Corte social durante el evento

Servicio

Se deberá contar con cafetería y/o restaurante claramente señalizados y ubicado en la misma planta en donde se desarrolla el evento. Si se trata de un servicio de catering se deberá tener en cuenta el trato adecuado a las personas con discapacidad. Otras actividades de corte social son los almuerzos o cenas de inauguración o cierre de eventos en donde además se evaluarán las dietas especiales y las necesidades de servicio que requieren las personas.

Programación y cronograma de actividades

La programación de las actividades y su orden de presentación deberán pensarse estratégicamente en función de la plena participación del público y el uso de los espacios que involucra. El inicio de un evento implica una consideración especial para las personas con discapacidad física y sensorial que se encuentran a menudo con problemas en el arribo a los lugares en que se realizan y necesitan un tiempo extra para trasladarse de una sala a otra. Para ello se les brinda un espacio inicial de entre 15 y 30 minutos según la discapacidad que presenten, a efectos de hacer su ingreso a sala y ubicarse en los lugares asignados previamente al resto del público, sin necesidad de convertirse en el centro de atención del resto de los concurrentes. El cronograma de actividades marcará la sucesión de las mismas ajustadas al tiempo de cada jornada del evento con toda la información necesaria para el participante.

El mensaje del evento, su comunicación y los materiales: Las invitaciones, los programas, las encuestas y la folletería deberán contemplar en el caso del público con discapacidad el lenguaje más adecuado que asegure su comprensión. Por ejemplo, la invitación en braille para una persona ciega. Es necesario poner en conocimiento de los anunciantes las necesidades del público con discapacidad para que puedan elaborar los mensajes adecuadamente. Desde el anuncio público del evento se debe tender a la inclusión de estas personas especificando los lenguajes y las facilidades que tienen para participar.

Servicio de transporte: Las reservas aéreas y el alquiler de coches a menudo se encuentra a cargo del organizador, quien tendrá cuidado en enviar la información necesaria para que cada empresa encuentre la mejor forma de brindar el servicio a las personas con discapacidad (personal especializado, coches especiales y salas Vip). Las agencias que a menudo trabajan con los organizadores de eventos brindan distintos servicios: traslados, viajes de turismo y paseos que están incluidos en la agenda del evento, por lo que es importante trasmitirles la información necesaria sobre los participantes con discapacidad.

Alquiler de Equipos: Una vez planificados los requerimientos de presentadores y asistentes, será necesario alquilar el equipo requerido, como sistemas de amplificación auditiva, micrófonos itinerantes, tecnologías específicas. Si las salas no poseen el equipo necesario, se gestiona su alquiler e instalación. En el evento se debe colocar la señalización adecuada que indique la disponibilidad de los equipos y destinar personal de asistencia que conozca bien su funcionamiento. En caso de usar otro tipo de equipamiento electrónico hay que asegurar que no causa interferencias. Comprobar siempre que el sistema funciona correctamente, que el volumen es el apropiado y que la acústica no distorsiona la calidad del sonido. Se debe desarrollar un control periódico de los equipos especiales (plataformas monta escaleras, ascensores, bucle magnético, teléfonos de teletexto y espacios Web) para asegurar su correcto funcionamiento y no privar del uso del servicio a las personas que lo necesitan.

El equipo de trabajo en la atención de los eventos

El presentador o maestro de ceremonias: Es la persona encargada de las presentaciones de las conferencias, así como también tiene la función de moderador en los debates o coloquios. El presentador estará bien informado sobre las necesidades y la composición del público asistente al evento. Debe estar familiarizado con los equipos que se emplearán y los requerimientos específicos para su exposición. Por ejemplo, si tendrá que usar un micrófono conectado a un sistema de amplificación auditiva o si deberá informar oralmente sobre el contenido de las diapositivas o imágenes proyectadas.

Los oradores: Son las personas que se dirigen al público en carácter de conferencistas, autoridades, disertantes o instructores. Estas personas deben estar informadas anticipadamente para asegurarse que la información de apoyo a sus exposiciones esté adecuada a los diversos formatos que requieren los asistentes con discapacidad. Asimismo, en el caso de las personas con discapacidad auditiva debemos saber que el orador debe dirigirse frontalmente a la audiencia para facilitar la lectura de labios y una mejor proyección vocal. Otra de las cuestiones a considerar en los distintos tipos de eventos es el sitio desde el cual el orador se dirige al público: el estrado o el atril. En el caso de los discapacitados en silla de ruedas, en ocasiones se dirigen desde el estrado o a un lado de éste, por lo que será más conveniente asignarle el lugar en el extremo del estrado, para facilitar el apoyo de sus papeles o equipos. Las personas de edad avanzada o con ayuda de un bastón se sentirán más a gusto situados en un sillón con apoyabrazos que le facilite levantarse. Los intérpretes de señas se ubicarán de pié a un lado del estrado desde donde pueda ser visto por toda la audiencia.

Personal Auxiliar de Salas: Son las personas que realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, administrar el uso del micrófono en debates, entrega de materiales a los asistentes, etc. El personal auxiliar destinado al asistente con discapacidad incluye a los intérpretes de lenguajes de signos, al personal para tomar notas y al personal de asistencia terapéutica o acompañantes.

Es importante para el éxito de su trabajo, asegurarles que reciban anticipadamente copias de las presentaciones y el cronograma que incluya actividades, descansos y sustituciones mientras se desarrolle el evento.

Servicio de acompañamiento: Según el acto y las características de la sede es necesario preveer un servicio de acompañantes para las personas que lo necesiten. Este servicio es opcional y estará situado en un lugar de fácil localización en la sede (hall central, ante salón o sector de acreditaciones) sobre el cual se mantendrá informados a los interesados, a fin de poder solicitarlo.

Personal contratado: Son los ayudantes, guías, técnicos, interpretes, personal de maestranza, servicios, personal de seguridad, profesionales médicos, decoradores, electricistas, promotoras y otros. Cada uno contará con la información necesaria en su campo para colaborar con la asistencia de las personas con discapacidad durante el evento integralmente.El auditorio y la ubicación de las personas con discapacidad

De acuerdo con la norma vigente, en los auditorios debe reservarse las primeras filas para personas con discapacidad auditiva y personas con problemas de visión. Esta ubicación favorece a las personas que deben seguir la lengua de signos de un intérprete y para el apoyo de la lectura labial porque tienen una mejor recepción de la señal, como así también para la lectura del material que se exhiba subtitulado.

Los espacios reservados para personas con discapacidad deben estar bien cuidados, libres de obstáculos y cercanos a los accesos de emergencia y a los baños especiales. Esta reserva de espacio se realizará de modo tal que evite que la persona sentada en su silla de ruedas se convierta en una barrera visual para otro espectador.

Es importante respetar la reserva del asiento contiguo para un posible acompañante.

El auditorio será preparado de modo tal, que el espacio sea suficiente en los pasillos y entre las filas de asientos para facilitar la movilidad de las personas en sillas de ruedas o para las personas con discapacidad visual acompañadas por el personal de asistencia.

El corte social durante un evento se refiere a un momento específico planificado en el programa donde los participantes tienen tiempo libre para interactuar entre ellos de manera informal. Este periodo ofrece una oportunidad para establecer conexiones sociales, conversar, intercambiar ideas y crear redes informales:

Propósito:

Facilitar Interacciones Sociales:
- Permitir que los participantes se conozcan fuera del entorno formal del evento.
- Fomentar la creación de redes y relaciones entre los asistentes.
Relajación y Descanso:
- Proporcionar un descanso en el programa del evento para que los participantes se relajen y disfruten de un ambiente más informal.

Características:

Espacio Designado:
- Puede ser un área específica dentro del lugar del evento, como un salón, zona de café o espacio al aire libre.
Tiempo Establecido:
- Se incluye en el programa del evento con una duración específica para que los participantes sepan cuándo está disponible este tiempo de interacción.
Facilidades y Comodidades:
- Puede haber refrigerios, bebidas o bocadillos disponibles durante este periodo.
- A menudo se ofrecen actividades informales, juegos, música suave u otras formas de entretenimiento.

Beneficios:

Networking Informal:
- Permite conexiones más personales y relajadas entre los participantes.
- Facilita intercambios más genuinos y conversaciones menos formales sobre temas diversos.
Descubrimiento de Oportunidades:
- Proporciona espacio para descubrir oportunidades profesionales, colaboraciones o intereses comunes entre los asistentes.
Bienestar y Relajación:
- Contribuye a reducir el estrés y promueve un ambiente más relajado y amigable.

Consideraciones:

Organización:
- Es esencial que la duración y la logística del corte social estén claramente comunicadas en el programa del evento.
Facilitación:
- Los anfitriones o organizadores pueden animar y facilitar las interacciones, asegurándose de que todos se sientan incluidos.
Diversidad de Opciones:
- Ofrecer variedad en las actividades o entornos durante este tiempo para adaptarse a diferentes preferencias.

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1. Objetivos del Corte Social

Brindar una atención diferenciada, fluida y protocolaria a personas con rol institucional.
Facilitar su integración con el desarrollo del evento sin interferir en el ritmo competitivo.
Promover relaciones públicas e institucionales de valor para la organización.

2. Perfiles Habituales en el Corte Social

Representantes de instituciones públicas (ayuntamientos, diputaciones, federaciones).
Miembros del comité organizador o federaciones deportivas.
Patrocinadores y socios comerciales.
Medios de comunicación VIP o embajadores del evento.
Deportistas homenajeados o figuras destacadas.

3. Elementos del Servicio al Corte Social

a) Recepción y Acompañamiento

Punto de acogida personalizada en la entrada.
Personal de protocolo asignado para guiar a cada invitado.
Entrega de acreditaciones especiales, folletos informativos o programas oficiales.

b) Zonificación y Espacios Reservados

Área VIP o zona de protocolo claramente señalizada y reservada en graderíos o salones.
Ubicación preferente en zona de premiación o ceremonia.
Espacios acondicionados con comodidad, visibilidad y señalización exclusiva.

c) Catering o Atención Complementaria

Servicio de cóctel, coffee break o refrigerio en área VIP.
Personal de hostelería capacitado para atención discreta y eficiente.
Oferta adaptada a tipo de público (bebidas sin alcohol, productos locales, etc.).

d) Comunicación y Coordinación

Equipo de protocolo en comunicación constante con coordinación general.
Información puntual sobre el desarrollo del evento (vía app, folleto o en persona).
Atención a necesidades específicas (traducción, accesibilidad, movilidad).

4. Protocolo Durante Ceremonias Oficiales

Reserva de asientos principales en premiaciones o discursos.
Coordinación con maestros de ceremonia o presentadores.
Inclusión de las autoridades en la entrega de trofeos o reconocimientos (si procede).
Fotografía oficial y cobertura mediática adecuada.

5. Recomendaciones Prácticas

Ensayar con antelación la llegada, recorrido y ubicación del corte social.
Preparar un listado impreso y digital con nombres, cargos y preferencias de cada invitado.
Disponer de un kit institucional (bolsa conmemorativa, recuerdos, programa, etc.).
Garantizar la accesibilidad y comodidad (zonas sin escaleras, asientos con respaldo, sombra o climatización si aplica).

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