinios, ventas de espacios publicitarios, donaciones, subvenciones, entre otros.
2. Cálculo de Ingresos:
   • Estimaciones realistas basadas en registros históricos, proyecciones de asistencia, tarifas de inscripción, acuerdos de patrocinio, etc.

Gastos:

1. Categorías de Gastos:
   • Alquiler de espacios, honorarios de ponentes, gastos de logística, marketing y publicidad, materiales, catering, equipo técnico, entre otros.
2. Costos Variables y Fijos:
   • Identificación de costos que varían según la asistencia y aquellos que son constantes independientemente del número de participantes.

Elaboración del Presupuesto:

1. Investigación y Estimaciones:
   • Investigación detallada de precios y tarifas para cada aspecto del evento, obteniendo cotizaciones de proveedores, y estimando costos basados en ediciones anteriores del evento.
2. Negociaciones y Ahorros:
   • Negociación con proveedores, búsqueda de descuentos o acuerdos que puedan reducir los costos.

Control y Seguimiento:

1. Seguimiento Constante:
   • Control periódico del presupuesto durante la planificación y ejecución del evento para identificar desviaciones y ajustar gastos si es necesario.
2. Flexibilidad:
   • Contemplar cierto margen para imprevistos o cambios de último momento.

Análisis Post-Evento:

1. Evaluación de Gastos e Ingresos:
   • Comparación entre el presupuesto planificado y los gastos e ingresos reales del evento.
2. Identificación de Mejoras:
   • Identificar áreas donde se pueden hacer ajustes para mejorar la eficiencia del gasto en futuros eventos.

 

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