El Acta

Documentos 

Documento escrito en el que se hace constar, por quien en calidad de secretario le corresponde extenderla la relación de lo acontecido durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión o reunión de cualquier naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomados.

La estructura que debe seguir el acta es la siguiente:

• Localidad donde se celebra la reunión, la fecha, la hora y el lugar (sala de conferencias, auditorio, sala de cine…) y el nombre de la sociedad, organización o fundación que se reúne.
• Relación de los asistentes y ausentes, si hubiese, indicado su cargo dentro de la organización a la que representan. Se comienza por el cargo de mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerárquico.
• Orden del día, que es la relación ordenada de los temas que se trataron.
• Contenido, refleja el desarrollo de la reunión.
• Final.: No habiendo más asuntos que tratar se levanta la sesión al as horas minutos del día de la fecha. A continuación figurarán las antefirmas y firmas del secretario, o bien la del cargo que convoca la reunión, así como las de los demás cargos directivos.
• La Circular

Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen imprimir en grandes cantidades, una por destinatario (al contrario que el memorando). La noticia permanece en el tiempo, mientras que el memorando son noticias puntuales y caducan en el tiempo.

Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, los incrementos de salarios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero si puede hacerse por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.

Puede ser tanto un documento interno como externo a la empresa

En la estructura de la circular debe aparecer el asunto del cual trata la misma, las personas a las que va dirigida la noticia, el cuerpo de la noticia y finalmente, la firma de quien la expide.

• 1. Lugar y fecha ( aunque no es necesario)
  2. Asunto
  3. A quien se dirige
  4. Cuerpo de la noticia
  5. Firma

El cuerpo de texto deberá ser breve y se redactará de forma clara y concisa, con un lenguaje sencillo.

• El memorando

Documento breve, preciso y claro destinado a comunicar determinados mensajes dentro de la empresa: transmitir órdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

Al ser noticias puntuales en el tiempo, deben ir fechadas siempre. Se imprime y se fija en un tablón de anuncio de la empresa. Es un documento interno. No lleva saludo ni despedida como en la carta, aunque algunas empresas, por cortesía, optan por añadirla.

La estructura que debe seguir es parecida a la circular, aunque algo más completa en datos (fechas) y para un momento concreto del tiempo. Su estructura recuerda a los mensajes de correo electrónicos. El memorando normalmente debe ir numerado.

Las palabras para, de y asunto, deberán ir en mayúsculas seguidas de dos puntos. Y se debe redactar un solo tema por memorando.

El informe

Es un documento utilizado para dar a conocer el resultado de algún trabajo de manera detallada y rigurosa. El texto del documento lleva capítulos, apartados, conceptos específicos, etc.

En algunas ocasiones, quien solicita el informe requiere también la presentación en un formato específico. Puede ser externa o interna a la empresa.

La carta comercial

La carta comercial tiene lugar en la comunicación entre dos empresas comerciales o entre una empresa y un particular. Se utiliza para intercambiar información concreta y con fines específicos. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.

La actividad comercial es muy variada, por lo que existen varios tipos de cartas comerciales:

• • Carta comercial: propiamente dicha, es aquella cuyo propósito es la venta de un producto o servicio o bien establecer vínculos comerciales con los clientes, informándoles sobre nuevos productos, descuentos, promociones, servicios, etc. A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido, un tono más objetivo y deben ir siempre mecanografiadas.

Las cartas comerciales siguen ciertos requisitos en cuanto a la prestación ya que ésta es tan importante como su contenido. Se utiliza generalmente papel a color blanco y la distribución del texto y de los márgenes debe ser clara. Las cartas comerciales incluyen (introducción, un cuerpo de carta y un cierre).

• • Carta de solicitud: se utiliza para los casos donde existe una solicitud por parte de los clientes o de otras empresas para la recepción de cierta información, como catálogos, tarifa de precios, etc.

• • Carta de pedido: aunque cada día se utilice más de los pedidos a través de los formularios prediseñados en archivos informáticos enviados por Internet, a veces es necesario hacerlo en formato carta para formalizar el pedido.

• • Carta de reclamación: puede ocurrir y de hecho suele ocurrir, que tras recibir la mercancía del pedido algunos de los productos no hayan llegado en buen estado, obligándonos a enviar una reclamación a la empresa emisora.
  • Otras cartas: cartas de agradecimiento, de acuse de recibo, de despido, de impagos, de envío de extracto de cuenta, etc.

  • La instancia

Documento que se presenta ante un Organismo Público o ante una persona física que sea representativa de este organismo, con la finalidad de hacer alguna petición. Es por tanto, un documento oficial.

• • Encabezamiento: deberá de aparecer los datos personales, como nombre y apellidos, domicilio, profesión estado civil, NIF, teléfono.

• • Cuerpo: Consta de 2 partes:

• • • Exposición: Se inicia la expresión “Expone” “seguida del vocablo “Que”. Cuando se exponen varios argumentos deben especificarse los párrafos con “Que”.
    • Petición: se inicia con la palabra “solicita” con aquello que se pide.

• • Pie: se escribe con mayúsculas, sin márgenes y en la parte inferior del folio, especificándose el tratamiento si procede y el cargo de la autoridad a quien va dirigida la instancia. Antes se añade la fecha (escrita) y firma (nombre y rúbrica).

  • El certificado

El certificado es una comunicación escrita que permite desde un punto de vista ético, hablar de hechos, méritos, honorabilidad o derechos, sobre los cuales hay certeza y que tiene que ver con alguna persona o personas. Es un documento de carácter externo. Consta de:

• • Identificación de la persona o entidad que extiende la comunicación. Deberá ir acompañado del logotipo de la empresa.
  • Cuerpo: se expone el hecho que motiva o del que da fe en la expedición del documento. Comienza con el término “CERTIFICA” y en la siguiente línea “QUE” indicando a continuación el nombre de a quien certifica. El cuerpo finaliza con la expresión: “Y para que conste a los efectos oportunos”…
  • Lugar y fecha de la certificación
  • La firma de quien certifica

 

El acta es un documento formal que registra de manera detallada y estructurada las decisiones, acuerdos, discusiones y acontecimientos relevantes durante una reunión, evento, sesión o asamblea:

Estructura básica del acta:

1. Encabezado:
   • Título del acta.
   • Detalles de la reunión o evento (fecha, hora, lugar, tipo de reunión).
2. Asistentes:
   • Lista de las personas presentes (nombres y cargos), así como aquellos ausentes si se registra.
3. Agenda o Temas a Tratar:
   • Lista de los temas a discutir o los puntos de la agenda.
4. Desarrollo de la Reunión o Evento:
   • Resumen detallado de cada tema discutido.
   • Decisiones tomadas, conclusiones, acuerdos alcanzados.
   • Detalles de las discusiones relevantes.
   • Información adicional relevante surgida durante la reunión.
5. Compromisos y Responsabilidades:
   • Tareas asignadas, responsabilidades acordadas, plazos y seguimiento.
6. Observaciones o Anexos:
   • Cualquier información adicional, documentos adjuntos, presentaciones, datos relevantes que respalden lo discutido.
7. Firma y Validación:
   • Firma del responsable del acta y, en algunos casos, de los asistentes clave para validar el contenido.

Importancia del Acta:

• Registro Oficial: Es un documento oficial que certifica lo tratado y acordado.
• Referencia Futura: Sirve como referencia para futuras discusiones o decisiones relacionadas con los temas abordados.
• Responsabilidad y Transparencia: Clarifica responsabilidades y compromisos adquiridos durante la reunión o evento.
• Evidencia Documental: En caso de controversia, el acta puede servir como evidencia documental.

 

Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.

 

 

 

¿Para qué sirve un acta?

• Registrar acuerdos tomados en reuniones de trabajo, juntas directivas, asambleas de socios, etc.

• Dejar constancia de asistencias, intervenciones, temas tratados y decisiones adoptadas.

• Proteger legalmente a la empresa u organización, ya que actúa como prueba documental.

• Facilitar el seguimiento de tareas o compromisos asumidos por los participantes.

---

Estructura básica de un acta

1. Encabezado:
   Título del acta, tipo de reunión, fecha, hora y lugar.

2. Lista de asistentes:
   Nombres y cargos de las personas presentes (y ausentes si es relevante).

3. Orden del día:
   Temas que se tratarán en la reunión, previamente acordados.

4. Desarrollo:
   Relato claro y ordenado de lo discutido, incluyendo intervenciones, decisiones y votaciones si las hay.

5. Acuerdos:
   Resoluciones concretas adoptadas, responsables asignados y fechas límite si procede.

6. Cierre y firma:
   Hora de finalización, firmas del secretario/a y presidente o moderador/a.

---

Tipos comunes de actas

• Acta de reunión de equipo

• Acta de junta de socios

• Acta de comité

• Acta de asamblea

• Acta de visita o inspección