Criterios de aplicación
Status
Establecer el correcto orden entre jerarquías significa el reconocimiento del status de las personas involucradas en las reuniones y el respeto de la categoría que representan y es una de las actividades más rigurosas de la organización de eventos corporativos, institucionales, de negocios y políticos. En algunos eventos complejos se suelen contratar expertos en ceremonial para asesorarse al momento de determinar la presidencia del acto o ceremonia, organizar el auditorio, los discursos o el grupo de asistentes a un evento y en presencia de autoridades es necesario saber cuáles son los tratamientos que corresponden a su rango. La aplicación de las normas en encuentros rige para los ámbitos de las presidencias, precedencias y autoridades
- Normas de aplicación para el armado de presidencias
- Normas de aplicación para el establecimiento de las precedencias
- Ordenamiento de las autoridades (público – privado)
Normas de aplicación para la configuración de presidencias
La presidencia debe determinarse siempre cuando se organicen actos, conferencias y ceremonias. Es común que los eventos corporativos y de negocios requieran del armado de presidencias muy frecuentemente. En este caso, cabe recordar que la presidencia no la constituye exclusivamente la persona de mayor jerarquía presente o el anfitrión, sino aquel que conduce el acto.
El lugar que debe ocupar quien preside en las distintas ubicaciones varía según la estructura que se tome en cuenta: estrado, mesas, marchas, etc.
En el estrado siempre ocupará la posición central de mayor relevancia y abrirá todos los actos y dará la bienvenida.
En las mesas, se deberá considerar el tipo de mesa elegido y la ubicación de quien preside se denomina “cabecera” a partir de la cual se considera el resto de los lugares distribuidos. La cabecera en la mesa redonda se establece en función de hacia dónde dirige la mirada el público dentro del salón, sin embargo, en el caso de las mesas imperiales tiene una ubicación definida.
Entre las normas que se estilan en la ubicación de la presidencia se efectúan las siguientes recomendaciones:
- Siempre preside quien organiza.
- Puede ceder la presidencia a la máxima autoridad presente (con excepción del Presidente de la Nación).
- Sólo se cede a una persona, porque lo indique la norma o por cortesía ante un superior
- El anfitrión u organizador siempre ocupará lugar inmediato a la derecha de la presidencia.
Normas de aplicación para el establecimiento de las precedencias
La precedencia es la anteposición o antelación en el orden que marca la preferencia en el lugar establecido y determina la primacía jerárquica de las personas, organizaciones o Estados.
En la vida de las organizaciones y en el mundo de los negocios, la precedencia marca el respeto por la jerarquía, tomando como referencia el rango del funcionario, su representación o función y la institución a la que pertenece.
Para comprender la dinámica que permite establecer la precedencia entre las autoridades o personalidades, tenemos que aplicar algunos criterios que son norma en todos los estados y son aceptados en el mundo de los negocios.
- El cargo prima sobre la categoría personal.
- Las autoridades que son enviadas en representación del invitado no ocupan el lugar del representado (la delegación no otorga precedencia).
- La interinidad (ejercer un cargo superior en ausencia del titular) atribuye precedencia.
- La preeminencia del cargo se examina según las normas de cada Estado o dentro del ámbito de cada empresa o institución.
- La antigüedad en el cargo o en la institución, es un rango que se aplica entre iguales.
- Los honores de las delegaciones no se trasladan colectivamente a sus integrantes, cada uno tiene un cargo o función dentro del grupo que hay que examinar.
En eventos académicos, científicos o profesionales, los criterios de aplicación se refieren a los estándares o requisitos que se utilizan para seleccionar ponencias, presentaciones, participantes o propuestas. Estos criterios aseguran la calidad, relevancia y coherencia con los objetivos del evento:
Evaluación de Ponencias o Propuestas:
- Originalidad y Relevancia:
- La innovación del contenido y su relevancia con el tema del evento.
- Calidad Académica o Científica:
- Rigor metodológico, solidez en la investigación y validez de los resultados.
- Contribución al Campo Temático:
- El aporte significativo al conocimiento existente en el área específica.
Selección de Participantes:
- Experiencia o Trayectoria:
- Relevancia de la experiencia previa del participante en el área temática del evento.
- Contribución Potencial:
- La capacidad del participante para aportar al debate, la discusión o el intercambio de conocimientos.
- Diversidad y Representatividad:
- Consideración de la diversidad de perspectivas, experiencias y áreas de especialización.
Otros Criterios de Aplicación:
- Claridad en la Propuesta o Presentación:
- La presentación clara y bien estructurada de las ideas o propuestas.
- Actualidad y Pertinencia:
- La actualidad de los temas presentados y su relevancia para la audiencia actual.
- Viabilidad o Factibilidad:
- Evaluación de la viabilidad de aplicar o llevar a cabo las propuestas presentadas.
Proceso de Evaluación:
- Comités de Revisión:
- Grupos de expertos o académicos responsables de evaluar y seleccionar las propuestas.
- Pautas y Rúbricas de Evaluación:
- Criterios claros y específicos que guían la evaluación y selección de propuestas.
- Transparencia y Objetividad:
- Garantizar un proceso de selección justo y transparente, evitando sesgos o preferencias personales.
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