Cumplimiento de libros de caja y bancos

Detalles 

Los libros auxiliares de caja son aquellos en los que registran datos de manera analítica y detallada. Todos estos datos están relacionados con los libros principales u obligatorios.

Los aspectos más relevantes de los libros auxiliares son:

• Se deberán registrar las operaciones de forma cronológica
• Se tendrán que detallar todas las actividades realizadas
• Tendrá que haber un registro del valor del movimiento de cada subcuenta

En las operaciones de caja se realizan registros de cobro y pago, los pagos son las salidas de dinero y los cobros las entradas que se producen en la tesorería de una empresa.

En la gestión de cobros podemos distinguir las siguientes operaciones:

• Cobro de recibos: el cobro de recibos se deberá realizar en la moneda en curso.
• Descuentos comerciales: establecidos por clientes, permitiendo el adelanto del importe en sus créditos comerciales no vencidos.
• Factoring: cesión de datos generales por sus ventas, eliminando los posibles riesgos de impagos y con la posibilidad de exteriorizar su gestión de cobro.
• Remesas de cheques: permiten registrar el ingreso de cheques y pagarés como forma de cobro.
• Credinstant: es el registro de la financiación inmediata para los clientes de un comercio, estableciendo sistemas de registros flexibles y sencillos.

Por otra parte deberán registrase los pagos, estableciendo las siguientes operaciones susceptibles de registro:

• Pagos domiciliados
• Registro integral de los pagos a los proveedores acompañándolos de las facturas que lo componen.
• Cheques y pagarés: registro de los cheques y pagarés pendientes de pago en un periodo de tiempo determinado.
• Emisión de transferencias: los registros de los pagos
• Pago de impuestos: se registra la parte de las ventas que forma parte de los impuestos, de manera simplificada y con ahorro de tiempo.
• El arqueo de caja

Es la operación de recuento y verificación del saldo de los caudales y capitales que existen en la caja de un establecimiento comercial. En definitiva es una operación a través de la cual se comprueba y demuestra si el saldo que arroja la caja es conforme o no.

Para realizar de forma correcta el arqueo de caja es necesario que los TPV cuenten con esta función en sus sistemas, además de conocer cuál era el saldo inicial en el cajón del dinero. El arqueo es el cuadre de la caja, es decir, se trata de comprobar que ni sobre ni falte dinero, sino que haya el dinero correspondiente a las ventas, pagos y devoluciones durante un día comercial.

Una vez que se ha realizado el arqueo, si sobra o falta dinero se debe averiguar en donde está el error. Para realizar el arqueo es necesario seguir las siguientes pautas:

• Coger los billetes y separarlos por el importe. Se debe hacer lo mismo con las monedas.
• Realizar la contabilización de las ventas durante todo el día, teniendo en cuanta las compras por tarjeta. El TPV dará el importe exacto que debe tener la caja teniendo en cuenta todas las compras.
• Restarle el importe que hay en la caja con el dinero que había en la caja a primera hora de la mañana, antes de abrir la caja.

La apertura y el cierre de caja se realizan a través de los dispositivos de venta. Antes de abrir la caja se debe tener en cuenta el dinero que hay físicamente en el cajón, y una vez que dicho dinero este contabilizado se puede abrir la caja desde el punto de vista contable.

Los tickets de caja que se van realizando a lo lardo de la jornada se van sumando automáticamente al saldo del día, teniendo en cuenta la forma de pago de productos o servicios que puede ser, por norma general, al contado o con tarjeta. Por ellos es importante realizar la diferencia en la forma de pago y que conste en el registro de la compra.

A lo largo de la contabilización de ventas se tienen que introducir en el sistema las facturas que se paguen en caja y los movimientos de dinero de ventas y devoluciones. Cada vez que se realice una venta, el vendedor debe introducir su código, con la descripción del movimiento y el importe.

Al final del día comercial se debe realizar el cierre. Antes de proceder al mismo se debe contar el dinero que hay en el cajón portamonedas. Debe contar el saldo inicial, que es el que se introduce la abrir la caja, y el saldo final, que es el que hay en el cajón al final del día. Normalmente, las aplicaciones de software realizan automáticamente el descuadre. Si el descuadre es negativo es porque en la caja hay menos dinero del que debería haber, y este hecho puede ser consecuencia de haber pasado pagos de tarjetas como pagos al contado. Puede suceder que el descuadre sea positivo, y en este caso es porque hay más dinero en caja que el que debería de haber

• Libro auxiliar de bancos

Las organizaciones deben contar, además de con el libro auxiliar de caja, con el libro auxiliar de bancos en el que deben registrar y anotar todas las operaciones que se realizan a través de estas entidades.

El libro constara de dos partes diferenciadas:

• Debe: en la que anotaran los activos de la empresa
• Haber: en la que anotaran los pasivos

En el libro auxiliar de bancos se tienen que anotar todos los movimientos que se realizan a través de una cuenta bancaria, en este caso, de la cuenta bancaria de la organización. Este libro deberá contener unos datos obligatorios de cada operación que se realice que son:

• • Número de cuenta
  • Entidad bancaria
  • Sucursal
  • Dirección
  • Código postal

Gestión de tesorería: Banca online

Las características de los sistemas de pago y cobro en los puntos de venta elevan la calidad de la atención al cliente y agilizan la gestión de los servicios de compraventa. Mediante la aplicación de los sistemas de cobro los negocios pueden mejorar una inmejorable atención, haciendo mecánica la tarea de compra y venta, facilitando los sistemas de pago, además de realizar tareas relacionadas con la facturación y la contabilidad de los establecimientos de venta. 

Una caja registradora es un aparato, normalmente electrónico, que permite calcular y registrar transacciones comerciales. Por normal general las cajas registradoras incluyen un cajón para guardar dinero. Con el avance de las nuevas tecnologías de la informática, las máquinas tecnologías de la informática, las máquinas registradoras pueden realizar diferentes tareas como, por ejemplo, la impresión de recibo, la contabilización de existencias, la facturación etc…

Las cajas registradoras están configuradas para realizar todo tipo de operaciones en el momento de los cobros y para que, al final del día, se pueda realizar el cierre de caja, que se puede grabar en la memoria del mismo. 

La incorporación de las tarjetas magnéticas y el acceso a internet han permitido la evolución de los puntos de venta y el desarrollo de las cajas registradoras, dejando la posibilidad de incorporar servicios propios de una red de cobranzas global.

Un datafono es un dispositivo instalado en un establecimiento comercial que permite cobrar a través de una tarjeta de crédito o de débito. Los datafonos son proporcionados por los bancos o entidades financieras para el cobro de venta de productos o servicios.

Los datafonos tienen un teclado, una pequeña impresora, una pantalla, un lector de la banda de magnética de las tarjetas, un chip y un software para gestionar la operativa de venta, además del protocolo de comunicaciones. Habitualmente, los datafonos utilizan el servicio de transmisión de datos por vía telefónica para comunicar los datos al banco y realizar el pago. Los datafonos pueden ser inalámbricos y facilitar el pago en cualquier lugar del local comercial y son muy útiles en lugares como restaurantes. Estos aparatos son robustos y muy estables en su funcionamiento. 

El TVP (Terminal de punto de venta) es un dispositivo que ayuda en la tarea de gestión de un establecimiento comercial de venta al público. Estos dispositivos pueden contar con sistemas informáticos especializados que ayudan en las funciones de gestión del punto de venta mediante un interfaz accesible para los vendedores, que es lo denominamos, propiamente, TPV.

Gracias a los TPV se pueden crear e imprimir tickets de venta a través de las referencias de productos, además de realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta, así como los cambios en el inventario. También generan diversos reportes que ayudan en la gestión del negocio. Los TPV se componen de:

El hardware que compone en TPV pude ser:

• Compactos: son aquellos que ocupan muy poco y que llevan incluida la pantalla, la impresora de recibos y el teclado. Los sistemas más modernos incluyen una pantalla táctil para ahorrar el espacio del teclado y muchos de ellos están hechos especialmente para negocios en los que pueda sufrir daños. Por motivos, pueden resistir el vertido de líquidos, los golpes, las humedades, etc…
• Modulares: suelen estar basados en un PC normal con un software instalado en un sistema operativo comercial. Este sistema no es muy recomendable, que los ordenadores de uso personal no están pensados para ser utilizados en un uso comercial. Este tipo de TPV se compone de: un monitor, un teclado, una impresora de recibos, un cajón portamoneda, lector de código de barras y un lector de banda magnética.
• Telecomando: son terminales que permiten el registro a distancia
• Terminales de mano, que permiten el registro a distancia.

El software del TPV puede ser:

• A medida: los que contienen una aplicación específica para una única empresa. Estas aplicaciones suelen ser más caras que las convencionales y las modificaciones o actualizaciones las tendrán que hacer sus creadores o los que las han comprado.
• Comerciales: estas aplicaciones informáticas suelen estar predefinidas para cierto tipo de comercio tales como, por ejemplo, tiendas de ropa, farmacias, cafeterías, restaurantes, zapaterías, etc…
• Específicos: son aquellos que se desarrollan para un tipo de negocio en concreto. Este software puede ir junto con un sistema operativo propio del fabricante al que se le añaden particularidades que van a ser requeridas por los que lo van a utilizar.

 

El cumplimiento de libros de caja y bancos se refiere a la correcta administración y registro de las transacciones financieras que entran y salen de una empresa, asegurando que estos registros reflejen con precisión el flujo de efectivo y las operaciones bancarias:

1. Registro Preciso de Transacciones:

• Entradas y Salidas de Efectivo: Registrar todas las transacciones en efectivo, incluyendo ingresos, gastos, ventas y compras.
• Movimientos Bancarios: Anotar los depósitos, retiros, transferencias y cheques emitidos o recibidos.

2. Conciliación Bancaria:

• Comparación de Registros: Comparar y conciliar regularmente los registros de la empresa con los estados de cuenta bancarios para detectar discrepancias o errores.
• Identificación de Diferencias: Investigar y corregir cualquier discrepancia entre los registros internos y los estados de cuenta del banco.

3. Mantener Documentación de Soporte:

• Comprobantes y Facturas: Conservar recibos, facturas y documentos que respalden las transacciones registradas.
• Cheques y Comprobantes de Depósito: Archivar cheques emitidos y comprobantes de depósitos bancarios.

4. Separación de Funciones:

• División de Tareas: Si es posible, asignar responsabilidades separadas para la gestión de efectivo y el registro de transacciones.
• Supervisión y Auditoría Interna: Realizar auditorías periódicas para garantizar la integridad de los registros financieros.

5. Cumplimiento Normativo y Legal:

• Normativas Contables: Asegurarse de cumplir con los principios y estándares contables establecidos.
• Regulaciones Legales: Cumplir con las regulaciones fiscales y legales relacionadas con la contabilidad y los registros financieros.

6. Uso de Software y Herramientas:

• Sistemas Contables y Bancarios: Utilizar software contable y bancario para registrar y gestionar las transacciones.
• Automatización de Procesos: Aprovechar herramientas que faciliten la conciliación y el registro preciso.

7. Revisión y Corrección de Errores:

• Corrección Oportuna: Identificar y corregir cualquier error o discrepancia tan pronto como sea posible.
• Registro de Ajustes: Documentar cualquier ajuste o corrección realizada en los libros de caja y bancos.

 

El cumplimiento de los libros de caja y bancos es esencial para mantener una contabilidad precisa y en orden dentro de una empresa:

1. Registro Preciso de Transacciones:

• Efectivo: Anotar todas las transacciones en efectivo, incluyendo ingresos, gastos, ventas y compras.
• Operaciones Bancarias: Registrar depósitos, retiros, transferencias y cheques emitidos o recibidos.

2. Conciliación Bancaria:

• Comparación de Registros: Regularmente conciliar los registros internos con los estados de cuenta bancarios para identificar discrepancias o errores.
• Investigación de Diferencias: En caso de discrepancias, investigar y corregir los errores o diferencias encontradas.

3. Documentación de Soporte:

• Respaldar Transacciones: Conservar recibos, facturas y documentos que respalden las transacciones registradas en los libros.
• Archivar Comprobantes de Operaciones Bancarias: Guardar cheques, comprobantes de depósitos, estados de cuenta, entre otros.

4. Separación de Funciones:

• División de Responsabilidades: Asignar tareas separadas para la gestión de efectivo y la llevanza de registros.
• Supervisión y Auditorías: Realizar auditorías internas para asegurar la exactitud de los registros financieros.

5. Cumplimiento Normativo y Legal:

• Normativas Contables y Fiscales: Asegurarse de cumplir con los principios contables y regulaciones fiscales pertinentes.
• Registros Ajustados a Requerimientos Legales: Mantener los libros de acuerdo con las normativas y leyes contables vigentes.

6. Uso de Tecnología y Herramientas:

• Software Contable: Utilizar sistemas o software de contabilidad para registrar y gestionar las transacciones de manera organizada.
• Automatización de Procesos: Emplear herramientas que faciliten la conciliación y el registro exacto.

7. Revisión y Corrección:

• Identificación y Corrección de Errores: Detectar y corregir cualquier error o discrepancia de forma oportuna.
• Registro de Ajustes: Documentar todos los ajustes realizados en los libros de caja y bancos.

 

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¿Qué es el Libro de Caja?

El Libro de Caja registra todos los ingresos y egresos de dinero en efectivo que se manejan en la empresa. Refleja las operaciones realizadas directamente en caja sin intermediación bancaria.

Detalles clave:

• Se lleva diariamente y por orden cronológico.

• Debe contener:

  • Fecha de la operación.

  • Concepto (detalle de la transacción).

  • Importe de entrada (ingreso) o salida (egreso).

  • Saldo final actualizado.

• Ejemplos: cobros en efectivo, pagos menores, ventas al contado, fondos entregados a empleados.

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¿Qué es el Libro de Bancos?

El Libro de Bancos registra todos los movimientos que afectan las cuentas bancarias de la empresa, como depósitos, transferencias, pagos con cheques o cargos automáticos.

Detalles clave:

• También se lleva en orden cronológico y diario.

• Debe incluir:

  • Fecha de la operación.

  • Número de cheque o transferencia.

  • Concepto.

  • Débito (egreso) o crédito (ingreso).

  • Saldo actualizado.

• Se relaciona con el extracto bancario y debe ser conciliado periódicamente.

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Importancia del cumplimiento adecuado

• Control financiero: permite conocer en todo momento la liquidez disponible.

• Evita errores o fraudes: al documentar cada movimiento.

• Facilita auditorías internas y externas.

• Cumple requisitos legales y fiscales: en caso de inspecciones o presentación de cuentas.

• Apoya la toma de decisiones: al tener registros confiables y actualizados.

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Buenas prácticas para su gestión

1. Registrar diariamente sin omisiones.

2. No dejar espacios en blanco ni alterar registros.

3. Conciliar periódicamente con bancos (Libro de Bancos).

4. Usar formatos estandarizados y claros.

5. Digitalizar respaldos y documentos asociados.

6. Conservar los libros conforme a la normativa fiscal vigente.