El maldito teléfono móvil

Habilidades 

Tan veloces como el rayo las noticias han venido. ¿Quién sabe si con el tiempo vendrán con el rayo mismo? 

En los tratados de habilidades directivas y en el apartado dedicado a la administración del tiempo se cita como uno de los llamados ladrones del tiempo al teléfono fijo o móvil.

En las acciones de formación, una llamada recibida por uno de los participantes puede romper el clima tan trabajosamente logrado por parte de los facilitadores.

EL EFECTO DE CUCHILLA

Lo peor de la interrupción no es el tiempo que se pierde, sino el llamado efecto de cuchilla o de fragmentación del tiempo. Es decir: si a una persona se le distrae en un trabajo que exija concentración, cuando la interrupción cese necesitará un tiempo adicional de arranque para reemprender la tarea donde la había dejado.

Le diré lo que hacemos para combatir el tener teléfonos conectados durante nuestros cursos.

Primero, si nos hace la presentación ante los participantes un directivo de la empresa le pedimos que en su presentación mencione el hecho de que el curso es la tarea más importante que tienen que realizar en ese o esos días, y que desconecten el teléfono y lo utilicen exclusivamente en los descansos.

En las diapositivas que proyectamos, inmediatamente después de la inicial en la que se expresa el título del curso o seminario, introducimos otra que dice: Por favor, deje descansar a su móvil, y cuando aparece esta transparencia, de modo ostensible desconectamos el nuestro e invitamos a los participantes a hacer lo propio.

Esta diapositiva se debe reintroducir a cada nueva sesión incluso durante el mismo curso. Se puede obviar la diapositiva (o reforzar el efecto) si se hace un gesto de levantar en alto el propio móvil cuando los participantes se hayan sentado a la siguiente sesión, y con este gesto normalmente es suficiente.

Luego, puede que haya infracciones a la norma. En esos casos se debe pensar que, si no hiciéramos la advertencia, las infracciones serían mucho más numerosas y duraderas.

La documentación en papel

La palabra impresa embalsama la verdad para la posteridad.

Llamo documentación al material fotocopiado que el orador entrega a la audiencia, antes, durante o después de la sesión de formación. A veces, este material se sube a una página web, desde la cual las personas autorizadas se lo pueden bajar e imprimir por su cuenta. 

Cuando se entrega antes del curso, incluso unos días antes, el propósito es que los participantes en el curso conozcan una serie de datos acerca del mismo.

Este procedimiento lo utilizan, por ejemplo, consultores de empresa que realizan una presentación dirigida a sus clientes potenciales, y quieren predisponer a estos favorablemente, o vendedores que desean que sus posibles compradores tengan una información previa. Cuando se entrega este tipo de material se suele preparar un folder o dosier, y en ellos se incluye material con excelente presentación y profusamente ilustrado, cuya lectura no requiera demasiado tiempo. A veces en este material se incluye un folleto en que se presenta a la empresa, fotocopias de artículos de periódico o de revista en que se menciona el producto o a la empresa y, casi siempre se acompaña un currículo profesional del orador. Algunos profesores universitarios, especialmente en los cursos de posgrado (másteres y doctorado) también suelen entregar en ocasiones un material previo, compuesto principalmente de fotocopias de artículos o de temas que los formandos deben leer antes de asistir a la clase presencial.

La documentación que se entrega durante el propio curso puede ser del mismo tipo que el referido anteriormente, pero a veces incluye reproducciones de las diapositivas que el orador va a utilizar en su exposición.

Particularmente soy partidario de entregar a los participantes en los cursos que yo mismo imparto las fotocopias de las transparencias que he preparado para cada sesión. Pero a veces me he encontrado con que algún plagiario ha utilizado esas mismas fotocopias para obtener nuevas transparencias y dar a su vez una charla fusilada de la mía, sin tener que prepararse nada, y encima, darla mal. (L)

Como no quiero prescindir de entregar esta documentación a la audiencia, he optado por el siguiente procedimiento:

1. Las transparencias, preparadas con PowerPoint u otros programas similares, ofrecen la posibilidad de incluir un dibujo degradado de fondo, como marca de agua. Yo suelo poner mi propio logotipo convenientemente ampliado, además de incluir en cada transparencia el signo © de copyright. Previamente he realizado el depósito en el Registro de la Propiedad Intelectual.
2. El material a entregar lo preparo colocando en cada hoja de tamaño DIN-A4 tres fotocopias de tamaño reducido, lo que deja amplios márgenes para tomar notas en ellas.
3. Como precaución adicional, a veces empleo papel de color, preferentemente que contenga en alguna proporción el rojo, que al intentar obtener una fotocopia saca una copia ennegrecida.
4. Después de todas estas precauciones, siempre hay quien te plagia, pero al menos que se tomen el esfuerzo de prepararse su propio material.

 

Público

En ocasiones se desea que el público tenga su material impreso, pero, o bien se prefiere aprovechar el efecto sorpresa que se pierde si el auditorio conoce el tema de antemano, o no se desea que durante la charla la audiencia vaya pasando hojas y haciendo ruido, o incluso solo se quiere entregar el material a quienes estén realmente interesados. En este caso se pueden hacer básicamente tres cosas: entregar el material al principio de la sesión; entregarlo sobre la marcha conforme se va necesitando, o entregarlo al final.

En las presentaciones internas de las empresas, en las que un miembro de un departamento expone a los directivos reunidos una propuesta o plan elaborado por el departamento, es costumbre entregar el material en cuestión con el sello de Confidencial o Difusión restringida, para que los asistentes a la reunión lo lean, lo trabajen, lo critiquen y se reúnan de nuevo al cabo de algunos días o algunas semanas para enmendar y mejorar el proyecto y, eventualmente, adoptar una decisión sobre la propuesta. En ocasiones, incluso se pide que utilicen el material y que lo dejen al terminar la sesión sobre la mesa, es decir que no salga del lugar de la reunión.

Además del material impreso o fotocopiado, en ocasiones se entrega:

• Grabaciones en CD, DVD o incluso en pendrive relacionadas con la presentación.
• Libros u opúsculos.
• Separatas de artículos de revista.
• Revistas o periódicos.
• Etc.

Si usted entrega los originales para que los organizadores del acto realicen las fotocopias, le recomiendo que dé instrucciones precisas de cómo quieren que se lo fotocopien, y antes de que se entregue la documentación, debe comprobar en persona que sus instrucciones se han seguido correctamente. Los errores de paginación, encuadernación, etc., muy frecuentes en la reproducción de documentación, pueden arruinar un acto, por otra parte, muy bien preparado.

¡Ah! por cierto, piense que puede presentarse alguna persona más de las que estaban inicialmente previstas y llévese alguna copia suplementaria. Además, a lo mejor usted quiere tener una copia para su uso durante la exposición.

Y ahora, unas recomendaciones:

• Cuide el aspecto de la documentación que entregue. Hágala atractiva, tan visual como sea posible, con tipo de letra legible (ej.: Calibri 12), con ilustraciones y fotografías si es posible.³¹
• Si reproduce transparencias de las que usted usa, deje espacio en el papel para tomar notas.
• Si presenta ejercicios, deje espacio para que los individuos o los grupos puedan escribir sus conclusiones.

La voz

Credo che la qualità più importante che ho è che quando sento alla radio, si sa che sono io.

La mia voce non si confonde con altri.

Creo que la cualidad más importante que tengo es que cuando me escuchas en la radio, sabes que soy yo. Mi voz no se confunde con otras.

Cuando escuchamos a alguien hablar atendemos a un doble mensaje: el que contienen las palabras pronunciadas (el qué se dice) y la voz que las pronuncia (el cómo se dice). El primer mensaje (el qué, las palabras) nos comunica principalmente ideas; el segundo nos transmite principalmente sentimientos.

Hace años (no sé si se seguirá haciendo así) en las escuelas de formación de actores se realizaba un ejercicio muy curioso. Se trataba de decir uno, dos, tres cuatro, cinco, seis, etc., con distintas expresiones vocales: por ejemplo: Te quiero mucho, mi vida; ¡estoy harto de aguantar tus impertinencias!; estoy aburrida como una ostra; ayer se me murió mi madre… Las palabras eran siempre la sucesión de números naturales, pero por este procedimiento los aprendices de actores transmitían sentimientos desligados de contenidos verbales. Lo que cambiaba en la emisión de cada serie numérica era el tono, la velocidad, el dramatismo, todo ello características no verbales.

En un formador la voz puede convertirse en un aliado de primer orden, o en el mayor de sus enemigos.

Hoy en día, las soluciones para los defectos graves de dicción pueden ser corregidos por un logopeda. Incluso algunas personas, aparte de los formadores, que tienen que hablar en público profesionalmente

(conferenciantes, profesores, políticos, vendedores, locutores de radio…) a menudo han encontrado una gran ayuda recurriendo a profesores de canto, quienes en unas cuantas sesiones les han ayudado, no a impostar la voz como hacen los cantantes profesionales, sino a utilizar la emisión vocal de una manera más racional, con procedimientos tan sencillos como aprender a respirar mejor, adoptar una posición más conveniente al hablar, tanto de pie como sentados, controlar el diafragma, tensar los labios al pronunciar para conseguir mayor claridad y firmeza, hacer resonar la voz para evitar la fatiga excesiva de las cuerdas vocales, etc.

Conviene conocer cuáles son los principales problemas que pueden arruinar, o mermar el efecto de una sesión de formación, para tratar de ponerles solución.

Voz débil, inaudible. Este defecto es más común en las mujeres que en los hombres, y puede tener tanto causas psicológicas (timidez, falta de confianza en sí mismo, introversión…) como causas orgánicas. Las primeras se combaten con la fórmula mágica siguiente:

• Hablar solo de lo que se sabe.³³
• Preparar a fondo lo que se quiere decir. • Tener claro el objetivo que se persigue.
• Estudiar las características, necesidades y deseos de la audiencia.

En cuanto a las causas físicas, la debilidad vocal puede deberse tanto a una falta de fuelle (pulmones), como de amplificación (cavidades naturales) y se puede combatir combinando ejercicios respiratorios para mejorar la potencia de los pulmones, con ejercicios de vocalización, en que tratemos de pronunciar clara y distintamente aumentando la tensión de los labios, lengua y mejillas, abriendo más la boca que de costumbre y haciendo sonar todas las vocales y todas las consonantes. Los casos irremediables se combaten con un buen micrófono.

Voz ronca o chillona. Se debe distinguir entre la ronquera ocasional, debida a la irritación de la faringe por estar en lugares mal ventilados, con polvo, donde hay fumadores, por trasnochar, por cansancio, pero también por estar resfriado, etc., cuya solución es sencillamente el descanso vocal (no hablar), alejarse de las causas que producen la irritación y el recurso a los remedios caseros (gárgaras con agua tibia y alguna sustancia relajante), y la debida a alteración fisiológica, lo que puede precisar de un tratamiento otorrinolaringológico.

A veces la voz chillona se debe a tensión nerviosa, y se soluciona con ejercicios relajantes de la musculatura del cuello, y ejercicios respiratorios.

Voz nasal. Para saber si tiene usted voz nasal, apriétese la nariz con los dedos pulgar e índice de la mano derecha (o izquierda, si es usted zurdo) y recite el abecedario. Usted debe sentir una vibración en los dedos cuando pronuncie los fonemas m, n y ñ, y en ningún otro fonema. Si nota esta vibración en otros fonemas, usted nasaliza. Si este defecto resta claridad o belleza a su discurso, recurra a un logopeda, y prepárese a realizar ejercicios de repetición de los sonidos nasales, entre los que destaca el que practican los monjes budistas, quienes aspiran, y mientras expulsan el aire lentamente pronuncian la sílaba sagrada Ommmmmm con los labios cerrados y haciendo vibrar el sonido en todo el cráneo.

Excesiva velocidad. Típico de las personas de las que se dice que su mente va más deprisa que su lengua. El efecto es desastroso pues afecta a la propia inteligibilidad del mensaje. Por otra parte, la velocidad es enemiga de la expresividad, y al correr demasiado, la intensidad del discurso se diluye.

Para corregir este vicio se recomienda realizar lectura expresiva en alta voz de textos de distinto carácter. Unas veces se tratará de lecturas en las que predomine sentimientos tales como el recuerdo, la ternura, la añoranza, y esto nos llevará a un ritmo ralentizado. Otras veces puede tratarse de arengas militares, o de narraciones en las que predomine el dinamismo, y ello nos forzará a asumir un ritmo más vivo.

Tres maneras de variar la voz Los cambios vocales son procedimientos para evitar la monotonía y el cansancio de la audiencia, y también para conseguir determinados efectos sobre nuestros oyentes. Veamos qué se puede cambiar, y con qué efectos: Volumen: aumentar el volumen equivale a subrayar los aspectos más importantes del discurso; disminuir el volumen puede servir para crear un ambiente más íntimo, más personal. Velocidad: El incremento de velocidad connota vigor, excitación, y

transmite estas emociones al público. La disminución de la velocidad puede servir, por ejemplo, para enfatizar sobre una palabra o expresión determinada que el orador desea que no pase desapercibida.

Tono: Los cambios de tono dan variedad a la expresión vocal, pero hay que tener cuidado con no ahogar la voz al final de las frases.

Pronunciación y acentos locales. En castellano, como lengua hablada por muchos países, tenemos una gran riqueza de acentos y de pronunciaciones. Hablando la misma lengua identificamos la distinta tonada, y la diferente pronunciación de los fonemas de los españoles, los mexicanos, los argentinos, los puertorriqueños… Pero sin irnos tan lejos, dentro de la propia España, apreciamos la distinta pronunciación de los canarios, los andaluces, los murcianos, los extremeños, los castellanos, los gallegos…

En años no muy lejanos, un locutor de radio tenía que hablar el castellano estándar, sin que se permitieran los seseos de andaluces y canarios, las aspiraciones de h de los extremeños, la supresión de una de las dos c en palabras como lección, de los gallegos, la distinción entre b y v de los valencianos, catalanes y baleares… Hoy en día, este rigor ha desaparecido. Sin embargo, son muchas las personas a quienes les molesta esta permisividad, y a quienes no les agradan demasiado los acentos regionales notorios. Este es un tema delicado, que cada cual debe solventar a su criterio. Con tal de que su mensaje sea inteligible, no se preocupe demasiado de su acento regional, pero si puede usted dulcificar la pronunciación marcada de algunos fonemas, y ello no le causa un esfuerzo excesivo, tampoco estará de más que lo intente.

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La próxima vez que tenga usted que hablar en público, recuerde estas sencillas normas Si va a hablar sin micrófono, lo cual significa que se trata de un local pequeño, piense que su voz tiene que ser audible para la anciana sorda que siempre se sienta al final de la sala. Eso quiere decir que tendrá que hablar con voz fuerte, pero recuerde que hablar fuerte no significa gritar.

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Es conveniente que, si tiene usted ocasión de ello, pruebe la acústica del local sin público. Pero piense que cuando haya personas dentro, sus propios cuerpos y los abrigos colgados de las perchas actuarán como amortiguadores del sonido, y además su voz tendrá que superar el ruido inevitable cuando se congrega cierto número elevado de personas. Usted puede utilizar el recurso de bajar la voz para conseguir que dejen de hablar o de hacer ruido algunas personas. Ellas mismas serán conscientes de que están perturbando la audición de los demás, y si no, alguien se lo hará notar con un sonoro ¡Chisss! El variar el volumen (más fuerte/menos fuerte), el tono de voz (más alto/más bajo) y la velocidad (más rápido/más lento) le puede servir como recurso para conseguir determinados efectos, tales como: captar o recaptar la atención perdida; dar énfasis a una parte del discurso; subrayar los aspectos más importantes. En todo caso, recuerde que la tendencia natural es bajar el volumen de la voz al final de las frases. Evítelo. Su discurso ganará en frescura e impacto si el final de cada frase se escucha tan clara y distintamente como el principio. Recuerde que no hay voz sin aire en los pulmones, y que la capacidad de estos depende en gran parte de la postura que usted adopte. Por otra parte, la caja torácica actúa como una caja de resonancia. De modo que, si va a hablar de pie, eche los hombros hacia atrás, relaje el diafragma,35 levante la cabeza, permanezca erguido y hable con tranquilidad y seguridad. Si está usted sentado, no permita que su capacidad pulmonar quede mermada por la presión de su abdomen sobre los pulmones, especialmente si está usted un poco grueso. Siéntese bien derecho, y recuerde, si es varón, que es preferible sentarse sobre el faldón de la chaqueta, para evitar que se le suba el cuello de esta. Si en algún momento tiene que leer un documento, tendrá que bajar la cabeza, y eso apagará su voz. Procure que la lectura sea lo más breve posible. Alternativamente, en lugar de bajar la vista (y toda la cabeza) hacia el documento, puede usted levantar este hasta la altura de la vista. Es poco usual, pero puede funcionar. Si dispone usted de un micrófono, piense, en primer lugar, que este

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aparato no mejora la calidad de su voz, se limita a aumentar su volumen, lo cual quiere decir que sus defectos serán ampliados. Además, si usted no está ducho en su manejo, transmitirá una serie de ruidos que de otro modo pasarían inadvertidos; por ejemplo, su propia respiración, por poco sonora que esta sea.36 También se producen ruidos desagradables por el roce de collares o foulards. La primera norma para usar un micrófono es acudir con suficiente antelación al lugar de la conferencia para comprobar que la megafonía funciona correctamente. Para comprobar si está conectado el micrófono, no le dé golpecitos ni rasque sobre él. Hable, y pregunte al público más alejado si se le escucha bien. Esto le permite el tener una primera interacción con el público, e implicarlo en su discurso. Si utiliza usted un micrófono fijo, hable en dirección al mismo, pero procure no soplar sobre él, ni que su respiración dé de lleno sobre el micrófono. Es conveniente que la voz pase por encima del micro; si habla usted demasiado directamente, las eses producen un silbido desagradable, y las bilabiales (b, p, m) suenan demasiado explosivamente. Los mejores micrófonos, desde el punto de vista de la comodidad del orador son los inalámbricos de solapa o de corbata, de los que apenas hay que preocuparse y que permiten cualquier tipo de desplazamiento.37 Los de cable obligan a llevarlos en una de las manos, y hay que andarse con ojo para no tropezar con ellos y darse un buen batacazo.

 

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