Documentación y archivo
Documentación y correspondencia
La comunicación escrita
Es aquella que se basa en el uso del lenguaje escrito. En la comunicación escrita se dan una serie de características específicas que la diferencian del resto de procesos comunicativos, especialmente la comunicación oral.
- No hay retroalimentación inmediata: A diferencia de lo que sucede en la comunicación oral, en la comunicación escrita el emisor no recibe una respuesta inmediata de lo que el receptor del mensaje piensa u opina sobre su contenido.
- No hay posibilidad de comunicación no verbal: Cuando se desarrolla un proceso de comunicación oral, esta se complementa y se enriquece gracias a las expresiones, el tono de voz, los gestos, etc… que el emisor transmite al receptor simultáneamente a la emisión del mensaje. Esta comunicación no verbal, que supone la transmisión de multitud de información entre ambas partes y enriquece enormemente el proceso de comunicación oral, no se da en la comunicación escrita.
- Para usar correctamente la comunicación escrita se precisa un mayor dominio de las palabras y de la gramática. Por el contrario, tenemos la ventaja de que, al utilizar la comunicación escrita, podemos pensar y concretar bien lo que queremos expresar antes de escribirlo definitivamente en un documento.
- La comunicación escrita tiene una ventaja: lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje. El soporte asegura la durabilidad, por lo que la información puede tener un uso posterior.
- La comunicación escrita posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión
La redacción de escritos
Requiere del uso correcto del lenguaje para transmitir un mensaje de manera eficaz deben seguirse los siguientes pasos:
- Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc…
- Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir.
- Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto.
- Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar.
- Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.
Los principios fundamentales de la redacción
Cuando redactamos un documento, es fundamental, seguir las pautas para que este sea eficaz y alcance sus objetivos. Un documento bien redactado debe cumplir cuatro principios básicos: claridad, sencillez, concreción y cortesía
| Claridad | La comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas o equívocos, es decir, cuando es fácil de comprender y no se presta a interpretaciones erróneas. |
| Sencillez | Debemos utilizar las palabras con propiedad y construir frases sintácticamente simples (sujeto, verbo y complementos) dejando a un lado, en la medida de lo posible, las oraciones compuestas demasiado extensas.
Se recomienda utilizar el lenguaje más usual o más habitual, ya que es el más cercano al receptor y el que menos problemas de comprensión ocasionara. Escribir con sencillez supone hacerlo con nuestro propio vocabulario, con naturalidad. |
| Concisión | La concisión consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos. Cuando un texto es breve y preciso, es directo, evita lo innecesario y emplea únicamente las palabras exactas para expresar lo que se pretende.
Lo más recomendable para conseguir la concisión es usar el menor número de palabras posible, bien estructuradas, para expresar nuestras ideas. Para ello debemos utilizar frases breves y párrafos cortos que faciliten la lectura. |
| Cortesía | La cortesía es parte de la educación y, por tanto, debemos tenerla en cuanta tanto en la elaboración de un documento escrito como en cualquier otro ámbito.
En la comunicación escrita la cortesía consiste en tratar con atención y respecto al receptor. Para conseguirlo es muy importante que sepamos adaptar el escrito al destinatario. Por ejemplo, antes de empezar con el texto de una carta, se escribe una frase de saludo que va seguida de dos puntos. Esta línea de respeto y cordialidad para el destinatario marca el “tono” de la carta. |
El protocolo en función del destinatario
El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y de acuerdo con los vínculos de amistad, trato o confianza que existía entre el remitente y el destinatario. Podemos diferenciar cinco tipos de tratamiento:
| Tipo | Uso |
| Muy formal | Suele utilizarse en casos en los que el destinatario es considerado de rango superior al remitente. Por ej. Excelentísima Sra. Fernández |
| Educado | Es neutral, pero bastante formal. Se usa en la correspondencia general de oficina. Por ej. A la atención de la Sra. Fernández |
| Neutral | Amistoso, pero neutral. Se recomienda para toda la correspondencia, excepto las muy formales. Por ef. Estimada Sra. Fernández |
| Cordial | Amistoso y respetuoso. Hay una relación personal, pero de respeto. Por ej. A la atención de Florencia Fernández |
| Personal/Informal | Hay una relación personal entre el remitente y el destinatario de mucha confianza. Por ejemplo Querida Florencia. |
La presentación
Los principales elementos formales que tenemos que tener en cuenta para la presentación de un documento son:
| Papel | Para las comunicaciones en papel se suele utilizar el de color blanco, con un espesor mínimo de 80 gramos tañando DIN A4, de 210x297mm. Las empresas y organismos públicos suelen disponer de papel especial con membrete para cada tipo de documento. |
| Márgenes | Los márgenes izquierdo y superior deben ser de, al menos, 4 cm y el derecho e inferior de 3 cm o más. Cuando un documento tiene más de una página, el margen superior de la primera será mayor que el de las demás. |
| Párrafos | Todos los documentos se componen de párrafos, que a su vez contienen ideas que se expresan mediante frases entrelazadas. Por lo general los documentos tienen al menos tres partes diferenciadas: encabezado, cuerpo y pie. El uso de los párrafos hace que la lectura de un documento seas más sencilla. Los párrafos comienzan con mayúscula y terminan con punto y aparte. |
| Interlínea | Se suele utilizar el interlineado sencillo o el 1.5, las opciones de alineación son las que proporcionan los procesadores de texto: a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada por ambos lados. |
| Tipografía | El tipo de letra elegido debe adaptarse al público al que va dirigida. Ha de ser funcional (sencilla y eficaz) y comunicativa. En la mayoría de las empresas cada empleado utiliza una tipología diferente. Sin embargo, muchas empresas se están planteando que todos los empleados sigan las mismas normas de diseño y tipografía para transmitir una imagen de empresa común. |
| Tamaño y color | El tamaño de la letra debe ser 11 y 12, y el color de la fuente preferiblemente negro, aunque puede usarse también el azul oscuro. Si queremos resaltar algo, podemos utilizar el subrayado, la negrita o cambiar el color de la fuente. |
La documentación que se maneja en la empresa puede dividirse en: documentación interna y externa
Es importante conocer los modelos de comunicación escrita para la comunicación interna y externa de la empresa, ya que facilita la relación entre los departamentos, entre los/as jefes/as y los/as subordinados/as y entre la empresa y otras organizaciones externas.
La documentación y el archivo son aspectos vitales en la gestión de información dentro de cualquier organización. Estos procesos garantizan la organización, almacenamiento y acceso eficiente a la información importante:
Documentación:
- Creación de Documentos:
- Producir información en diferentes formatos (digitales o físicos) como informes, registros, políticas, etc.
- Clasificación y Organización:
- Establecer un sistema de clasificación para categorizar la información de manera lógica y fácilmente accesible.
- Actualización y Mantenimiento:
- Revisar y actualizar regularmente los documentos para asegurar que reflejen la información más actualizada y precisa.
- Control de Versiones:
- Mantener un registro de las diferentes versiones de un documento para rastrear cambios y revisiones.
Archivo:
- Almacenamiento Seguro:
- Guardar documentos en un espacio seguro, ya sea físico o digital, para protegerlos de daños o pérdidas.
- Indexación y Etiquetado:
- Etiquetar y categorizar adecuadamente los documentos para facilitar su búsqueda y recuperación.
- Conservación y Eliminación:
- Establecer políticas para conservar documentos relevantes y eliminar aquellos que ya no son necesarios, siguiendo pautas legales.
- Acceso y Gestión de Permisos:
- Controlar el acceso a los documentos sensibles mediante la gestión de permisos y niveles de seguridad.
Beneficios de una Buena Documentación y Archivo:
- Eficiencia Operativa: Facilita la localización rápida y eficiente de información relevante.
- Cumplimiento Legal: Cumple con los requisitos legales y de regulación en cuanto a conservación y seguridad de datos.
- Historial Organizativo: Proporciona un historial de decisiones, políticas y procedimientos de la organización.
- Mejora de la Colaboración: Facilita la colaboración al tener información clara y accesible para todos los miembros del equipo.
Editorial Luis Bonilla. Expertos en enseñanza, formación a distancia, tutores cualificados y con variedad de cursos online.