El material de un participante
Participantes
El material que se le entrega a un participante en un congreso tiene el objetivo de proporcionarle toda la información necesaria para compartir activamente de la propuesta educativa o cultural que se ofrece en esta clase de eventos.
El participante tendrá a su disposición el folleto de informaciones generales, que reúne los datos correspondientes a su inscripción, asistencia, alojamiento y infraestructura de la ciudad sede, el hotel y el salón.
Actualmente, se acostumbra enviar previamente y junto a la invitación, el plan de realización que adelanta al participante los datos relacionados con el proceso de inscripción y acreditación y le comunica en líneas generales, el desarrollo de los temas fundamentales, anticipa los oradores, le informa los objetivos de la reunión , el mecanismo o estructura de la reuniones y su forma de trabajo.
En ocasión de la acreditación del participante, se le hace entrega de la agenda del evento final, que describe con el detalle de las fechas y horarios todas las actividades propias de la reunión y los eventos sociales de los cuales puede participar.
Asimismo en ocasión del inicio de las actividades, se le hace entrega del material de promoción para el participante, que cuenta usualmente con elementos que le serán de utilidad para tomar nota, tales como, anotador, carpeta, lapicera; y aquellos que lo identificarán como integrante de la reunión: credencial, porta-credencial, pins, los que son solventados por las empresas que patrocinan, auspician o adhieren al congreso y le facilita la circulación y acceso por las instalaciones y salones de reunión.
La acreditación es una actividad que acompaña y asimismo se le asigna material de acreditación y promocional orientado a facilitarle la circulación e identificación necesaria que requiere en calidad de tal.
Los eventos culturales que no conforman un congreso. Hay algunos eventos de índole cultural, que en muchas ocasiones son confundidos con los congresos porque desde el punto de vista de su organización es muy similar, sin embargo, tienen su propia naturaleza: la asamblea, la convención, las jornadas y los seminarios.
La presentación de un libro
Se realiza este acto una vez culminada la publicación de una obra, es fundamental realizar un acto especial para su “presentación” en público. El autor puede compartir su presentación con otros autores de libros de la misma editorial o realizarlo en el ámbito de una feria de promoción de obras.
En este tipo de acto el autor de la obra o los organizadores realizarán invitaciones en las que deberá constar, el título de la obra, el autor, la referencia de la editorial, los nombres de quienes comentarán la obra, el día, la hora y el lugar de la presentación pública. Las invitaciones deberán ser giradas con un plazo de 15 días y podrán ser digitales.
La tarjeta de invitación debe incluir el logo de las instituciones u organizaciones que patrocinen o promuevan la publicación y el de la institución que realiza la presentación de la obra para su difusión y prestigio. Se aconseja incluir un programa de actividades con las personalidades que intervendrán en la presentación: autor, referente, autoridades y editor.
A los efectos de su difusión se envían ejemplares con anticipación a los medios de comunicación con gacetillas anunciando su presentación.
El organizador deberá estar atento al desarrollo de las siguientes actividades:
- Confección de lista de invitados (auspiciantes, autor, prensa, autoridades, etc.). Envío de las invitaciones y control de confirmaciones.
- Coordinar e informar el programa preliminar para la aprobación de las autoridades y el autor.
- Selección del lugar donde se va a realizar el evento (institución, librería, local de la editorial, feria o exposición).
- Adquisición y contrataciones de los requerimientos básicos de sonido, iluminación, amplificación, atril, mesa, banderas, stand, etc.
- Contratación y entrenamiento del personal que atenderá el evento y a sus invitados.
- Reserva y distribución en estrado y auditorio de los invitados y familiares del autor.
Dinámica de la presentación
Como en cualquier otro acto el autor, las autoridades y el editor deberán llegar con suficiente tiempo para el inicio del acto y se dispondrá en la puerta de ingreso, una línea de recibimiento con la colaboración del personal de los organizadores de la obra, quienes los ubicarán.
En la entrada del salón elegido, se deberá colocar una mesa con un buen mantel (preferentemente oscuro o del color de la Institución), en la que se colocan algunos ejemplares de la obra, para que los asistentes en caso de querer adquirirla o revisarla, puedan hacerlo posteriormente en la librería donde se va a vender la publicación.
Se debe preparar la mesa de los presentadores (autoridades, editor, comentarista de la obra, autor) y se colocarán botellas de agua, vasos o copas. Si asistieran autoridades de la institución o políticas deberá observarse la precedencia correspondiente entre ellos y se armará una presidencia destacando la figura de mayor jerarquía.
El horario más conveniente para la realización de este tipo de eventos es cerca de las 19.00 horas y en la elección del lugar de es muy importante considerar el sitio mas conveniente por el traslado de los invitados (local de la editorial, librería, institución, feria, etc.)
Al finalizar la presentación, el autor toma contacto con el público y firma ejemplares, por lo que hay que recordar que debe disponerse de un espacio con mesa y silla ubicado estratégicamente y especialmente diseñado para su difusión.
El programa de un acto de presentación en el ámbito de una Institución – que es mas complejo que en el contexto de una librería o editorial -, puede desarrollarse siguiendo el presente formato:
- Bienvenida a los presentes.
- Presentación del libro a cargo de (Se referirá a la vida del autor y comentará a grandes rasgos la obra).
- Análisis de la obra a cargo de (Opinión y análisis de un referente en la materia)
- Palabras del editor
- Intermedio musical (opcional y se utilizará únicamente música clásica)
- Palabras del autor (Agradecerá y se referirá también a la obra)
- Brindis
- Firma de ejemplares de obsequio y/o adquiridos al público
La organización de eventos corporativos e institucionales Los eventos empresariales son expresiones de una organización o institución enmarcadas en su política de comunicación e imagen institucional.
Las reuniones, actos y ceremonias que se llevan a cabo en este contexto, se caracterizan por estar siempre encabezadas por las máximas autoridades de la empresa o institución, quienes tienen a su cargo la apertura y clausura de la ceremonia. Son las autoridades quienes dirigen la palabra a los asistentes en el orden que cada ámbito establece y de acuerdo con el objeto de trasmitir el significado que tiene esta reunión para la entidad.
La presencia de autoridades institucionales se impone naturalmente en este tipo de eventos, porque están asociados con la identidad y cultura de su empresa o institución y pueden reflejar fielmente el sentido del acto, en este caso, solamente se encuentran algunas excepciones a la regla, en virtud de la filosofía o naturaleza del acto o por las circunstancias particulares del evento. Por ejemplo, en aquellos casos que sea conveniente que el acto organizado por una empresa sea presidido por un Alcalde en una provincia por su impacto social.
Los actos y ceremonias corporativos e institucionales
La organización de actos y ceremonias es indudablemente un componente más de los soportes de comunicación que una entidad utiliza para posicionarse en su entorno y en el mercado.
El orden y la mecánica en la organización de los actos son aspectos que van configurando el buen hacer de un organizador interno o externo. Los actos tienen la particularidad de observar una rigurosa aplicación de criterios de protocolo en todas sus actividades. Algunos son muy formales y fríos y otros en cambio, son muy emotivos como el caso de la entrega de premios o reconocimientos.
El espacio, la escenografía y el montaje de los elementos se prepara especialmente para comunicar, por lo que se cuidan los elementos y las palabras en la dimensión de su significación. Todos los íconos, figuras y colores tienen que estar en sintonía con lo que el cliente quiere trasmitir, ya que esos signos representan algo para el asistente al evento.
La planificación de un acto debe ser el resultado de acuerdos paso a paso con el cliente y su estructura organizativa se compone de acciones que determinan el esquema básico de cualquier organizador corporativo o externo.
- Identificación del acto.
- Proyecto de propuesta general.
- Presupuesto.
- Sede e infraestructura.
- Logística y seguridad.
- Permisos y autorizaciones.
- Convocatoria.
- Ejecución previa.
- Ejecución efectiva.
- Actuaciones posteriores.
Cada una de estas acciones deben contemplarse como fases en la organización de actos y ceremonias, que se componen de una serie de actividades particulares articuladas que posibilitarán su puesta en escena. Se incluye a continuación un cuadro guía de estas actividades que puede ser de utilidad para el organizador y deberá adaptarse a la filosofía corporativa y naturaleza de cada evento.
La identificación del acto es un aspecto clave para el organizador, es necesario identificar el objetivo y la finalidad que persigue el cliente con su realización, para poder comunicar eficazmente en mensaje y la imagen que desea trasmitir en su difusión.
La primera decisión fundamental es la propuesta del lugar, fecha y horario. Siempre es recomendable visitar la sede en distintos horarios y verificar si reúne las condiciones necesarias de seguridad y confortabilidad. En cuanto a la fecha, es recomendable chequear la coincidencia con otras convocatorias, para no superponerse.
El programa del evento deberá contener actividades que sean adecuadas a la cultura y preferencias de sus asistentes y organizadores corporativos, con momentos de mayor importancia para su difusión que otros, por ejemplo, el acto de apertura o cierre.
Al pensar en los participantes, debemos diseñar acciones que garanticen la presencia de quienes se espera que asistan y para ello, debe el organizador consensuar con el cliente la propuesta de lista de invitados. Una vez definido, se procederá al diseño y distribución de las invitaciones y de todos ellos se efectuará confirmación para prever los espacios y servicios más adecuados.
La seguridad es el aspecto más importante de un acto o ceremonia, por lo que su garantía condiciona toda su realización. La seguridad de las personalidades, de los asistentes, de la sede y de los alrededores debe articularse en torno al evento y sus diferentes momentos.
En este mismo sentido, es necesario considerar que si el acto va a interferir en alguno de los servicios ordinarios del lugar donde va a desarrollarse, o su convocatoria es pública y numerosa, en ocasiones es preciso solicitar los permisos oportunos para su celebración.
- Tráfico.
- Ruido.
- Molestias a los vecinos.
- Solicitud del espacio.
- Cierre o apertura de accesos
Una vez definido el programa, el ensayo es el mejor método para detectar los errores con la antelación suficiente para buscar soluciones. Las ceremonias y actos requieren de la participación activa de las personas, por ejemplo; el premiado, las autoridades, el invitado de honor, el jurado, etc. Y por ello, es necesario brindarles la posibilidad de ver el lugar y que ensayen sus tiempos, desplazamientos en el escenario, la sincronización técnica (iluminación, sonido, proyecciones y otros).
El asesor de protocolo tiene un papel fundamental en esta organización. En todo momento intervendrá en la determinación de los lugares, precedencias, orden discursivo, tratamientos y efectuará el día del acto previamente el chequeo final para prestar conformidad de modo tal que resulten políticamente correctos.
Finalmente hay que recordar, que un acto no termina cuando se va el último invitado, sino días después. Ese es el momento adecuado para los agradecimientos, el registro de los errores y aciertos y el archivo de la repercusión en los medios de comunicación.
El material para los participantes en actividades, talleres o eventos puede variar dependiendo del tipo de actividad y sus objetivos específicos:
Documentación y Material Escrito:
- Programa del Evento:
- Detalles sobre horarios, sesiones, actividades y ubicaciones.
- Cuaderno o Carpeta:
- Para tomar notas, realizar ejercicios o almacenar documentos importantes.
- Hojas de Trabajo o Ejercicios:
- Material impreso para actividades específicas durante el evento.
Útiles de Escritura:
- Bolígrafos o Lápices:
- Para tomar notas o completar ejercicios.
- Resaltadores o Marcadores:
- Para resaltar información importante en documentos o cuadernos.
Material de Referencia:
- Material Informativo:
- Folletos, guías o documentos relevantes sobre el tema del evento.
- Listas de Recursos:
- Información sobre lecturas recomendadas, sitios web o recursos adicionales relacionados con el contenido del evento.
Elementos Interactivos:
- Tarjetas de Identificación:
- Credenciales o tarjetas de identificación para acceder a las sesiones o áreas específicas.
- Material Interactivo:
- Juegos, tarjetas, u otros elementos que fomenten la interacción durante la actividad.
Tecnología:
- Dispositivos Electrónicos:
- Si es relevante para el evento, dispositivos como tabletas o computadoras portátiles.
- Cargadores Portátiles:
- Para asegurarse de que los dispositivos electrónicos estén siempre cargados.
Elementos Especiales (según la actividad):
- Kits o Herramientas Específicas:
- Si la actividad requiere herramientas o kits especiales para participar.
- Materiales de Manualidades o Creativos:
- En caso de actividades que impliquen proyectos creativos.
Obsequios o Recuerdos:
- Artículos Promocionales:
- Obsequios como bolígrafos, libretas, camisetas u otros artículos promocionales relacionados con el evento.
- Material de Marca o Personalizado:
- Elementos que lleven el logo o el nombre del evento para reforzar la identidad visual.
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