Distribución en el salón

Estructura 

La distribución de las distintas estructuras en el salón depende mucho en primer lugar, de la naturaleza de la reunión: celebrar, capacitarse, integrar, entregar distinciones, etc. y en segundo lugar, de la capacidad del salón y actividades que se desarrollen.

La elección de la forma de las mesas, de la cantidad de filas de un auditorio, de la colocación de un atril o de un estrado, son decisiones que la organización condiciona a razones de capacidad, confortabilidad, circulación y seguridad.

El organizador debe ser capaz de visualizar el evento en movimiento dentro del espacio elegido, respetar las salidas de emergencia y los accesos a los servicios y los ingresos y Gastos. Trazará un recorrido de circulación seguro de los participantes dentro del salón, señalizado claramente con alfombras y carteles entre otros. Observará los lugares peligrosos, prohibidos o poco convenientes del salón y se asegurará que esto sea entendido por todos.

También coordinará con los diferentes equipos de trabajo (promotoras, acreditación, mozos, fotógrafos, entre otros) las áreas de descanso, prestación de servicios y circulación de modo tal que todos los que comparten el evento puedan convivir con confortabilidad y seguridad.

Ejemplos de montajes en salón para una recepción (cena o almuerzo).

Dispositivos y estructuras para salones

Los dispositivos que se utilizan en el montaje de salones son de tres tipos: a) de destaque, b) de disposición pública y c) funcionales

Los dispositivos de destaque son aquellos que sirven para disponer a las personas que presiden, dirigen el evento, o son anfitriones o personalidades importantes, entre los cuales encontramos:  el estrado, el atril, el podio, las tarimas y las mesas principales.

Entre los dispositivos de público encontramos al auditorio y las mesas. Los auditorios se pueden tarjetear de acuerdo a la distribución que quiera el organizador y el cliente, indicando reserva con nombre, apellido o cargo y también si lo desea se puede sectorizar reservando filas y/o columnas a distintas categorías de público. Por ejemplo, graduados, familiares, autoridades, etc.

Entre los dispositivos funcionales que contribuyen a la dinámica y desarrollo del evento, nos encontramos: las pantallas de proyección, los leds (pantalla y carteles alfanuméricos), las alfombras y cintas que marcan recorridos, los sistemas de sonido, carteleras informativas, cartelería, displays y expositores para información y folletería, entre otros.

A continuación, se exponen las características generales de los principales dispositivos de salón para tener en cuenta:

Pantallas:  Hay de diversos tipos y medidas, algunas son blancas y otras son transparentes, también las hay electrónicas y leds, pero al colocarla tengamos en cuenta algunas recomendaciones generales de los expertos,

• Ubicación preferencial central en auditorio y mesas en U , directorio y redondas para una mejor visualización.
• Ubicación lateral con presencia de estrado o en mesas T y E
• Distancia de base al piso 0,90 a 1,20 cm
• Para el cálculo de la distancia de colocación al público (mínima de visión 1,5 metros por la altura de la pantalla de proyección

 

Atril: El atril es un dispositivo desde el cual las personas que presiden un acto o conducen un evento (acto o ceremonia), se dirigen al público. Su colocación debe estar pensada para que se dirijan las miradas del público en una posición bien iluminada y con la cartelería adecuada.

• Su presentación puede ser ciega (tipo caja) o con pie descubierto.
• Pueden encontrarse con o sin micrófono tipo “cuello de cisne” incorporado.
• Las medidas de un atril estándar son alto: 1,50 mt y ancho: 0,60 cm
• Preferentemente se eligen con una elevación en tarima de 0,15 cm del lado del orador.
• La colocación preferencial es a la derecha del escenario o estrado

Estrado: El estrado es un dispositivo de destaque muy importante porque desde allí se dirigen muchos eventos relacionados con actos, celebraciones y ceremonias y en el caso de la organización de recepciones, la mesa constituye también en muchas ocasiones un estrado

• En general se ubica en el frente del salón con o sin tarima de realce.
• Con o sin micrófono incorporado
• Se estructura sobre una tarima de 0,10 cm de alto si se desea una elevación.
• Medidas mínimas (3 personas): 1,80 x 0,60

Tarima: En ocasiones algunos eventos requieren de un espacio para el desarrollo de un show, una demostración o para efectuar la entrega de distinciones o reconocimientos al público y para ello se solicitan mucho la colocación de tarimas que son de muy rápido montaje. Algunas de sus características mas salientes son:

• La elevación ideal debe encontrarse entre 0,15 y 0,25 cm
• Las presentaciones estéticas que ofrecen en el mercado son revestidas en tela o alfombra o en madera plastificada o lustrada.
• Las medidas mínimas de las tarimas que se encuentran en el mercado son de 2,00 x 1,50 mts

Pasarela: La pasarela no tiene un montaje muy sencillo, porque hay que pensar en el estilo que se requiere, las medidas, el tipo de iluminación, el diseño del backing o adicionalmente puede requerirse escenografía, sonido, dirección de pasarela y presentador, entre otros.

• La elevación de la pasarela más solicitada es de 0,40 a 0,70 cm
• Se presentan revestidas o en madera lustrada
• Su armado puede ser en I, T o en L
• Las medidas mínimas de sendero son de 1,80 de ancho por 3 mts de  largo cada tramo.
• Se pueden montar con iluminación adicional

Los aspectos de la seguridad del evento

La seguridad es un estado subjetivo que debe ser interpretado como un espacio libre de riesgos reales o potenciales que se materializa en las normas y disposiciones vigentes y es responsabilidad del organizador y no solamente del titular de la sede en donde se lleva a cabo.

Cuando falla la seguridad, la mirada se dirige a las normas que existen o que estuvieron ausentes, a las estrategias de prevención que no se tomaron en cuenta y a los responsables de materializar la seguridad. Esto ocurre porque la seguridad es percibida como un costo y no como una inversión y el organizador destina sus recursos a la puesta en escena del evento, dejando en un segundo plano la seguridad que debe brindarle a su cliente.

Un sistema de seguridad eficiente para el desarrollo de cualquier evento debe contemplar los siguientes aspectos: Las normas de seguridad Nacionales, provinciales y municipales, las normas y condiciones del local sede, las normas de seguridad de las personas y los equipos de seguridad, emergencias y rescate. Solo la interrelación coordinada de estos elementos da como resultado una sede segura.

La seguridad no es una opción sino una obligación que debe cumplir el organizador.

Los requisitos exigibles son:

• Seguros y requisitos aplicables al prestador
• Seguro de responsabilidad civil
• Análisis previo de riesgo
• Medidas preventivas y correctivas
• Plan de evacuación: elaboración y comunicación del mismo
• Primeros auxilios y emergencias
• Señalización de salidas de emergencia, evacuación, entre otros.
• Provisión de elementos de seguridad
• Consideración de aspectos de higiene y manipulación de alimentos
• Confección de listados de contactos de emergencias: médicas, servicio de ambulancia, fuerzas de seguridad, bomberos, defensa civil, entre otros.
• Vigilancia

Cada organizador asume la responsabilidad de chequear la seguridad en la sede de su evento, en algunos casos requerirá opinión técnica de especialistas en seguridad, bomberos o policía local que certifiquen algunos aspectos para la contratación de seguros de cobertura adecuados.

La seguridad en sedes debe cumplir con la evaluación e inspección en cinco ámbitos: las salidas de emergencia, los recorridos de desalojo, los equipos, la capacidad del salón y los equipos de seguridad y rescate.

 

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