El archivo

Empresas

En la actualidad todas las empresas cuentan con un gran volumen de documentos de todo tipo (informes, expedientes, documentos oficiales, facturas, etc.); estos podrán seguir distintos cauces: almacenamiento, conservación o destrucción de los mismos.

Es necesario conocer los diversos sistemas y métodos de clasificación que se pueden utilizar en la empresa, la manera de proceder, los medios técnicos que nos permitan archivarlos, así como los periodos de conversación de determinados de carácter oficial y que por la ley obligan a su conversación.

El archivo podemos definirlo como el conjunto de documentos ordenados de manera correcta y eficiente, pero, también, como el lugar físico donde se almacena la información o la tarea o el hecho de archivar.

Todas las empresas necesitan conservar sus documentos, algunos de ellos, se hacen por motivos puramente prácticos, mientras que otros se hacen por motivos legales, ya que así lo contempla la ley: por ejemplo, el Código de Comercio exige conservar los libros, documentos y justificantes concernientes a la empresa como debidamente ordenados durante 6 años a partir del último asiento realizado en el libro diario, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. La conservación obligatoria de determinados documentos no supone que pasado el tiempo estipulado haya que destruirlos, ya que en muchos casos estos se mantienen, pero en otros archivos distintos.

Dado el elevado número de documentos que se generan en una empresa, será necesario destruir todos aquellos que no aporten valor ya que su almacenamiento implicaría un coste adicional para la empresa.

La destrucción de documentos se realizará mediante máquinas especiales, de esta forma garantizaremos que aquellos documentos que contienen información confidencial no pueden caer en manos ajenos, respetando así la LOPD (Ley Orgánica de Protección de datos).

Existen diversos tipos de archivos que atienden a características o criterios diferentes. Estas son algunas de las clasificaciones establecidas:

• En función de dónde se encuentren los archivos:

• • Archivo centralizado: La empresa opta por guardar todos sus documentos en un mismo archivo con una ordenación determinada.
  • Archivo descentralizado: la empresa opta por guardar sus documentos en distintos lugares, pudiéndose, por tanto, usar distintos sistemas de ordenación en cada lugar, un ejemplo podría ser el archivo que tiene un determinado departamento distinto del archivo general de la empresa.

• En función del uso que se le de:

• • Archivo activo: Aquel cuya consulta se efectúa de manera frecuente, posteriormente, aquellos archivos cuya frecuencia de consulta vaya siendo menor irán pasando al archivo semiactivo.

• • Archivo semiactivo: Aquel que contiene dos tipos de documentos: por un lado aquellos cuya consulta es menos frecuente que en el caso anterior, y por otro, aquellos cuya consulta se realiza de manera esporádica. Posteriormente, habrá que ver que documentos van pasando al archivo inactivo.

• • Archivo inactivo: Es aquel que contiene aquellos documentos que no se consultan, o si se hace, es de manera muy esporádica, en este tipo de archivo podemos encontrar, por ejemplo, las escrituras de construcción de la empresa o archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Algunos documentos de este archivo pasan a su destrucción definitiva.

• En función de lo que se pretenda almacenar:

• • Archivo horizontal: se denomina así porque los documentos se colocan de forma horizontal, uno sobre otro, por ejemplo, las carpetas clasificadoras.
  • Archivo vertical: se denomina así porque los documentos se colocan de forma vertical, uno detrás del otro, por ejemplo, los cajones de carpeta colgantes.
  • Archivo lateral: se denomina así porque los documentos se colocan de manera lateral, es decir, igual que se colocan los libros en una estantería, permitiendo ver los títulos de todos ellos sin necesidad de moverlos.

• En función de la privacidad:

• • Archivos personales: archivo de acceso restringido a una única persona, por tanto, deberá poseer las medidas de seguridad oportunas (cierres de seguridad) que preserven el contenido del archivo. Lo más habitual es que este tipo de archivos no se encuentren mezclados con el resto.
  • Archivos departamentales: archivo de acceso restringido al departamento o sección en el que se encuentre.
  • Archivos generales: archivo de acceso general al personal de la empresa, lo cual no significa que no se deba establecer un control sobre el mismo.

 

El archivo debe reunir una serie de características:

1. La clasificación deberá ser accesible, para ello, deberá seguirse un plan o método de clasificación determinado.
2. El uso del archivo deberá ser fácil para que cualquier persona pueda encontrar aquello que desee.
3. En archivos grandes se hace necesario disponer de personal adecuado para su mantenimiento.
4. Se deberá contar con unas normas internas de consulta, extracción y reemplazamiento de documentos del archivo.
5. La eliminación de los archivos se realizará de manera eficaz.
6. El diseño del archivo deberá ser eficaz al menor coste posible
7. Se deberá disponer de los medios adecuados, seleccionar el material necesario que permita proteger los documentos y un correcto mantenimiento del archivo.

Los elementos que usan habitualmente en un archivo:

• Carpetas: Básicamente es una cartulina doblada por su mitad, suelen poseer pestañas numéricas o un nombre directo que permita identificar su contenido. Algunas de estas carpetas poseen un sistema interior de sujeción, mientras que otras poseen departamentos y se utilizan como carpetas varias (carpetas de suspensión), estas últimas poseen unas guías que permiten su enganche en un cajón quedando la carpeta colgada en su apertura de la parte superior.

• Guía: es una cartulina gruesa de forma rectangular que posee una pestaña que permite separar en función del sistema de clasificación que se adopte.

• Pestañas y su posición: las pestañas son unas partes salientes que llevan las carpetas, guías o fichas y que sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños, ocupando posiciones distintas, también se pueden utilizar pestañas postizas.

• Guías de faltas: es un sistema en cuyas pestañas se anota la palabra falta de forma destacada, se usa para controlar los documentos que se retiran de un archivo, en ella se anota el documento que se retira, la persona que lo hace, la fecha en la que se procede y su fecha de devolución.

• Indicadores: son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos, también reciben el nombre de señalizadores, y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas, así sirven como llamadas de atención o recordatorios sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto.
• Compresores: permiten colocar las fichas y carpetas de manera correcta en la parte delantera del cajón.

• Pinzas: se suelen usar para separar los documentos cuando las carpetas de varios no poseen departamentos.

• Fichas: son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño variable en función del uso al que se destine. Las fichas podrán ser visibles a través de pestañas o ciegas que no poseen pestañas.

• Archivadores: básicamente es una carpeta, peo con sus tapas plastificadas o de cartón fuerte, en su interior poseen un sistema de anclaje para los documentos por ejemplo, anillas, que permite archivar documentos y anclarlos a su carpeta, en el caso de anillas será necesario perforar los mismos, aunque existen otros sistemas que evitan la perforación de documentos. En el mercado podemos encontrar archivadores de tipo A-A, denominados así porque en su interior existe un índice alfabético que permite la ordenación de documentos según este criterio.

• Fundas: Las fundas permiten mantener los folios en buen estado, no obstante, se deberá tener cuidado cuando los documentos estén recién impresos, a menudo, la tinta suele adherirse al plástico de la funda y el documento queda dañado. Existen carpetas con un cierto número de fundas en su interior.

• Cajas: se usas para almacenar el archivo definitivo, existen diversos modelos, un ejemplo serían las cajas de transferencia que permiten una apertura superior, así como una apertura parcial del costado que permite visualizar todo el contenido de la misma.

• Armarios: los armarios disponen de varios cajones donde podemos alojar gran cantidad de documentos; además estos armarios suelen disponer de llaves de apertura, lo que dificulta el acceso al archivo a personas no autorizadas.

• Bandejas apilables: son bandejas de material de plástico o metálico, apilables entre sí y que permiten clasificar la información “a pie de mesa” de forma horizontal.

• Colectores: similares al anterior sistema, pero su clasificación es vertical

• Microfilm: es un sistema que permite microfilmar un documento para su posterior almacenamiento, la principal ventaja es el ahorro de espacio, pero como desventaja podemos decir que se requiere de un equipo de filmación y visualizadores especiales.
• Archivo informático/ Almacenamiento digital: el uso del escáner ha permitido hoy en día digitalizar un documento con una óptima resolución de una manera rápida; posteriormente se traspasa la información al ordenador, donde se podrá consultar, modificar, imprimir, etc. Una de las tareas que deberá realizar el usuario será la de clasificar y almacenar la información en el ordenador, para ello, existen multitud de aplicaciones informáticas que resuelven ese problema.

• Códigos de barras: los códigos de barras complementan al archivo informático, ya que a través de ellos se permite la identificación de los documentos para que posteriormente a través de lectores de códigos se puedan incorporar al archivo informático.

• Almacenamiento de seguridad: existen zonas, archivadores o armarios de seguridad que permiten albergar en ellos toda aquella documentación que deba preservarse. Las mayores o menores medidas de seguridad vendrán definidas por el tipo de documentación que deseemos almacenar.

 

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Funciones del archivo empresarial

1. Conservación documental:
   Guarda documentos relevantes para la empresa: contratos, facturas, comunicaciones internas, informes, etc.

2. Organización de la información:
   Clasifica los documentos de forma lógica (por fechas, temas, clientes, áreas) para su fácil localización.

3. Acceso rápido y controlado:
   Facilita que los empleados encuentren la información que necesitan, sin perder tiempo, pero asegurando que solo accedan quienes deben hacerlo.

4. Cumplimiento legal y fiscal:
   Permite conservar documentos exigidos por ley durante los periodos establecidos (como facturas, nóminas o balances).

5. Soporte a la gestión:
   El archivo bien gestionado mejora la eficiencia y reduce errores o duplicidades.

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Tipos de archivo

• Archivo activo:
  Documentación de uso frecuente o reciente, que se consulta a menudo.

• Archivo semi-activo:
  Documentación que ya no se consulta a diario, pero aún puede ser útil o necesaria.

• Archivo inactivo o histórico:
  Documentación antigua que se conserva por su valor legal, fiscal o histórico.

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Formatos de archivo

• Físico (papel):
  Aún utilizado en muchas empresas, requiere espacio y medidas de conservación.

• Digital:
  Más flexible y eficiente. Incluye bases de datos, sistemas de gestión documental (SGD), copias de seguridad, etc.